| 标题 | 以信息化手段利用为导向的企业档案收集工作机制研究 |
| 范文 | 董文深 摘 要：现代通信技术，使电子信息化技术的优越性得以更充分的发挥。在数字化档案的收集工作中采用现代通信技术可以将档案收集方式由人工收集发展为网络在线自动抓取收集，实现数字化档案信息的网络传递。档案部门在信息化建设过程中全程参与的意义重大，实现网络传递是开展档案收集方式的高级阶段，它是电子信息化技术与通信技术相结合的产物，对我们拓宽档案收集方式及提高档案工作效率产生巨大影响。 关键词：档案收集；开发利用；档案数据库 档案信息化包括档案的收管用以及档案人才队伍的培养等等。档案的收集是档案工作的开端，是重要的基础工作，它是对档案资源开发利用和提供借阅服务的前提条件，做不好档案的收集，就不能保障档案的完整性、成套性，如何在档案信息化的大环境下利用信息化手段开展档案收集，是档案人员在信息化时代开展档案工作不可避免的课题。 1 问题现状 利用信息化手段开展档案收集面临“两难”境地，一是多媒体声像档案收集难，由于多媒体声像档案多由照片、视频、音频组成，收集簡单，但是归档困难，这类档案有其自身特点，产生时数据量大，但是价值大小不容易判断，对他们的描述也存在困难，由于收集的声像档案大多缺少说明性文档，导致档案管理人员不能掌握声像档案的背景资料进而无法及时归档，同时这些声像档案也失去了档案保存和借阅利用的价值；二是企业内部利用率高的档案收集难，就制造企业而言，档案收集中最有价值的档案资源就是科研生产文件，如科研研究成果，由于技术含量高、凝聚着个人的智力结晶乃至整个部门的齐心努力，因为信息共享意识较为薄弱，不愿意移交一些重要的资料导致部分此类材料收集归档不及时甚至不齐全。 2 收集范围 利用信息化技术手段开展档案收集，收集的范围与传统档案收集基本一致，具备考查利用价值的档案资源及其附带属性信息、相关支持软件、适用操作系统等都属于收集保管的范围。当然在确定数字化资源的具体收集保管范畴时，需要参考执行国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》、《上海市电子公文归档管理实施办法（暂行）》、《电子文件归档与管理规范》等有关的规定，并结合数字化档案资源的特点、系统环境、相关支持软件、数据类别和文件格式等进行划分。 3 如何运用信息化手段开展收集 在计算机系统运行环境、大数据时代安全环境的多样化，信息化手段技术高速发展的情况下，要为数字化档案资源收集保管提供唯一的指导是不切实际的，要采取不同的收集策略，而且要灵活应对技术和运行环境的变化。利用信息化手段开展档案收集保存工作可以从四个方面入手： 3.1 运用现代互联网通讯技术，实现数字信息资源的网络传递 现代互联网通讯技术，使计算机本身已具有的优越性得以更充分的发挥。在数字化档案的收集工作中采用现代互联网通讯技术，可以将档案收集方式由人工收集发展为网络在线自动抓取收集、按照预先设置个格式要求进行系统归档接口收集，实现数字化档案信息的网络传递。任何系统在设计阶段中都必须有档案部门介入，把数字资源的归档范围和档案部门的需求考虑进去，将档案工作流程纳入系统流程，同时也是档案部门在信息化系统建设过程中前端介入的意义，实现网络传递是开展档案收集方式的高级阶段，它是计算机信息化手段与互联网通信技术相结合的产物，对我们拓宽档案收集方式及提高档案工作效率产生巨大影响。 3.2 运用存储技术，实现数字化档案的集中存储 利用信息化手段开展档案收集工作，势必会导致电子档案数据量的急剧增加，档案存储空间至关重要，目前现有很多技术手段来代替印刷品，如缩微胶片、光盘、存储阵列等，这些技术手段在大大提高信息存储密度，节约存储空间的同时，也很大程度上提高了档案资源的开发利用率。 3.3 建立标准规范体系，建设档案数据资源库 档案数据资源的库建设阶段，要考虑是否符合档案著录范围，是否设计了进入、转出、归档接口，归档接口是否通用这些问题，这些都是利用信息化收集开展档案收集的保障，在定义档案数据库结构时，应当由信息化人员与档案管理人员共同协商完成，以满足档案收集归档的各种规范要求，只有规范了档案库的建设，才能为下一步的档案收集夯实基础。 3.4 安全性保障 利用信息化手段开展档案收集，另一重点关注对象就是档案信息资源的安全和接收信息资源系统的安全，防止未授权人员对档案数据资源的非法利用与恶意破坏，保证档案数据的安全，首先要具备信息化手段，对于通过网络传递进行收集归档的重要数据，必须建立防火墙，避免黑客攻击、拒绝非法访问，设置安全隔离进行安全扫描和检测，保证收集的信息资源无更改、无泄露，当然档案信息系统的安全保障同时也要随着网络环境的变化进行调整和技术手段的加强。 4 制度建设 要利用信息化手段开展档案收集，同时也需要相关制度规范的配套并严格执行，为了保障数字档案的收集工作的完整性，必须要执行纸质档案与电子档案的双套归档，未能按要求如数提供文件资料的部门应给予惩罚，例如：企业范围内建设信息化系统，必须有档案人员参与，将归档范围和归档要求结合到系统建设中；凡提交的多媒体声像档案必须提交相应的背景信息及描述信息，否则默认为未归档。只有真正的贯彻落实电子档案归档的管理办法制度，才能保证档案收集工作的完整、齐全。 5 人才建设 利用信息化手段开展档案收集，需要建立一支具有信息化技术、拥有档案管理知识的档案专兼职人才队伍。档案的信息化收集工作要靠人去实现，先进的技术和设备要靠人去应用。对于人才的培养要全方位培养，相关人才要兼顾硬件操作技能、系统应用技能和档案系统的应用技能，同时对各类多媒体设备的操作技能，例如扫描仪、打印机、传真机、摄像机和数码转换设备等。更重要的是，要提升人才队伍的观念，只有观念彻底转变了，方可在档案信息化建设过程中，更好地利用信息化手段开展档案收集工作。 参考文献 [1]于丽萍.试论档案信息化建设[J].机电兵船档案，2011（6）：54-55. [2]吕晓燕.试论档案信息化管理模式下收集工作的难点与重点[J].科技信息，2011（33）. [3]胡玉艳.档案信息化人才队伍建设[J].北京档案，2006（9）：24-25. |
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