| 标题 | 推进电子文件科学规范管理 |
| 范文 | 摘 要：在现代办公自动化条件下，电子档案的管理越来越重要。为加强电子档案的规范管理，应加强电子文件的收藏、归档、存储、保管和利用。 关键词：电子文件；归档；规范；管理 “电子文件作为办公自动化的伴生物，在公务、科技、商务等活动中作用日益重要，数量逐年增加，保管和利用好电子文件与保管和利用传统文件一样是公务事务中的工作”。虽然电子文件有些方面还和目前档案管理的一些做法不尽相同，但它毕竟是一种发展趋势，正如国际档案理事会主席指出：“电子文件的产生改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案的形式、特征、特性、意义的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案管理方法不同。这是文件管理的一场革命。”在现在办公自动化的条件下，做好电子文件规范管理应从以下几方面入手： 1 电子文件的收藏 1.健全制度，落实责任，确保电子文件完整系统。建立健全电子文件收集积累归档制度，明确电子文件的归档范围，落实电子文件收集积累归档责任，明确收集积累要求。 2.完善技术，加强管理，确保电子文件的原始有效。电子文件一经形成，应严格按照《青岛市电子文件归档与管理规范（试行）》中的要求登录文件信息，保证电子文件的产生、处理符合规定程序，确保电子文件的真实性。电子文件应按照统一要求的格式进行存储，确保电子文件的有效读取。 3.电子文件在我国尚未取得法律效力，所以归档电子文件与相应的纸质或其他载体形式的文件需长期共存。收集的电子文件与相应的纸质或其他载体形式的文件应在内容及相关描述上保持一致。 4.在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。 2 电子文件的归档 1.电子文件的归档范围、保管期限和秘密等级划分应按照国家档案局制定的《机关材料归档和不归档的范围》和《青岛市电子文件归档与管理规范（试行）》执行。 2.依据文件材料归档制度，借助于计算机等现代化设备和相应的技术手段，对文件的形成科室提出的归档申请进行审查，审查是否在规定的时间内归档；应归档的文件材料是否全部归档；电子文件的登记是否齐全、准确。做好相应的检测和检查，检测电子文件是否原始有效；能否在指定的软硬件平台中准确读出；检测电子文件是否受病毒感染；检查载体有无扭曲、划痕以及霉变等。 3.定期将归档电子文件备份至能够脱机保存的载体中。应将电子档案复制至耐久性的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。涉密电子文件应按要求单独存储在可靠的载体上，并做好相应的标识。 3 电子文件的存储 随着计算机技术发展，数字信息记录技术也在不断发展。目前，数字信息记录载体主要有磁带、硬磁盘、软磁盘、光盘等类型。 1.严格电子文件形成过程控制。在电子文件的形成、处理、收集、积累、归档、保管和利用等各个关节，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每个环节堵塞信息失真的隐患。电子文件的管理不仅注重每个阶段的结果，也要重视流传过程，并把这些过程一一记录下来。 2.涉密电子文件信息的存储。涉密电子文件处理应在经物理隔离的单独计算机上完成，涉密电子文件必须加密保存在脱机载体上，标明密级和编号，单独保管。 3.为保证电子文件的真实性，文件形成单位应在计算机系统中设置安全防护技术措施。建立对电子文件操作者的身份识别与权限控制，防止非法侵入。设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。对电子文件采用可靠的防错漏和访调换的标记。 4.为保证电子文件的有效性，文件形成单位应建立电子文件有效性管理制度，并采取相应的技术保证措施。根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环境、相关的数据及参数等。对于加密电子文件，应解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。 4 电子档案的管理 电子档案的管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级管理。 1.为保证各单位产生的归档电子文件真实、完整、有效，必须加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导、管理。从电子文件的形成到归档，跨越了多个科室，必须加强电子文件归档的组织领导，明确责任范围。需要时可以允许用只读形式调阅，以防由于误操作、有意删改等原因造成文件信息的改变。 2.电子文件形成后应及时进行归档，形成的电子文件不得进行任何修改，收集积累过程中的一切变更都应记录在案。在收集积累起来的电子文件要做好备份。 3.建立和执行科学的归档制度。归档时应对电子文件内容是否齐全完整进行全面认真的检查，电子文件与相应的纸质或其它载体文件的内容及相关说明是否一致；归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。 4.建立归档电子文件的保管制度。应归档电子文本要及时存储到档案信息数据库，在对电子档案进行整理和因软硬件平台发生改变而对电子文件实行格式转换时，要特别注意防止转换过程中的信息失真。对电子文件要定期进行安全性、有效性检查。 5.加強对归档电子文件利用活动的管理。电子文件入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用。对电子文件的利用实行利用权限控制，防止无关人员对数字化档案信息系统的非法访问，防止利用过程中的泄密和信息损伤；对因载体转换和格式转换而引起的任何改变，要建立相关信息记录，来证实归档电子文件内容的真实性。 5 电子文件的利用 1.电子文件的利用实行利用权限控制，查阅或复制应在权限规定的范围之内，未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。 2.对因载体转换和格式转换而引起的任何改变，要建立相关信息记录，来证实归档电子文件内容的真实性。 3.应严格遵守保密制度，对利用具有保密要求的电子档案时，必须符合国家或有关部门的保密规定，防止无关人员对数字化档案信息系统的非法访问，防止利用过程中的泄密和信息损伤。 6 完善电子文件归档制度 1.电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。 2.“两套制”归档的必要性。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般为采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。 电子文件规范化管理对档案部门、电子文件形成都具有现实意义。档案部门在积极参与电子文件答案化管理的同时，应和技术部门、文件形成部门等各行各业密切配合，增强他们的档案管理、档案法制意识，共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件规范化管理工作顺利开展，为电子文件档案信息资源共享做出应有的贡献。 作者简介 李春（1975-），女，山东省青岛市人，青岛市城阳区教育体育局，助理馆员，大学本科学历，研究方向：档案管理。 |
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