诺顿的档案思想研究

    李福君 徐琴

    摘要：玛格丽特·克罗斯·诺顿是美国早期著名的档案学家，是伊利诺伊州立档案馆的开创者，也是美国档案学思想的奠基者之一。论文从诺顿的档案价值思想、鉴定思想和来源思想等方面介绍了诺顿的重要档案思想，并揭示其档案思想对美国早期档案理论发展的影响。

    关键词：诺顿档案价值美国档案理论

    Abstract： Margaret Cross Norton is a famous ar？ chivist in the early period of America. She is the founder of the Illinois State Archives and one of the founders of American archival thought. This paper introduces Nortons important archival thoughts from the aspects of archival value， appraisal and ori？ gin， and reveals the influence of her archival thoughts on the development of early American ar？ chival theories.

    Keywords： Norton； Archival value；American ar？ chival theory

    作为美国早期杰出的档案学家，玛格丽特·克罗斯·诺顿在长期的档案实践中，在档案馆事业的创建与发展中，形成了丰富的档案学思想。她的档案学研究成果被桑顿·米切尔节选汇编成《诺顿之档案》一书，于1975年由伊利诺伊大学出版，该书被誉为“美国档案管理的第一本手册”。诺顿的档案理论和思想，对美国20世纪档案学的形成与发展产生了巨大影响。一、诺顿的档案价值思想

    20世纪早期，美国的档案学与图书馆学以及历史学之间并没有明确的界限，档案学作为历史学领域的一个分支并没有独立出来。尽管在1900年美国的政府部门就已经开始有意识地保存和管理重要档案，但那时的美国档案界既没有系统的档案理论，也没有科学的档案管理经验，管理方法也不统一。每个州都以自己的方式管理档案，有的州由图书馆下设的一个档案文书部门负责管理，有的州由政府文书部门负责管理，有的州由历史机构负责管理等。人们对档案的价值也缺乏系统的认识与了解，普遍的观点认为，档案就是些已经对政府失去效用和价值的文件，它们被搁置在阁楼、地下室的任何角落。只有歷史学家才会重视档案，因为档案记录了一个组织机构的产生和成长，这对于历史研究具有特别的价值。因此，那时关于档案价值的基本认识，是其对历史研究的史料价值。

    美国早期对档案的史料价值的认识，其根源还要追溯到19世纪末期。由于当时的研究型大学主要集中在欧洲，所以19世纪美国历史学家主要是在欧洲接受教育。受欧洲学术传统的影响，美国对历史学的培养经常用到历史手稿和档案。但他们发现讲课需要用到的很多历史手稿和珍贵档案并没有得到很好地保管，档案管理非常混乱，管理人员没有责任心，对珍贵档案漠不关心，甚至出现重要档案损毁或丢失的问题。有鉴于此，1885年，在历史学家富兰克林.詹米森（J. Franklin Jameson）的推动下，美国历史协会（AHA）成立了“历史手稿委员会”（Historical Manuscripts Commis？ sion）。该委员会专门负责收集私人和机构内保存的历史手稿与档案。在此基础上，1899年，美国历史协会又创建了公共档案委员会（Public Archives Commis？ sion）。该委员会主要负责调查和报告收藏在联邦政府和州政府公共库房内的手稿和历史文件。历史协会建立的这两个机构是有一定分工的，前者主要负责处理保存在私人或者公共机构（如公司、教堂、学校等）的历史档案，后者主要处理政府文件档案。这两个机构的建立，是美国档案史上第一次尝试把档案这种公共或政府文献材料与其他类型的历史记录区别出来。因此不难看出，最初给予美国档案工作原动力的是史学工作者，而档案史料价值的认识也成为当时对档案价值的基本认识。

