| 标题 | 财务报销预约系统应用分析及优化方案 |
| 范文 | 刘红梅 程畅 陈磊 摘要：财务报销预约系统使我校财务报销在网络经费审核、项目审核的基础上增加了窗口业务办理网络预约功能。通过对财务报销预约系统中用户预约提前天数、预约时间分布、报销申请次数等数据统计分析，发现该系统有效避免报销窗口拥挤，节约报销人员和财务人员时间。提出基于系统产生数据分析，通过自动调整预约单数上线、动态显示窗口报销进度优化系统功能，进一步提高财务报销效率。 关键词：报销预约系统；数据分析；系统优化 中图分类号：TP399 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）11-0077-03 Application Analysis and Optimization Scheme of Reimbursement Booking System LIU Hong-mei1， CHENG Chang 2， CHEN Lei3 （1.Experiment and Training Management Center， Fuyang Normal College， Fuyang 236041， China；2.Fuyang Television Station， Fuyang Anhui 236000， China；3.School of Computer Science， Huainan Normal University， Huainan 232038， China） Abstract： In addition to the auditing of the funds and financial projects in the network in our school， reimbursement booking system makes business that processing on window book in the network. By analyzing the data of reimbursement booking system， such as the days of advance booking ，the time distribution of submission and the application times of staffs， it is found that system can effectively avoid the congestion of the reimbursement window and save the time of Reimbursement staffs and financial staffs. Suggested to develop the functions of automatically adjusting the max number of appointment and dynamically displaying the Reimbursement proceeding to optimize the reimbursement booking system ， to further improve the efficiency of financial reimbursement. Key words： Reimbursement Booking System； data analysis； System Optimization 近年来，随着高校办学规模扩大和经费项目增多，“报销难”问题困扰着很多高校财务工作者，主要体现在报销签批程序繁琐、报销过程等待时间长、报销人员业务不熟导致单据不规范等造成报销窗口拥挤、影响报销进度现象[1]。为提高报销效率，减轻报销人员工作负担，随着财务信息化推进，继传统窗口报销，出现了信封报销、网上报销、无等候报销模式[2-4]。为方便教职员工办理报账手续，缓解报销窗口拥挤提高报销效率，推进财务管理信息化进程，在借鉴兄弟院校经验的基础上，我校财务报账网络系统于2016年底正式投入使用。 1 现状分析 目前，经过系统整合我校财务系统实现了财务报销和预算一体化管理，整合后的系统可以完成预算管理、业务审批、财务报销、会计核算和用户查询流程等功能。