| 标题 | 关于现代信息技术对企业档案管理的作用探讨 |
| 范文 | 摘 要：当前，我国科学技术日益发展，现代信息技术被广泛应用于各企业的经营管理中。其在档案管理工作中的应用，使档案管理向信息化、现代化方向发展。因此本文针对现代信息技术对企业档案管理作用、影响及具体优化策略展开了分析与探讨。 关键词：现代信息技术；企业；档案管理 在信息时代背景下，现代信息技术的应用给企业的档案管理工作带来的机遇与挑战并存。虽然信息技术对企业档案管理工作起到了积极促进作用，但仍存在不足之处。因此必须重视对档案管理方法的完善和优化，以此来保障档案信息完整和准确，使其能够为企业管理者的决策提供科学有效的依据。 1 现代信息技术对企业档案管理的作用分析 大数据时代，信息资源对于提升企业的市场竞争力发挥着极为重要的作用。而档案信息作为信息资源的重要组成部分，对于企业的发展尤为重要。由于传统档案管理模式的落后，已经无法满足对现代档案信息的需求。因现代信息技术具备成本低、检索快、便于存储、可靠性高等优势被广泛应用于企业的档案管理工作中。具体表现在以下几方面： 1）现代信息技术的应用改变了传统采用纸质档案管理的方式，而是以电子档案的管理形态，档案资料的编辑与存储形式也发生了极大转变，拓宽了档案的利用范围。 2）通过应用信息技术，有利于打破档案资源利用的时空局限性，以更加高效的方式科学整合价值较高的资源。如通过实现档案资源的共享进一步提高信息流通性，或是企业的管理层可以根据实际需求通过电子档案随时查阅相应的资料，以便为企业的发展制定更加科学的战略决策。 3）传统的档案管理工作需要人工进行操作，其归纳和整理的过程尤为复杂。而信息技术的应用，有效简化了档案管理工作的内容。计算机系统能够根据人们的实际需要，进一步改进和优化信息检索与整理各部分内容。同时，借助信息技术能够整合企业所有的档案资料，构建一个内部数据库，便于工作人员的查找和翻阅。 4）由于档案管理的信息化，显著提升的档案管理工作的质量和效率，减少了档案管理所用时间，档案分类管理的自动化既节约了人力资源，又提升了分类的准确性，确保了企业信息资源的完整性，能够为企业的经营决策及信息咨询提供可靠参考。有效节约了企业在档案管理方面的开支，适应时代的发展需求，有效提升了企业的竞争实力[1]。 2 现代信息技术对企业档案管理的影响分析 1）传统档案管理理念受到冲击。随着现代信息技术的不断普及和应用，对企业传统的档案管理模式造成了极大的冲击。通过档案管理的信息化，扩大了企业生产者的主动权，打破了传统思维存在的局限性，有效简化了档案管理的工作流程，提高了工作效率。在实际工作中，要求档案管理人员必须及时转变管理理念，在确保档案信息准确性的基础上，进一步创新档案管理工作形式。在这一过程中，要求档案管理人员积极引进先进的信息技术，通过对传统管理理念的改革和创新，促进企业档案管理水平的提升。 2）档案管理人员的综合素质有待加强。现代信息技术在企业档案管理工作中的应用，对档案管理人员的综合素质提出了更高要求。现阶段，很多企业的档案管理人员的综合素质存在较大的差距，因此应根据管理人员的实际情况，对其进行结构重组，优化人力资源配置。而且当前很多档案管理人员知识体系已经无法满足时代发展的需求，由于管理理念落后，对档案管理的信息化建设认识较为浅显，没有充分意识档案管理信息化对于企业发展的重要意义。导致很多档案管理人员无法熟练掌握新设备的正确操作流程，时常出现违规操作，不仅降低了档案管理数据的准确性，还极有可能造成设备故障问题的出现。 3）档案信息技术的共享性较差。受传统档案管理形式的长期影响，很多企业内部的各个管理部门依旧处于各自独立状态。由于缺乏统一的网络结构体系，使得档案管理部门无法及时将重要的数据信息传输到各个部门，导致数据信息共享性不高，影响了工作的顺利进行。此外，因各部门工作性质不同，彼此之间缺乏沟通，对于重要数据信息向外共享的积极性较差，在某种程度上制约了企业档案管理的信息化建设[2]。 4）对档案管理技术与方法提出更高要求。