| 标题 | 新时期做好企业会议管理的措施探讨 |
| 范文 | 万杰红 摘 要：会议是企业管理过程中进行问题沟通和解决的重要途径，在企业发展中发挥着重要的作用。做好企业会议管理工作，有助于企业高效的解决问题，能够帮助企业领导作出准确的决策。本文首先分析了现代企业会议管理工作中常见的问题，并提出了几点关于做好企业会议管理的措施。 关键词：新时期；企业会议管理；措施 0 引言 会议的目的是通过与会者之间的交流和探讨，就某个问题或某件事情集思广益、达成共识，最终确定行动目标和行动计划的过程。企业通过加强会议管理，提高会议质量，有助于提高企业的整体工作效率，并且使企业目标快速高效的完成。然而，在现实中的许多会议中往往由于管理组织不善，造成会前准备不充分、会议管理缺乏规范性和科学性，最终影响整个企业会议的质量，不但问题没有得到很好的解决，还降低了企业的管理和工作效率，影响了各项工作和业务的正常开展。根据这些现象，本文探究了如何有效进行会议管理，提高会议质量和效率，使会议管理为企业的发展提供支持。 1 现代企业会议管理工作中的常见问题 1.1 会前准备不充分 现代企业会议管理效率不高的一个重要原因就是会前准备不充分，主要表现在：第一，会议目标不明确。很多企业的会议组织者往往在对会议目标不明确的情况下就贸然开会，或者会议目标空洞抽象，甚至与会者只是被通知开会而不知晓开会内容和目的，这就会严重浪费时间，达不到应有的效果。第二，会议时间安排不恰当。对于企业来说，可能会出现领导临时决定开会，会议管理者就要马上组织会议，对整个会议的流程、时间安排等都没有很好的规划，然而这时候与会人员可能工作繁忙，这样就很难将心思全部投入到会议当中，影响会议效果；还有部分企业为了节约时间，把会议安排在人们即将就餐、下班或者周末的时间，这时候与会人员更是无心会议，再加上会议主持人如果缺乏时间观念，更是会大大降低会议效率。第三，会议议题不适当。有些会议组织者为了节省时间，往往会将多个问题放在同一个会议上来让大家讨论，会议议题过多导致开会时间过长，与会者精力不足同样会降低开会效率；还有的会议组织者在安排会议议题顺序时不合理，没有按照先“紧急、重要、普遍性”，后“不紧急、次要、个别性”的先后顺序安排议题，导致整个会议流程混乱，不但没有达到节约时间的目的，反而降低了议题讨论的质量，最终影响整个会议的效果。 1.2 会议管理缺乏科学性和规范性 首先，由于企业组织结构较为复杂，业务条线也比较繁多，这就给不同条线之间的会议安排带来障碍，一旦管理缺乏规范性和科学性，就可能由于会议安排不合理很可能造成不同条线之间的会议冲突。其次，目前企业在会议管理方面欠缺规范的另一个主要表现就是各类会议陪会现象较为严重，企业有些会议要求相关部门必须派人参加，但有些部门派出的参会者又与会议不相关，影响会议的质量和会后的信息传达。另外，会议时间过长。部分企业会议参与者在发言时不能很好的控制时间，发言内容则也多是理论套话，占据了大部分会议时间，造成会议整体时间过长，甚至一些大中型会议可能会开一天，不仅浪费了时间和大量企业成本，还起不到应有的效果。 2 做好企业会议管理的措施 2.1 提高会议管理工作的规范性 加强企业会议管理的一条重要途径就是提高会议管理的规范性和科学性。首先，明确会议目的。企业管理者和会议组织者要正确认识到会议的价值，明确会议目的，在会前确立合理的讨论议案，使与会者更好地把握会议的主旨。其次，确定会议议题。在明确会议目的的基础上确立会议议题，议题数量要适中，并且各项议题之间要保持有机联系，防止由于议题过多造成会议混乱和时间过长而影响会议效率；另外，必须严格按照先“紧急、重要、普遍性”，后“不紧急、次要、个别性”的原则安排议题的讨论顺序和所需的时间。然后，制定合理的会议议程，明确参与会议的人员和人数，根据实际情况安排恰当的会议的时间和地点。 2.2 提高会议质量 为了保证企业会议的整体质量，企业会议管理工作者必须做好会前准备、会中控制和会后跟踪工作。首先，会议召开前，会议管理和组织人员要及时和与会人员沟通，确定会议召开的时间、地点和议题等，并且根据会议的基本内容准备好所需的会议资料。为了保证会议的顺利进行，在会前要制定科学的会议制度和纪律，比如要求所有参会人员在会前5分钟到场签到，不能参加会议的，必须提前办理请假手续，没有签到又未及时请假的，视为缺席；参会人员要自觉遵守会场秩序等。其次，整个会议过程安排的时间要尽可能短，会议主持人要控制好会议的进度，确保各环节占用合理的时间，使每个议题都能在有限的时间内得到有效的解决。会议开展过程中，主持人要始终把握会议的主旨和方向，不要跑题，并且做好相应的会议记录。然后，会议结束之后，相关人员需要根据会议纪要，做好会后跟踪工作，并在后期的工作中检查各部门对会议决定的落实情况，使会议做到议而有决、决而有行、行必有果。最终使会议达到应有的效果。 2.3 加强信息沟通 信息沟通是企业处理重要事务、实现科学决策的重要途径，高效的信息传递有助于企业各部门工作的全方位协调。而会议则是企业各部门之间进行信息沟通的重要渠道，因此，会议管理者应该采取多种手段来加强会议中的信息沟通，提高会议效率，从而保证企业政令畅通，各项工作协调开展。为了加强信息沟通，在会议当中可以适当采取多媒体等辅助工具，将会议内容制作成PPT、视频、动画等形式，使所要讨论的会议议题和内容变得更为直观形象，还能够有效活跃会议氛围，使会议讨论的目标和方向更为明确，也能增加与会者参与会议谈论的积极性，进而提高会议的整体效果。此外，还可以将会议的内容、决策及相关材料放到公司内部网站上供大家参考和学习，使信息的沟通更加流畅，从而促进会议决策的高效落实。 3 小结 综上，会议管理作为企业管理的重要组成部分，在帮助企业管理者制定发展规划、提高企业整体工作效率中发挥着重要作用。因此，企业会议组织管理人员必须改进当前会议管理中存在的准备不充分、会议管理不科学等问题，并采取积极有效的措施增强企业会议管理工作的规范性和科学性，加强会议信息沟通，进而提高企业会议的质量和效率，使会议管理更好地促进企业的发展。 参考文献： [1]胡海清.企业会议管理[J].产业与科技论坛，2011（03）：227-228. [2]任韵蓁，唐群.浅谈改革企业会议管理的措施[J].企业技术开发，2014（04）：88-89. [3]韦小柏.浅谈如何做好现代企业会议管理工作[J].中国高新技术企业，2014（20）：149-150. |
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