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标题 新时期加强学校档案管理的有效措施
范文

    王虎

    摘 要:通常而言,学校的档案的主要构成部分为完成教育教学活动后保留的原始资料,教师教学的成绩和学生认同教师教学情况的程度均记录在学校档案之中。同样学校实际的管理水平也能通过学校档案管理工作得以体现。在日常经营和管理中,学校要积极对档案管理模式进行优化与管理,最大化借助档案资源,促进学校良好发展。对此,本文主要对新时期加强学校档案管理的有效措施进行了探讨,以供参考。

    关键词:学校;档案管理;意义

    随着党的十九大顺利召开,我们进入了中国特色社会主义新时代,在党的正确领导下,中国特色社会主义教育事业以及档案工作发展迅猛,在此形势下,对档案工作以及教育工作的要求也越来越高。不断深入推进的教育工作,使得各级各类学校越来越重视档案管理工作,这对学校档案管理工作的开展提供了极大的帮助,但仍有很多问题存在。对此,学校档案工作应与时俱进,通过党的正确领导,对科学健全的管理模式进行大力研究,从而更加好地服务于新时代教育工作,推动新时期社会主义事业良好发展。

    1 学校档案管理工作的重要意义

    首先,可以真实记录学校的发展情况。作为一种文件材料,学校档案的形式多种多样,如音像、图标和文字等,可以真实记录学校的管理工作和教师的教学工作,把学校的历史情况直观呈现出来,同时真实记录了全校师生的实际情况[1]。学校档案中学校发展档案的占比最大,此外还涉及了各个优秀教学成果和各种先进经验。真实记录学校的管理者以及教师们的心血,将学校的教学水平直观呈现了出来。其次,为学校的良好发展服务。在学校的不断发展过程中,学校档案随之形成,同时其具有一定的变化性,档案存在于学校教育教学工作、管理和组织之中,其可以真实记录学校管理、教学和运行轨迹,是学校十分重要的信息资源。借助学校档案可以充分掌握本校的现状、历史、发展规律和特点,通过分析学校现存档案,可以加深对学校教育教学工作各方面发展情况的了解,进而更好地归纳总结学校自身形象和价值观建设的缺陷与成果。新形势下,做好学校档案管理,是社会以及学校自身发展的切实所需。在学校建设中档案工作是一项基础性工作,是对学校工作进行评估的重要内容之一,是使学校保持良好形象的关键。把档案管理工作做好,可以更好地服务于全校师生,促进学校良好发展。

    2 新时期加强学校档案管理的有效措施

    2.1 高度重视学校档案管理

    学校领导的想法和一个学校的发展有着极为密切的联系,因此学校领导应以身作则,对学校的档案管理工作引起高度重视,充分了解加强档案管理工作的重要性,将档案管理部门地位提升,可以加大对档案管理人才的引进力度,组建具有较强专业性的档案管理部门。学校要基于国家提出的要求把自身工作做好,和自身实际情况相结合制定切实可行的档案管理制度。此外,要借助典型事例宣传、参观学习、会议等形式,积极对党和国家有关档案工作的法律法规进行宣传,同时抓住一切机会与具体事例相结合展开宣传,以此加深教职工对档案重要性的认识,充分了解档案和自己生活以及工作的紧密联系,为档案管理工作提供大力支持,从而促进全校所有教职工档案意识增强。

    2.2 建立健全档案管理各项制度

    对科学的档案管理体系予以构建,积极完善档案管理制度,是实现规范管理档案工作的重中之重。各学校要和本单位档案工作的实际情况相结合,制定一套系统、完整、科学的档案管理制度。集中统一管理和考核各处室以及各类档案材料,同时评价与发展档案管理和教学管理。用文件的形式为各教研組和处室下发制度,对档案的重要性进行大力宣传,促进其档案意识增强,以此获得相关人员的积极配合。此外,必须由专门的人负责收集和上交档案材料,在人员晋升和考核的条件中纳入进归档质量,严格实施所有档案工作制度,以此确保材料收集的完整性、齐全性,从而充分发挥出档案的实际作用。

    2.3 提升档案管理人员综合素质

    档案管理人员的业务水平直接影响着档案工作的质量,因此,应大力促进学校档案管理人员综合素质提高[2]。首先,学校要积极组织管理人员参加职业道德培训,以使其思想觉悟得到提升,安全意识和服务意识更强。其次,加大职业技能培训力度,促进技能水平提升。不论何种职业均是以专业知识和职业技能为支撑,档案工作同样如此,只有将档案管理人员的自我学习能力增强,不断充实自己,积极投入到各种培训以及相关活动之中,促进其职业技能和业务水平全面提升。新上岗的档案管理工作人员要积极参与各地档案局组织的岗位培训活动中,将是否具备从业资格证书作为上岗的硬性条件;就一些稳定的档案管理人员,还要注重不断学习新的方法和知识技能,需要参与档案继续教育培训,显著提高自身综合素质水平。最后,多关心档案管理人员,构建奖惩机制,促进其责任心增强。

    2.4 加强建设信息化的档案管理设施

    学校在档案管理中需要的基础设备较多,如计算机硬件设备、基础网络设备、计算机软件设备和其他辅助设施,要想顺利开展档案管理信息化建设,首先必须配备充足的档案管理设施。所以,应把档案资料收集工作中的切实所需纳入考虑范围,确保档案管理室中基础设施齐全,为档案管理工作效率的提高奠定坚实的基础,如为档案收集配备好计算机、信息系统、扫描仪以及光盘刻录机等设备。做好上述工作后,再借助这些设备建立电子目录以及电子档案,确保被接受中心可以顺利接管录入电子档案,促进电子数据采集效率提高,为收集电子文件提供方便。档案管理的相关软件系统,其具备的文件管理功能形式多种多样,如收集、检索以及归纳整理文件等功能,同时可以与其他种类的数据库展开连接和数据交换工作,从而将学校档案信息管理流通性提升[3]。

    2.5 保证学校数字档案安全

    不断发展的互联网技术,在带给学校档案管理方便的同时,也导致其面临的信息风险越来越多。当前,我国对信息的安全性十分重视,学校应根据国家颁布的信息安全管理法规, 立足于学校的实际情况,对行之有效的安全保密规范以及档案管理规范进行制定。如数字档案信息安全储存规范、数字档案应用系统的安全操作规范等,借助人为力量有效保护学校档案信息安全。迅速把技术保证体系建立起来,有效提高系统和网络的安全性。学校档案部门应积极运用各种先进技术,对各种网络威胁进行有效防御,如,数据加密技术、访问控制技术、身份认证技术、病毒防范技术等技术,从技术上有效保护数字档案信息的安全。

    3 结语

    总之,在学校管理工作中档案管理占据着极为重要的位置,所以务必要把档案的收集、整理和归档工作做好,增强服务意识,将档案的价值与功能充分发挥出来。同时,管理人员要把档案资料掌握好,促进自身的综合素质和专业能力提升,分析和研究档案的利用信息,及时将工作中存在的问题发现,保持严谨、科学的工作态度,使档案管理水平与质量有效提高,进而充分发挥出档案功能为学校稳定、健康发展奠定坚实的基础。

    参考文献

    [1]孙玉萍.学校档案管理工作现状分析及其对策[J].好家长,2018(90):32-32.

    [2]孙杰.关于做好学校档案管理工作的思考[J].新课程(中),2018(8):12-14.

    [3]杨贝戈.学校档案管理存在的问题和对策[J].办公室业务,2017(2):129-129.

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更新时间:2025/1/2 21:06:57