与传统档案管理模式不同，现代信息技术拥有社会化、信息化等多种特点，其在档案管理中的应用，使得数据的存储方式发生了较大的改变，由于打破了时空上的限制，便于及時查找和使用档案数据信息。因此，现代信息技术的应用，对档案管理的技术与方法提出了更高的要求，需要进一步的完善和优化，提升信息数据的共享性。与此同时，要求企业加大对管理系统的研发和应用力度，以此来提升信息的准确性。 3 企业档案管理信息化的具体优化策略 1）促进企业档案管理理念的与时俱进。为了适应时代发展的需要，提高自身的市场竞争力。企业应合理应用现代信息技术，促进档案管理工作的信息化建设。转变传统信息技术管理理念，以全新的档案管理理念指导档案管理工作。在实际工作中，要求档案管理人员充分意识到现代信息技术对于档案管理工作的重要作用，以先进的档案管理理念开展档案室管理工作，实现新时期下档案管理模式的规范化、正规化。 2）提升档案管理人员的综合素质。档案管理人员自身素质水平的高低直接影响着档案管理工作的质量和效率。因此企业必须重视档案管理人员综合素质的提升。一方面，在招聘档案管理人才的过程中，杜绝徇私舞弊行为，必须严格按照招聘人才的标准执行，要求所聘用的人才必须持证才能上岗，而且还要具备一定的计算机操作能力。另一方面，企业要定期组织对在职档案管理人员的培训教育活动。通过更新其原有的知识结构体系，促进其专业水平的提升。同时，企业要结合自身的实际运营情况，开展对档案管理人员的集中化训练，充分调动其学习的积极性和主动性，发挥持续教育机制的作用，进而促进档案管理人员综合素质的提升。此外，企业还应加强各部门与档案管理部门的沟通合作，促进档案管理资源的科学整合，进一步促进档案信息资源共享性的提高。这有利于激发档案管理人员的创新思维，通过对档案管理数据的及时更新，为档案管理工作的顺利开展提供了保障[3]。 3）优化企业档案管理工作所需的硬件设施。首先，企业应加大对档案管理硬件设施的资金投入力度，积极引进先进的设备，为新时期下企业档案管理工作的有序开展提供硬件上的支持和保障。其次，定期完善和优化档案管理工作设备，认真做好档案资料的存储、复印等工作，防止档案数据信息存在失误。再次，提高档案管理人员对于各种硬件设施及管理技术的操作水平，使其能够熟练掌握各项档案管理工作的操作流程，并确保操作的规范性。最后，企业应实时关注国内外信息技术的发展动态，及时引进先进信息技术并运用到档案管理工作中，为档案管理工作的高效运作提供技术上的保障，进一步促进档案管理信息化建设。 4）健全和完善企业档案管理机制。由于档案管理信息化建设需要经过较长的时间才能完成，因此企业必须建立健全科学合理的档案管理机制，只有这样才能实现对电子档案的有效控制与档案信息化管理的进一步优化。由于以往的档案管理模式存在不足之处，使得信息准确率不高、卷宗质量相对较差，各个档案著录细则欠缺兼容性等问题凸显。因此针对上述问题，进一步加大档案信息化建设力度，有效提升资源的利用率。还应根据企业经营的实际情况，优化档案管理流程，促进档案管理机制更加规范化、标准化、科学化。 4 总结 综上所述，随着现代信息技术的进步，推动了企业档案管理信息化建设步伐。信息技术在企业档案管理工作中的应用，发挥着积极的促进作用。但这一过程中存在一定问题，要求企业通过转变档案管理理念，提升档案管理人员的综合素质、优化硬件设施及健全企业档案管理机制，为企业的可持续发展助力。 参考文献 [1]陈燕女.现代信息技术对企业档案管理的影响和对策[J].科技经济导刊，2018，26（10）：21. [2]王肖.现代信息技术对企业档案管理的影响及优化策略[J].城建档案，2017（07）：30-31. [3]张红星.现代信息技术对企业档案管理的影响及对策探索[J].办公室业务，2017（02）：79. 作者简介 李锋（1971-），女，甘肃庆阳人，大专，助理工程师，研究方向：企业建设项目档案管理。 |
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