从经费管理方面来看，系统程序控制经费的来源和经费金额，实现“无预算不开支，有预算不超支”预算目标；从报销审批流程来看，业务部门管理者通过网络查看电子单据，对申请人员报销项目和金额进行审批，审批过程不再受时间、地点限制，提高审批流程效率；从财务审核来看，出纳人员需要审核报销纸质凭证，核对凭证是否齐全，判断发票真伪，是否超过财务报销标准，事项填写是否完备等，并电子支付报销款项[5]。系统有效地实现了经费预算控制、审批过程网络流转，大大节约了对经费审核和报销审批的时间，且减少出纳人员录入报销项目工作量。但是系统运行过程中，财务窗口审核纸质报销凭证时，仍然占用了大量时间，时常存在窗口拥挤现象，因此，为了进一步提高财务报销效率，我校在原有财务系统基础上，增加窗口业务办理预约功能模块。 2 报销预约系统功能介绍 2.1 工作流程 传统的财务报销系统由用户填写报销事由、经费来源、报销项目、报销金额等信息，经财务系统、经费负责领导、财务人员等对经费金额、报销事项等内容进行电子信息审核通过后，到财务窗口办理报销电子支付。预约模块在系统完成报销审核后，提供窗口业务办理预约功能（图1）。对用户而言，可根据自己实际情况灵活申请提交纸质报销凭证的时间；对财务出納人员而言，有效控制每天办理业务量，可提高工作效率。 为了保证财务管理人员提前了解和掌握每天预约的人数、报销单数等信息，用户需提前1-10天提交预约申请。用户登录财务报销预约系统后，选择预约时间、需要报销的单数，系统根据提交申请的顺序，分配用户办理报销业务的序号，申请人按照在报销预约系统中预约时间和分配的序号，到财务柜台办理报销手续。为了保证有更多职工有机会预约到报销单号，且财务人员能够及时处理报销单据，用户每天最多可以申请5个单号，且每个事项对应一个单号。系统管理人员根据单位工作安排和当天报销人数，指定第二天系统预约单数上限，若预约单数达到当天设置单数上限后，申请人需选择其他时间段预约报销单号。 2.2 运行环境和开发工具 该预约管理系统运行在Windows 2000 Server及以上操作系统，使用Windows自带的IIS提供Web 服务，运用Dream weaver 8环境编写Asp.net 程序，数据库为Sql Server 2000。 Asp.net是微软公司开发的一种建立在.net之上的Web运行环境，编程更加简单，可以创造出内容丰富的、动态的、个性化的Web站点。与Asp相比Asp.net页面编译一次后不需要重新编译，直到Web应用程序重启或该页面被修改。因此，当同一个页面被多次访问时，可以大大提高访问的速度。Sql Server 2000是关系型数据库，图形化用户界面，便于操作；丰富的编程接口工具，对Web技术提供良好的支持；支持多用户授权管理，安全性能高。以上软件和环境能够满足财务预约系统开发和运行需求。 2.3 数据表设计 数据库设置管理人员表、用户表、报销管理表、预约结果表等数据表。其中管理人员和用户表主要是用来管理用户名、密码等管理员和用户基本信息，管理员、用户可根据需要修改密码；预约管理表中，管理员可根据工作安排和进度手动设置每天上午、下午报销单数上限；预约结果表中记录了成功预约用户相关信息，包括用户账号、预约日期、预约时间、提交日期、提交时间、项目名称、经费来源等。 3 报销预约系统应用分析 收集自2017年3月—2018年2月财务报销预约系统用户使用数据，对数据进行整理，取出每条预约记录中用户提交预约的日期、时间和申请报销的日期、时间等属性，分析用户预约提前天数、预约时间分布和报销人员单位分布情况及相关信息，了解各时间段和各类人员报销需求，为方便统计，将数据按学期分成第一学期和第二学期分别绘制统计图。 3.1 預约提前天数分析 从预约提前天数统计情况看，在申请报销人数或报销单数少的时候，用户提前一天预约即可；在一段时间内，申请报销人数或报销单数多，则用户可能需要提前两三天或更长的时间。所以，预约提前天数反映了阶段时间内用户报销需求强烈程度。 通过对系统记录的用户预约提前天数分学期按月进行统计汇总，如图2（a）、图2（b）所示，有41.4%的预约记录是提前一天预约，有68.3%的预约记录是提前三天预约，仅有1%的预约记录提前6天以上，由此可见，基于财务管理人员设定的每天预约人数上限基本能够满足教师保障的需求，设置提前1—10天作为预约时间段暂时不会造成网络预约拥堵情况。1月、2月、7月、8月处于寒暑假，预约人数较少。从图2（b）可以看出，12月报销预约提前一天的申请数仅占0.5%，80%以上的预约记录提前4天以上，有431个预约单是提前6天申请的，我们可以认为每天设置的预约单数上线不能满足用户需求，用户必须提前4天以上才能成功预约到报销序号，我们可以将这种现象理解为预约出现拥堵现象。