| 标题 | 数字化干部人事档案管理应用探讨 |
| 范文 | 侯霞 摘 要：随着我国市场经济体制改革的不断深化，数字化干部人事档案管理工作是融合现代互联网信息技术与传统档案管理发展的必然趋势。2018年中共中央指出干部人事档案要实行“分级负责、集中管理”的工作条例，通过互联网技术将干部人事档案信息进行扫描、上传、系统储存，以信息化的手段建立更高效、安全、便捷的干部人事档案数字化管理系统。本文通过简析数字化干部人事档案管理的概念以及重要性，针对目前干部人事档案管理过程中存在的问题，提出相应的优化措施，以期提高干部人事档案管理的效率。 关键词：数字化;干部人事档案管理;问题与对策 0 引言 数字化建设是21世纪新时期社会经济发展的主要趋势，人力资源部门的管理工作依托于求职者全面的人事档案资料信息，人事档案资料是用来全面记录每个人的详细信息，对于国家事业单位来说，干部人事档案就是国家机密文件资料。数字化干部人事档案管理是提升档案管理工作水平的重要途径，对完善干部的培养计划、选拔任用等工作具有重要的作用。 1 简析数字化干部人事档案管理的概念 干部人事档案资料包含履历材料、自传、鉴定考核、学历、职称、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、任免工资、其他材料等重要的文字资料，统一由人力资源管理部门进行管理协调工作。数字化干部人事档案管理是通过将传统的纸质档案资料上传数据库，实现数字资料库自动检索、查阅需要信息的高效管理方法。 2 数字化干部人事档案管理的重要性 2.1提高干部人事档案资料的利用率 数字化干部人事档案资料管理平台，可以实现远程共享档案资料信息，便捷灵活地使用档案资料中记载的情况，事业单位能够进一步了解干部的个人素质、思想水平和专业技能等，针对不同干部的特性对其进行科学管理。利用先进的数字化管理系统，可以直接、快速、高效地筛选出所需的档案资料信息，及时发现对单位发展有利的人才，为组织决策提供可靠的依据。通过优化资源配置，提前进行人才资源储备，合理安排干部的岗位工作和培养计划，做到知人善任，充分发挥干部的个人能力，避免人才资源的浪费，提高干部人事档案的利用率。 2.2确保干部档案资料信息保管的安全性 传统纸质档案资料的保管很容易因保管不当导致资料丢失。干部人事档案资料是干部个人成长经历的原始证据，对于干部个人的日后发展具有重要作用。对档案资料进行数字化管理，可以充分利用信息技术的优势，减少纸质档案保管的损耗和工作压力，最大限度保证数据资料的安全，延长保质期限。 3 目前数字化干部人事档案管理中存在的问题 3.1对数字化档案管理的重视程度不够 受传统档案管理思维的影响，管理人员没有充分利用互联网技术，对干部人事档案进行高效的数字化管理，现有数字化系统设备的匹配度较低，对信息技术的投入力度有限，没有使用最先进的软件管理系统，导致干部人事档案的信息更新不及时，降低了数字化人事档案的使用价值。 3.2数字化干部人事档案内容不全面 随着市场经济的快速发展，干部人员的流动率也不断提高。数字化档案信息资料更新不及时，经常出现干部在其他城市的单位工作了一段时间之后，其人事档案才能完全调动，造成很多单位不能及时建立在职干部的人事档案资料，使得档案内容不全面。另外还有部分经济发展较为缓慢的地区，仍在使用传统的档案管理模式，大量的纸质材料，经常因环境和人为因素影响，出现干部档案资料丢失或者损毁的情況，严重影响了人力资源管理工作的开展。 3.3缺乏高素质的数字化档案管理人才 现阶段，很多单位组织的档案管理人员素质较低，没有专业的数字化管理经验，对计算机的使用不熟练，只会简单的信息录入。部分管理者的责任意识不强，许多人因自身硬件标准达不到事业单位的招聘或者晋升要求，就开始利用高科技进行造假，反映出以往的干部人事档案管理工作中存在不严格甚至违法乱纪的行为，给组织工作带来严重的负面影响，扰乱社会秩序。 4 数字化干部人事档案管理的优化措施 4.1提高对数字化档案管理的重视程度 十八大之后，中央先后提出了一系列干部人事档案管理的法律法规，各组织单位要重视对干部人事档案资料的管理。加大投资力度，配套先进的信息技术和数字化管理系统，避免出现网络卡顿、内存不足等情况，保证干部人事档案资料储存的安全、高效。以B/S模式为基本架构，提供多人客户端服务，满足档案资料的共享与远程查阅，推动档案管理工作向数字化、信息化、网络化、共享化的趋势发展，提高干部人事档案资料的利用率。 4.2提高数字化档案管理人员的专业素质 重视对档案管理人员的工作培训。聘用计算机领域的专业人才，对档案管理人员开展相应的计算机网络操作培训，灌输保护信息技术安全的重要性，使其认识到信息泄密的危害，加强其责任意识，确保数字化档案管理系统中的信息准确、有效，为数字化干部人事档案管理工作培养优秀的管理人才。以干部人事档案数字化技术规范为起点，制作的数字档案要图文排版适中，确保资料的准确和完整，并且利用计算机技术，对系统中不同的资料进行分类管理，方便日后查阅。 4.3建立健全监督管理制度 相应的档案管理人员要对干部人事档案的录入工作进行全程监督，做好数据备份和安全检查，严格审查干部档案资料中的原有信息，避免出现档案内容缺失、造假等行为。加强各部门之间的协调联动工作，使其明确数字化档案资料管理的重要性，对干部的档案信息进行科学采集和维护利用。重视系统的更新与维护，对档案信息数据采用多种技术的加密手段，设置阅档授权，严格管控主机插口，监督U盘等移动设备的使用，防止干部人事资料信息的泄露。 5 总结 数字化干部人事档案管理突破了传统档案管理时间和地域上的限制。通过建立健全监督管理机制，提高档案管理人员的综合素质，加大投资力度，保证数字化档案管理的硬件设施可靠，能够有效保证档案资料管理工作的准确、高效和安全，且能实现干部档案资料的远程共享，为干部的职业发展前景提供科学的参考，可以极大地提高档案管理工作的质量和效率。 参考文献 [1]杨兴军，毕建军.新时期干部人事档案数字化工作初探[J].信息化建设，2020（02）：25-26. [2]夏增辉.数字化干部人事档案管理应用探讨[J].科技风，2020（17）：219. [3]陈纯艳.数字化干部人事档案管理的安全风险与对策[J].档案天地，2019（7）：41-43. |
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