| 标题 | 关于数字档案馆构建的深度剖析 |
| 范文 | 王爽 摘 要：近年来，随着信息技术的发展和档案信息化程度不断加深，全国各地掀起了建设数字档案馆的高潮。但目前，我国企业数字档案馆建设水平参差不齐，面临许多问题。本文对数字档案馆建设中存在的问题进行具体分析，并提出数字档案馆建设对策，以期对我国数字档案馆建设做出有益贡献。 关键词：数字；档案馆；构建；剖析 随着信息技术的蓬勃发展，英特网已进入千家万户，和每个人的生活结合的越来越紧密，在网络中最核心的内容是什么？是信息资源，而档案馆就有着丰富的信息资源，如何结合英特网的发展，充分发挥档案馆信息资源丰富的优势，利用这些资源为企业的发展添砖加瓦，是信息时代下档案工作的重中之重，建立一个什么样的数字化档案馆成为了一个很现实的问题。 1 现阶段档案工作的新要求 1.1 了解使用者的需要 档案最终的目标是服务，所以了解使用者的需要是档案工作最为基础的要求。档案工作者除去要对馆藏的档案进行熟悉，对广大用户针对档案资源的一般性需要充分了解，要通过档案利用者反馈的信息找到档案利用的规律，对多层次用户所表现出来的个性化需要进行充分了解，对此类用户浅层用户服务渴求实现预测分析，主动开发提供档案信息，将用户的潜在需求服务做好。 1.2 分析档案利用效果 档案人员要按照使用者反馈的建议和需要来整理分析所提供的档案，总结档案利用的效果，从而掌握档案资料的使用价值，将馆藏结构改善，给企业科研工作带来更加扎实的科学根据。 1.3 档案保密工作 档案资料的保密是相对的，伴随着形势的发展以及时间条件的变化，档案的保密级别也随之产生变化。所以，我们需要定期对档案内容进行审核，适当对档案的密级进行调整，保证不泄露秘密的情况下，尽可能的发挥其作用。按照现代社会发展对档案工作的新需要，传统档案工作方式已经不能将档案工作的需要满足。所以，数字档案馆在这个新形势下产生，建立数字档案管理成为了档案管理工作的趋势。 2 数字档案馆构建中存在的问题 2.1 大多数企业对档案工作不重视 数字档案管理的建立需要大量资金使用到购进软硬件设备和人员培训中。因为大部分人对档案工作认识还处于初级阶段，所以档案信息化建设还并未纳入到企业的总体规划当中来。 2.2 电子档案管理体制机制欠缺 对增量电子档案的管理尚未明确管理的流程，缺乏有效的体制机制；此外，电子文件管理虽然出台了可推荐参考的规范或办法，但并没有将电子文件管理纳入档案法规的范畴。 2.3 档案系统软件缺乏兼容性，电子文件形成缓慢 现如今，我国的档案部门尽管全面实现了计算机办公，可是因为档案部门的不同，应用的计算机型号与规格的不同，加上应用的软件也都是各自开发的，所以彼此无法互通有无。另外，大部分档案部门应用的计算机管理软件文件查询检索功能比较弱，工作性能单一，导致电子文件形成速度缓慢，所以无法最大限度上将有关信息管理工作完成，从而制约了档案信息电子化的发展进程。而且，因为标准化程度比较低，导致目前的档案信息，不管是应用范围或者信息共享等方面都无法满足现代社会给档案管理工作的需求。由此，作为档案管理单位，一定要增强对档案管理信息化的建设力度，提高档案管理的标准化水平，从而推动档案管理信息化的发展进程。 2.4 缺乏数字化档案管理的复合型人才 数字化档案馆建设的工作人员，既要精通计算机技术，还需熟悉档案业务知识。目前，部分档案管理人员年纪偏大，计算机操作水平不高，整体素质不过关，跟不上信息技术的发展步伐，无法胜任数字化档案管理工作。数字化档案馆建设管理人员的能力直接着决定档案管理工作的工作效率和质量，因此，有能力的复合型档案管理人才的缺失，是数字化档案馆建设问题的重中之重。 