| 标题 | 大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略分析 |
| 范文 | 闫亚祥 摘 要：随着时代的不断进步给各项工作带来更多挑战，大数据的时代背景下，想要将事业单位档案管理工作进行进一步地细化，就需要处理好档案工作中对于大数据的内容应用，并将大数据的特点进行逐步的优势展现，按照优势的情况进行内容的掌握与了解，掌握大数据的时代脉搏，更好地促进事业单位今后的发展与建设。鉴于此，本文就大数据时代下事业单位管理档案工作的内容进行分析和讨论。 关键词：大数据;事业单位;档案管理 在大数据背景下，为了提升档案管理的质量和效率，给档案服务提供多样化、便捷化的数据利用，需要将大数据技术充分应用于档案管理工作中，从而实现档案工作和大数据常态化发展，有助于提升档案管理和利用工作的质量和效率。因此，深入研究大数据背景下的档案管理和利用，推动档案服务工作有效发展是当前亟待解决的重要问题。本文的主要研究内容为档案管理和利用过程中存在的问题及对策。 1 大数据时代事业单位档案管理中存在的问题 1.1 档案信息开发程度较低 对档案信息的利用的有效途径是开发档案中的资源，在大数据时代，将档案信息利用大数据进行管理的有效方式也是对档案信息进行开发，只有充分的开发才能够将现有的档案信息转移到数据库中从而利用数据库进行档案的管理。但目前事业单位建立的档案管理制度主要以储存为主，缺乏对档案进行开发的途径，加之档案数据的日渐增多，档案数据的开发变得越来越困难，这同时也不利于事业单位的健康发展。 1.2 电子信息的保密问题 信息时代计算机和网络技术的应用大幅提升了人们的工作效率，事业单位也不例外，但电子信息在提升工作效率的同时也带来了信息保密的问题。事业单位要提升档案信息管理效率，就需要将现有的纸质档案转化为电子档案，而电子档案与纸质档案不同的是其保密性将进一步降低。对于恶意攻击者来说，将有更多的方式获取电子档案的信息，但这对于档案管理人员来说通常是难以发现的，因此攻击者的窃密行动可能会造成事业单位重要信息的泄露，对单位的信息安全造成影响。 1.3 人员观念意识淡薄 大数据时代的来临使得处理大量的数据集成为可能，而很多事业单位和个人也看中了大数据技术的优势，开始利用大数据技术处理档案等文件信息，大幅提升了管理效率。但事业单位由于长期受国家的管理，其内部人员在进行工作时普遍以稳定性优先，因此并不倾向于频繁的使用先进的技术，因此我国很多事业单位在大数据时代依旧在使用传统的方式管理档案数据。但随着档案数据的增加，这种传统的管理方式将逐渐难以适应大量档案的管理工作。此外，事业单位的性质使得在其中应用先进档案管理技术显得非常困难，特别是对于部分保密性质较强的单位来说，出于保密需求，这些单位往往会较为抗拒使用信息技术进行档案的管理。 2 大数据背景下事业单位档案管理效率的提升策略 2.1 完善档案管理机制，建立统一的档案管理规范 建立完善的档案管理机制和统一的档案管理规范和标准，能够有效提升档案管理和利用的效率和质量。通过大数据技术的应用，能够有效建设科学的管理平台，实现各部门之间的统一管理，并通过在线的形式实现不同部门之间档案信息的共享和交流，并充分创造出巨大的价值。然而，在传统档案管理机制的制约下，各部门之间的档案信息资源通常处于相对独立的状。 2.2 加强电子档案管理安全系统的建设 一方面，需要加强准入安全建设。信息数据的访问管理是保证档案资源的共享安全得到有效保障的重要措施，访问管理是档案网络安全保护的重要渠道，具有重要的保护意义。通过合理运用访问管理技术，能够对认证用户的访问权限进行管理和控制，从而保证资源不受非法侵权和恶意披露。通常情况下，访问管理方法主要包括文件权限设置、密码加密、身份认证、网络设备权限控制等;另一方面，需要加强接入安全建设。访问管理是实现电子档案信息资源受控共享，确保档案信息资源访问符合要求的有效措施。要想保证电子档案资源的安全存储，档案部门需要事先扫描电子档案信息，随后再将其传入综合共享平台，从而有效避免恶意数据的入侵。同时，档案部门还应当选择合适的加密存储技术、档案存储系统和共享机制，从而有效保证数据的加密存储，保护档案云平台和档案信息资源集成共享平台中存储信息的安全性。 2.3 加強档案管理软件的开发 目前市面上有很多的集成化的档案管理软件，但是这些软件大多适合传统的档案管理，没有解决好具体的细节问题。因此，档案管理人员在选择档案管理软件时必须严格把关，全面了解软件的功能，如果有必要，还应该选择合作的软件事业单位进行新软件的开发。在开发的过程中，应坚持人性化管理的标准配置软件功能，合并或者剔除那些无用和重复的功能，确保每一项功能都是适用的。同时，在软件功能整合配置时，档案管理人员一定要与软件开发人员交流沟通好，如需要什么功能、什么操作方式等，从而确保开发的软件更加具有适用性。 2.4 拓展事业单位档案的利用功能 目前，大数据形势下，事业单位档案的应用需要进一步加强创新，使档案的应用功能得到拓展。以往进行档案管理工作的时候，事业单位档案管理更多的是为有需要的人提供查阅上的服务功能，档案应用上就非常的被动，无法足够的体现出档案的实际价值所在。大数据时代，大量的文献及数据信息在事业单位的档案系统里存在着，档案管理部门要根据实际情况去建构数据模型，对每一种数据都要做好详细的归类和具体分类，并做好有关分析，深度挖掘档案间的关联性。对于档案的潜在价值要进行深度的开发，应用每个信息平台，不断向大众推送高质量的档案信息内容，进而充分展现事业单位档案管理的重要性意义。 2.5 搭建专业化的平台和培养人才 档案数据化管理模式需要具有处理数据的能力，即有对档案材料转变为供计算机和用户使用、处理和分析的数据化文本的能力。同时也要保证管理系统具有分析、抓取信息的能力，保证用户社会有接收到信息的能力，还要保证数据的存储、备份和安全的能力。故推广档案数据管理模式需要在国家层面建立专业化的档案数据协同处理平台，培养具有专业的数据分析处理运用能力的专业管理人员。 2.6 培养正确的数据意识 大数据时代中，档案管理模式的前提是真实的数据，因此要培养正确的数据观念。档案管理中要注重实时产生的新数据，捕捉到档案资料中的隐藏数据以及其他与之相关的开放性数据。在档案管理过程中，将档案内容形成的数据和其他数据结合起来，形成区域关联，就能建立起正确的数据管理意识。 3 结语 综上所述，在大数据背景下，各行各业之间的竞争已经逐渐转变为资源和数据的竞争，因此实现大数据资源的开发和利用，提升档案管理效率，方可实现更大的价值。通过应用大数据，为档案管理提供了新的模式，并建立新的管理系统和平台，有效推动档案管理和利用服务的升级，将大数据的作用和价值最大程度地发挥出来。因此，档案管理人员必须不断提升自身的综合素质和相应技术能力，才能促进档案资源的价值有效发挥。 参考文献 [1]庄华萍.大数据背景下科研档案管理变革探讨[J].才智，2019（31）. [2]许美村.大数据时代电子会计档案管理研究[J].办公室业务，2019（21）. [3]马晓娅.大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].时代经贸，2019. [4]陈伟华.大数据时代事业单位档案管理工作的创新思考[J].城建档案，2019（6）. |
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