| 标题 | 文书档案整理对单位效能化发展的重要意义 |
| 范文 | 袁玉菊 摘 要：在国家机关、事业单位等相关企业的日常经营管理中，会产生大量的资料及文书档案，而文书档案管理作为企业管理工作中的组成部分之一，对企业运营效率和质量都有重要影响。在市场竞争越来越大的情况下，很多企业都在逐步开展管理机制改革，希望能促进企业效能化发展。文章则针对这一情况先阐述了文书档案管理的内涵和特点，再具体分析了文书档案管理在企业效能化发展中具有的意义，最后从信息化文书档案管理机制角度分析文书档案整理工作的优化策略。 关键词：文书档案;效能化;企业管理 文书档案是国家机关、企事业单位日常开展行政事务活动中所形成的重要资料，其不仅能反映单位经营状况，还能给单位战略规划和发展提供重要依据。在我国行政事业单位工作和管理机制改革不断深入的情况下，文书档案整理工作面临着更高的要求。为了提高事业单位管理质量，促进效能化发展，有必要对文书档案整理工作的意义和策略进行分析。 1 文书档案整理工作的含义和特点分析 在行政事业单位的行政管理活动当中，会形成很多资料文件，同时专业人员还会出具一些文字性、数据性的资料，这些资料便是文书档案。文书档案的内容记录了事业单位日常管理和发展活动的相关资料，也包含了大量重要信息，其形式包括但不仅限于报告、通知、通告、计划、会议记录等。文书档案整理，就是事业单位由相关岗位人员主导、各部门负责人及办事人员配合，将文书档案进行分类、妥善保存，并在单位相关活动需要时及时提供相关资料的过程[1]。 从文书档案及整理工作的含义和内容可以看出来，文书档案具有信息内容多、重要性级别高等特点，也就意味着文书档案整理工作需要具有足够的专业性和耐心。高质量的文书档案整理工作，对事业单位的日常管理发展都有重要意义。 2 文书档案整理对事业单位效能化发展的重要性和意义分析 2.1 有利于构建成熟的档案体系 前文已提到，事业单位的文书档案内容丰富、信息量大且十分重要，而这些文书档案的保存及调取速度，直接会影响事业单位各部门工作的开展，对单位效能化发展有重要影响。文书档案整理作为档案管理中至关重要的工作，需要构建一套成熟、严谨的档案体系，在该体系下，文书档案资料才能得到妥善保管和高效应用。首先，高质量的文书档案整理工作有利于保证所有资料文件的完整性，通过严谨的整理和科学保存，避免資料遗失或损坏;其次，通过对单位行政管理工作产生的文件以及具有记录性质的文件进行收集、分类，在科学性的编目体系下进行保存，有利于提高后续查找、提取和使用这些资料的便捷性;最后，文书档案整理过程中还可以基于详细的档案体系，来对相关资料进行对比和分析，甚至出具相关数据对比和分析报告，将有利于提高文书档案资料的利用价值。 2.2 有利于促进档案信息资源的开发 事实上，从根本性的角度来讲，文书档案整理工作的核心目的就是为了更好利用这些资料，提高单位工作质量。显然，如果所有文件和资料被简单保存，不进行分类和细化，在后续的查找和使用方面会存在严重问题。因此，通过文书档案整理来提升档案资料的完整性、系统性，将有利于事业单位其他部门人员对这些资料和信息资源进行开发。当然，文书档案整理工作虽然是基础性工作，但是对提升文书档案资料价值有重要意义[2]。 2.3 有利于规范单位工作和管理机制 对单位相关文书档案资料进行整理，该过程中相关人员也会对资料的齐全性和规范性进行检查，通过这种方式不仅可以规范其他部门相关工作中所形成的资料的规范性，还能对单位工作者的日常工作进行监督。事实上，很多事业单位关于规范工作行为、加强工作监督的机制，都是基于完善的文书档案体系而建立的，所以说，文书档案整理工作是提高事业单位工作规范性、加强管理的关键。 2.4 对促进单位可持续发展有重要作用 进一步来讲，文书档案资料实际上是事业单位相关人员日常工作的成果，也是记录和反映其工作质量的主体。因此，通过文书档案整理，将这些资料进行系统化的保存，可以方便工作人员随时查阅和分析相关资料，一方面有利于工作人员进行工作自审自查，另一方面也给单位工作质量评价和管理提供了便利。也就是说，事业单位通过高质量的文书档案整理工作，可以全面提升单位工作效率和质量。另外，当代事业单位通过文书档案管理的信息化改革，基于信息化档案系统减少了办公资源的消耗，同时基于严谨规范的管理机制，也减少了工作人员资源浪费的现象。而这一切与当前我国事业单位改革的要求高度契合，有助于促进事业单位的可持续发展[3]。 3 文书档案整理促进单位效能化发展的具体措施 3.1 构建数字化文书档案体系 在信息技术不断发展，我国信息化水平不断提高的大环境下，事业单位文书档案整理和管理工作也需要重视信息化技术的应用。在构建数字化文书档案体系时，需要做好相关资源收集和整理[4]。具体包括：将实物性文件和资料通过技术手段转化为数字文件，进行分类储存;将通过网络渠道接收到的文档资料进行整理和储存;鼓励相关人员采用信息化办公方法，通过单位统一的文档数据库进行上传和 储存。 3.2 构建文书档案管理的硬件和软件系统 事业单位需要针对文书档案的整理和管理工作配置相应的硬件，并开发与之配套软件，完善的硬件、软件系统一方面需要满足办公人员日常信息化办公和文档资料管理、使用的需要，另一方面也需要满足文档信息保密性、安全性的保障需求。值得一提的是，在如今云技术越来越成熟的情况下，事业单位文书档案的整理和管理还可以利用云技术实现云端储存，并满足工作人员跨地区的资料上传和下载，基于严谨的权责机制，来保证文书档案管理和使用的规范性。 3.3 加强人才引进和专业培训 事业单位应当深刻意识到文书档案整理工作对企业效能化发展的重要性，积极引进拥有文档管理专业知识储备和可靠职业素养的专职人才，并组建文书档案信息化机制建设和维护团队，为单位的文书档案管理工作构建信息化机制[5]。然后，由这些专业人员牵头，对单位所有员工进行针对性培训，一方面提高所有工作人员的文档资料规范性管理意识，另一方面让团队熟练掌握文书档案资料的信息化处理和管理技能。通过这种方式，不仅可以全面提升单位文书档案管理水平，还可以全面提升单位效能化发展水平。 4 结语 综上所述，文书档案整理虽然是事业单位日常发展管理中的基础性工作，但是其所承担的责任和具备的意义对单位日常管理和发展而言有至关重要的意义。在事业单位管理机制改革和发展的过程中，需要深刻意识到文书档案管理工作的重要性，对传统工作中存在的不足进行研究，并通过构建信息化文书档案管理机制，来做好文书档案资料的整理、分类、储存工作，保证文书档案资料的安全，并提高其利用价值。只有这样，才能全面提升事业单位工作效率和管理水平，促进单位效能化发展。 参考文献 [1]高威.文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义探究[J].卷宗，2019，9（9）：98. [2]尚雪蕾，贺林燃.试析事业单位档案管理创新及档案管理数字化问题[J].人力资源管理，2017（11）：235-236. [3]于婧.在深入推进事业单位改革中加强档案管理工作的几点思考[J].山东档案，2017（5）：53-54，56. [4]闫晨煜.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革[J].办公室业务，2019（18）：118. [5]张敏军.卫生事业单位档案管理工作体制和运行机制的改革与创新[J].消费导刊，2019（37）：281. |
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