    玛格丽特·克罗斯·诺顿从1922年在伊利诺伊州开始其档案工作生涯。同当时其他的档案工作者一样，她也具有历史学的教育背景，并从事过较短时间的图书管理工作。在长期的档案管理工作实践中，她对档案的价值有了新的认识。她认为，判断档案的价值，应当将档案放到其特定的形成环境和背景中来分析。档案工作者首先应该是一名政府的行政人员，因为文件的形成紧跟行政管理职能，与政府的行政职能密切相关，并对行政管理具有证据作用。所以作为一个档案工作者，认识档案的价值首先应该从文件在政府行政管理方面的作用出发，其次关注的才应是文件对于历史研究的史料价值。在这一认识基础上，诺顿创新性地提出了公共文件的法律价值是档案核心价值的观点。诺顿的所谓法律价值，是指公共文件作为一种事物，记录了政府的行政管理工作，因此对保护政府或个人财产的权利，具有在诉讼中作为证据的潜在价值，档案人员是出于法律证据目的才赋予文件最好的保管，而作为历史研究的史料价值，是档案的第二价值。

    诺顿指出，在实际工作中，颠倒档案第一价值和第二价值，甚至只强调档案史料价值的观点，已经对很多部门的工作产生了不良的影响。这些影响主要表现在三个方面。第一，对档案工作者有影响。在档案日常的收集和管理中，如果持有历史价值为档案第一价值的观点，档案工作者常常会偏重收集那些历史学家所喜好的文件。这种做法虽然迎合了部分用户的喜好，但却具有一种潜在的危害，因为会无意识地破坏文件原有的保存顺序。第二，在行政人员中形成了一种对立的态度。他们认为档案应该服务于行政管理，服务于工作效率的提高，只关注档案的史料价值，会给行政管理工作带来极大的不便。一些行政人员甚至认为，那些历史学家和古文物研究者们只强调档案史料价值，破坏了他们的文件资料的有用性。第三，对档案的有效保存产生了破坏性。由于对档案史料价值的过分强调，使得当时的一些历史协会和一些历史研究团体，借史学研究之名，肆意从档案机构索取文件档案且不归还。更有甚者，有些社团解散后随意处置这些档案，导致很多珍贵的文件档案散轶丢失，对档案工作造成了巨大的损失，也给政府工作带来了极大的困扰。诺顿认为，这些损失都是由于片面强调档案的历史价值造成的。

    对此，诺顿认为，只有将档案的法律价值作为第一价值，才能将这些实践中的损失降到最低。因为公共档案是政府行政的工具，是政府行政的合法记录，是政府有效运行的必备条件，也是提高行政效率的关键因素。档案如果丢失或损坏，会对政府造成严重影响。因此，档案是必要的法律文书。例如，在法庭上，档案可以作为法律凭证在诉讼中发挥作用；在人口普查、调查团体民兵力量等工作中，档案也是政府部门工作的一种证据。因此有效、合理的档案制度的建立，是政府运转不可缺少的条件。至于档案的史料价值，诺顿认为，当档案的行政管理效用或作为证据的作用消失后，档案对历史研究的价值才会出现。此外，文件对文件形成者工作的记录作用，也是日后历史学家认识机构运行和事务处理真相的原始史料，因此也能实现为历史研究服务的作用。

    1929年12月，在美国公共档案委员会举行的会议上，诺顿正式提出了档案对于原机关的法律价值的观点。在第二年的国家图书馆协会会议上，诺顿再次阐释了这一观点，并得到了大会的一致认可，将档案的法律凭证价值认定为档案的第一价值。诺顿从档案工作的角度，主张档案人员要站在文书管理者的立场来认识档案价值。这种认识，是美国档案史上对档案价值认识的突破，它摆脱了长期以来占统治地位的从历史学家的需要来认定档案价值的观点，开创了一种从文件形成出发来探究档案价值的思想，是美国档案价值认识体系建立的肇始。这一强有力的声音，推动了美国档案界及政府部门越来越重视档案的法律凭证价值。同时，诺顿对于档案法律价值的论证，也促使人们思考档案专业与历史专业、图书馆专业的本质区别，因而推动了美国档案专业的独立。二、诺顿的档案鉴定思想