从财务部门了解到，12月份涉及年终决算和项目经费不能跨年度等实际问题，很多单位和老师都争取在12月底前完成报销工作，虽然财务管理人员根据预约情况，适当增加每天预约人数上限，但预约提前天数增加幅度仍然较大。 3.2 预约时间分布分析 从0点—23点用户提交预约申请的时间看，一般需要报销人员在工作时间提交预约申请，非工作时间提交人数的增加，在一定程度上反映了预约报销人员需要排队或抢先提交申请。所以，用户报销需求通过预约提交时间分布情况体现出来。 对系统记录的用户预约时间分学期按月进行统计汇总，如图3（a）、图3（b）所示，预约时间大多分布在上午7点到晚上23点之间，其中9点到11点、15点到17点预约人数最多，比较符合高校教职工工作和休息规律，报销预约系统的使用并未对教职工作息规律造成很大影响。12月份有30%预约单号是在12点到14点之间提交的，而从全年数据看平均只有的18%预约单号是在这个时间段提交，因此，从数据上看，12月份有部分教职工利用中午休息时间办理报销预约申请。 3.3 报销申请次数统计分析 为了解预约报销系统用户分布情况，对一年来报销人员预约次数进行统计汇总，发现有10%的人员占了预约报销次数的50%，主要是学校行政部门、学院、重点实验室负责日常报销的教职工和一些教科研项目负责人。一半以上的教职工一年预约次数不超过5次，有近20%的教职工一年只有一次报销申请。由此可见，教职工因为工作性质和业务需求不同，使用报销预约系统的次数也有很大的差异。 4 报销预约系统优化 我校财务预约系统正式运行以来，要求教职工办理财务报销业务必须要通过网络预约系统申请单号，严格按照申请的时间和分配序号到窗口办理报销原始材料审核，教职工以前在窗口排队等待报销变成在网络上排队，大大节约的报销等待时间，但是在使用过程中存在一些问题，需要进一步调整和完善。 4.1 自动调整预约单数上线 目前我校使用的预约系统每天预约单数上线由管理员根据前几天报销预约情况手动设置，该工作需要专人负责，难免出现疏漏。系统可设计为根据当天预约单提交提前天数判断第二天是否需要增加或减少预约单数上线，如果大多数是提前一天提交的，则可以使用平均预约单数上线；如果大多数是提前两天以上提交的，则可以适当自动增加预约单数上线，这个限度需要在实践中逐步调整和完善。 4.2 动态显示窗口报销进度 报销单号对应当天窗口排队序号，报销人员根据申请到的预约单号大致估计时间到窗口办理报销业务，由于每个报销单处理速度不同，窗口有时会出现排队或空闲的情况，为充分提高报销工作效率，可在系统中设计动态显示报销处理进度，提醒教职工合理安排报销时间。 4.3 探索校院两级财务报销培训模式 从报销申请次数统计结果看，半数以上的教职工一年内平均报销次数不超过3次，在报销过程中，教职工因报销操作流程不熟悉，单据填写和报销凭证不规范，造成报销工作返工，影响报销进度，增加财务人员工作量，因此，财务报销培训显得尤为重要。财务部门可用文字、图片、动画、视频等形式制作培训材料，讲解网络报销流程、示范单据填写方法、解读学校财务规章制度、介绍财务基础知识等，重点开展各部门、学院负责财务报销的教职工培训，使其熟练掌握培训内容；各部门和学院负责财务报销人员可协助、指导本单位其他人员掌握报销流程。 5 结束语 财务报销预约系统，运用信息化方式，将财务窗口排队办理材料复核过程实现网络排队，有效避免窗口报销拥挤现状，节约报销人员和财务人员时间。高校财务报销信息化建设过程中，在明确功能需求的基础上，注意搜集、分析系统运行中产生的信息，为完善系统功能提供依据，通过系统功能的不断完善和不断整合，为教职工提供更加方便、快捷的财务报销环境。 参考文献： [1] 张莎，王梅芳. 高校财务报销模式探析——以华中师范大学为例[J].教育财会研究，2016（4）：51-53. [2] 蒋彩萍. 高校网上预约报销系统的优化与设想——以苏州大学为例[J]. 会计之友，2013（4）：122-124. [3] 邱均成，何涛. 基于“互联网 +”的高校网上预约无等候报销体系探讨[J].财会通讯，2017（8）：82-87. [4] 梁霁宁，沈哲，范琳琳. 基于用户体验的高校无等候报销系统实践[J].会计之友，2014（4）：59-62. [5] 陈爱萍，沈新华，谢鹏.对学校财务管理系统优化设计的探讨[J].会计之友，2014（12）：110-112. |
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