3 数字化档案馆构建的相应策略 3.1 落实制度化管理 3.1.1堅持数字档案馆工作科学化 以标准和规范为准绳，制定两个“指南”具体化实施流程，馆、室统一指导又分工协作的管理模式。数字档案馆负责电子档案资源的开放、开发利用、长期可读性保障；数字档案室侧重于原生电子档案价值鉴定、确保电子档案资源的完整性和可读性。 3.1.2推进文档一体化管理 制定、完善新常态下文件材料的归档范围、保管期限和开放鉴定规则，借力电子文件部门、信息化部门等的支持，再造电子公文运转流程。 3.1.3实现差异化的区分管理 在数字档案馆建设过程中，注意区分涉密与非涉密档案、实体与数字化档案，在归档、进馆、保管保护、利用等环节进行差异化管理。 3.2 完善平台安全防护体系 3.2.1建立七级安全防护体系 数字档案馆系统设置七级安全体系。第一级是数字档案馆仅限于本单位局域网内运行，外单位人员通过英特网看不到数字档案馆。第二级是进入数字档案馆系统必须使用用户编号和口令。第三级是权限限制，即本专业人员只能浏览或下载本专业图纸，任何人在浏览图纸时都不能修改图纸。第四级是下载图纸必须通过档案管理人员批准，跨专业下载图纸必须经过有关部门领导批准。第五级是日志库，任何对数字档案馆系统的操作都会被服务器记录下来，并且定期将日志记录导出服务器，刻录磁盘保存。第六级是本单位档案用户都要与单位签订保密协议，违反协议、盗用或传播涉密信息的，必将追究法律责任。第七级是企业内职工的办公均要求安装内网监控管理软件，计算机随时监控网络状况，避免木马、病毒的传播。通过七级安全体系，确保数字档案馆对外界保持较高的安全性。 3.2.2创建良好的备份和容灾机制 为了防止系统发生故障时电子档案的丢失，采取了一系列的备份机制。一是定期由数据库管理器实时数据备份，二是通过专业备份软件把导出的图纸刻录成磁带，然后对磁盘进行有效管理，实现电子图纸的异地存放。 3.3 提升数字化档案馆管理人员的技能水平 档案管理人员作为档案管理工作的关键、核心，对数字化档案馆建设具有直接的影响，因此，提升数字化档案管理人员的技能水平，是解决问题的重点。可以通过对数字化档案管理人员进行专业培训，提升其专业知识和专业技能，如，以会代训、集中培训、网络培训等多种培训方式，特别是以信息技术为核心的业务技能培训。还可以通过各种方式引进精通电脑、年轻有为，且对档案管理有着浓厚兴趣的复合型人才。 总之，信息技术的快速进步促使人们工作与生活出现了巨大的改变，各行业也由此受到不同程度的影响。档案管理作为一项担负信息管理与信息服务等重要任务的工作，只有主动积极的建设数字化，才可以满足时代赋予档案管理工作的需要。所以，我们需要对数字化档案管构建的意义充分认识，全面对数字化档案管建设当中出现的问题进行分析，提出行之有效的对策，真正有效的将数字化档案管的建设水平提高。 参考文献 [1]郑丽媛.企业数字档案馆平台建设问题及解决对策[J].办公室业务，2017，（14）：45. [2]唐萍萍.企业档案数字化前期准备工作应注意的几个问题[J].兰台世界，2017，（S1）：75-76. [3]王杰.浅议企业数字档案馆建设[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2016，（12）：33-34. [4]祝云飞.企业数字档案馆（室）建设解析[J].机电兵船档案，2016，（05）：54-58. [5]张晗.企业建立数字档案馆的几点建议[J].赤子（上中旬），2016，（17）：170. [6]岳江君.对企业数字档案馆建设的几点认识[J].机电兵船档案，2016，（02）：14-16.技术文 |
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