    在由谁来实施鉴定的问题上，诺顿提出了与当时美国档案界完全不同的观点。20世纪二三十年代，欧洲档案思想刚刚传入美国。受欧洲档案传统的影响，美国档案界和历史学界都推崇英国档案学家希拉里.詹金逊的观点，认为文件的鉴定只能由文件形成者负责，由行政官员负责，档案人员不应当直接参与档案的鉴定，而只能充当顾问的角色。而诺顿在长期的档案工作实践中，经历了州政府文件数量激增给档案工作带来的混乱，也处理过由于行政人员鉴定不当而留下的支离破碎的文件，所以她对档案人员参与文件鉴定有非常坚定的主张。诺顿认为，与政府的文职人员相比，档案人员对文件的理解更深刻，对档案价值的判断更符合证据性要求，而文件形成者往往只注重文件使用。所以，诺顿认为档案人员应该作为主要人员参与档案的鉴定工作。诺顿进一步提出，在文件从形成到归入档案馆的过程中，档案人员都应该与文件管理人员保持密切联系，在适當的时候介入文件挑选工作。同时，诺顿对档案人员参与鉴定也提出了要求，她认为档案人员要具备丰富的文件专业知识，要认真了解文件之间的关系，要有独特的判断能力，这样才能有效地鉴定出文件的现行价值和潜在价值，鉴定出文件的行政管理价值和历史研究价值。同时档案工作者还必须是政府专家，必须解决政府部门的关键档案的留存问题，以确保留存一个更科学的政府机构记录。

    在鉴定的内容上，诺顿认为应主要以文件对行政管理的有用性来进行判断，同时兼顾文件对未来的研究价值。具体的鉴定内容主要包括：文件的证据性如何，比如文件是否为原件或有行政效力的正式文本，是否在法庭上具有权威性；文件形成者是谁，比如在机构中的职务和地位是什么；文件内容的重要性如何，比如文件的主题是什么、文件内容信息量的大小、文件内容是否有独特性等。

    在档案人员参与鉴定的方式上，诺顿提出了三种管理方式。第一，在形成和运用文书之初，档案人员要确保对文书的正确使用。一方面是防止形成不必要的文件，另一方面也要确保政府的所有行政活动都被有效地留存在文件上。第二，在文件制作和保存时，档案人员要有意识地控制和缩减文件数量，必要时可以借助一些技术手段，如运用缩微技术来减轻鉴定档案的压力，对一些珍贵稀有的档案，也可以通过缩微技术来制作副本，以利于保存和日常利用。第三，建立一个档案的“禁毁年限表”，让日常鉴定变得简单且实用。那些在禁毁年限之前的文件就不再需要进行鉴定，以减轻日常鉴定工作的压力，提高鉴定工作效率。

    诺顿的鉴定思想对美国档案界的鉴定实践起到了非常好的指导作用，有效地应对伊利诺伊州文件数量剧增局面的同时，也促进了州档案馆鉴定制度的完善，推动了文件档案鉴定机构的发展。1943年，伊利诺伊州成立了一个州档案委员会，旨在为立法和行政机关提出鉴定档案的建议，诺顿担任该委员会的主席，并主持制定了行政部门档案销毁的时间表。1951年，在诺顿的积极倡导和推动下，伊利诺伊州通过法律，使该委员会获得了销毁档案的权力。三、诺顿的来源思想

    1909年来源原则从欧洲传入美国，但美国档案界并没有对来源原则引起足够的重视。美国的档案学者们认为来源原则并不适合当时美国档案事业的发展。因为与欧洲悠久的档案事业历史相比，美国档案事业的发展历史相对短暂，其发展进程也相对缓慢。20世纪30年代之前，当欧洲档案界将关于档案整理和分类的事由原则转变成来源原则时，美国各种类型的档案机构仍然在用图书分类方法来整理档案，有的是按年代整理，有的按字母顺序整理，应用最多的是《杜威十进分类法》。其原因是与美国档案事业自身独特的发展特点有关，因为与欧洲复杂的档案管理方式相比，美国的档案管理工作相对简单，主要以应对机构内的档案管理为主，所以美国档案工作者对文件来源的判定相对简单，而且他们认为以来源为基础的整理和著录，会使利用者很难直接查找到文件的主题信息。所以，这一时期在档案整理与编目中的普遍做法，是运用图书管理中按内容主题分类的方法。

    但是随着美国档案事业的快速发展，20世纪三四十年代综合性档案馆快速发展起来，除了1934年成立的美国国家档案馆，其他多个州也都建立了州立档案馆，负责统一收集管理各政府机构的档案。这一发展对旧有的档案整理和分类传统带来了挑战，以档案内容主题作为分类基础的整理方法，在这些综合性档案机构的馆藏档案整理中完全不适用了。因为诸如将《杜威十进分类法》这种按内容主题分类的方法应用于档案整理中，只能对一些机关内部档案的整理有适用性，而应用于综合性档案馆馆藏实体的整理，必然会破坏档案最重要的历史联系。面对这种情况，美国许多档案工作者及该领域的专家纷纷提出自己的观点，认为应该重新认识来源原则的重要性并将其作为档案整理和著录的重要原则加以使用，诺顿便是其中的典型代表。

    诺顿的来源思想主要受英国档案学家希拉里·詹金逊的影响。她说：“希拉里·詹金逊的《档案管理手册》是我的圣经，这本书中叙述了重视来源原则的原因以及解释了来源原则的含义。”美国历史学家列兰德对欧洲来源原则的阐释，也促进了诺顿来源思想的成熟。列兰德在1913年对伊利诺伊州档案管理建设的报告中，建议“搞一本公共机关及其历史指南”，以确定档案的立档单位，在整理中，“每个公共机关都是一个行政单位，其文件成为反映该行政单位活动的一个组合”。这种建议，对于诺顿在综合性档案馆中贯彻来源原则有很大的指导作用。因此，诺顿在吸收这些思想的基础上，结合自己主持州立档案馆工作的实践经验，形成了自己的档案来源思想。

    诺顿认为，来源原则是确保档案的法律性价值实现的一种整理原则。因为按照来源整理档案，符合政府机构的设置和运行，这样建立起来的文件保管体系，能够反映文件形成机关的原始组织结构，因而才是一个有效完整的文件保管体系，而这一点对维护档案的法律证据价值是至关重要的。

    在如何运用来源原则的问题上，诺顿也提出了自己的主张。她认为每一个机构的档案整理和编目，应该以组织机构为来源。每一个部门所形成的的文件，都应该作为一个独立的类别。比如州长给州秘书的信件原稿，应该按照其来源存放到州秘书的信函文件夹里，而不应该按照信件内容分类到相同主题的文件夹里。所以诺顿提出，档案的“类”的概念，是一种基于行政管理的组合，而不是一种按照功能和作用而形成的组合。而且这种类目在档案管理中都会被著录为一个类名，比如“行政管理案卷”，这对于熟悉行政管理机构的人员来说，是非常简便的分类和编目方法。运用来源原则来进行分类，会使档案工作者更容易保证文件的完整性，而不再像用图书分类方法那样将文件拆散。所以，诺顿一再指出，来源原则是档案整理的一个最佳原则。

    在此后的档案工作实践中，诺顿致力于运用和推广来源原则。在她主持伊利诺伊州档案馆工作的几十年里，诺顿一直坚持探索按照来源原则整理伊利诺斯州政府各部门的历史档案，将馆藏的1787年到1943年的全部档案，按照机构来源进行整理和编目，最终形成了一套2839页的馆藏档案目录。诺顿的这些做法为推动来源原则在美国的传播和发展起到了巨大的作用。四、结语

    作为美国早期的档案学家和档案实践的开拓者，玛格丽特·克罗斯·诺顿直面文件剧增的现实，主张档案工作必须面向和解决现行文件管理问题，而不能再固守欧洲旧有传统中仅将历史文件作为工作对象的做法。诺顿的这种思想，是一种理念的变革，对档案实践模式的影响具有革命性意义。诺顿在建设和管理伊利诺伊州立档案馆的过程中，将欧洲档案理论与美国的档案工作实际情况相结合，创造性地提出了自己的档案价值思想和鉴定理论。她提出的档案对文件原形成机关具有法律价值的思想，和在此基础上坚持的档案机构必须参与文件鉴定的主张，对于变革美国档案工作者的理念、应对和解决当时美国档案实践的困境，都发挥了极大的作用。因此，诺顿的档案思想对美国档案价值与鉴定思想的丰富和完善起到了非常积极的作用，因而成为美国档案组织与鉴定思想形成过程中的一个重要阶段。

    *本文系天津市哲学社会科学规划项目“北美档案资源组织与鉴定理论研究”（批准号：TJTQ17-005）阶段性成果。

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    作者单位：1.天津师范大学管理学院2.天津师范大学后勤管理处