Excel函数在高校学籍电子注册工作中的应用

    姜一波

    

    

    摘 要：教育部颁布实施的《高等学校学生學籍学历电子注册办法》为高等学校招生行为监督、学生管理、高等教育创新健康发展提供了保障，实现了对学生学籍学历注册工作的规范化、信息化管理，建立健全高等学校学生信息数据库。如何在短时间内将学生信息及时注册且保证数据准确成为高校教务工作者的工作难点。文章主要对电子注册工作中利用Excel函数进行信息处理，分析统计和数据提取等，减轻工作量的同时提高工作效率。

    关键词：电子注册；函数；学籍学历管理

    教育部从2004年起对新生录取名单进行核对到2007年颁发《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》，2014年发布《高等学校学生学籍学历电子注册办法》，通过不断探索和完善使得对高校电子注册工作得到了全方位的规范化、信息化管理。电子注册主要包括新生的学籍注册、在校生的学年注册以及毕业生学历电子注册3块内容[1]。

    Excel是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。Excel也成为高校教务管理工作人员常用的软件之一，在日常工作中教务管理人员会利用Excel进行各类报表的统计分析，利用自带的函数提取信息等。笔者认为通过利用Excel可以高效准确完成电子注册工作。

    1 常用函数简介

    Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件，Excel函数是Excel软件中的内置函数。Excel函数共包含11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。本文主要通过IF和VLOOKUP两个函数的使用进行说明。

    1.1 IF函数

    （1）主要功能：通过指定的条件来判断其“真”“假”，根据逻辑计算的真假值，从而返回相应的内容。可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。

    （2）语法结构：IF（logical_test， value_if_true， value_if_false）。其中logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式；value_if_true logical_test为TRUE时返回的值；value_if_false logical_test为FALSE时返回的值。

    1.2 VLOOKUP函数

    （1）主要功能：按列查找，最终返回该列所需查询列序所对应的值。

    （2）语法结构：VLOOKUP（lookup_value， table_array， col_index_num， range_lookup），其中lookup_value为需要在数据表第一列中进行查找的数值；table_array为需要在其中查找数据的单元格范围；col_index_num为table_array中查找数据的数据列序号；range_lookup为逻辑值，为FALSE或0；若为精确匹配，则为TRUE或1，函数VLOOKUP将查找近似匹配值[2]。

    2 Excel函数在高校电子注册工作中的举例应用

    2.1 通过VLOOKUP函数提取学生学号、院系等信息进行学籍电子注册

    每年各省招生部门在完成新生录取工作后，将录取的全部新生数据上报教育部，由教育部通过中国高等教育学生信息网（简称“学信网”）公布各高校新生录取名单，并规定高校在指定时间内完成学籍电子注册工作。注册流程主要为下载“学信网”新生录取数据并作为基准数据使用，9月份新生完成报到后，教务处进行新生的信息采集，其中包括学号、姓名、性别、出生年月、身份证号、院系、专业等信息，通过采集的数据与新生录取数据进行关联补充学籍电子注册库中的字段信息完成注册。具体操作如下。

    （1）对各二级学院上报的信息进行汇总合并生成完整的报到学生基本信息库，包括字段信息ksh（考生号）、xh（学号）、xm（姓名）、xb（性别）、csrq（出生日期）、sfzh（身份证号）、zzmm（政治面貌）、mz（民族）、zymc（专业名称）、yx（院系）等。

    （2）通过“学信网”下载新生录取数据，其中包括ksh（考生号）、xh（学号）、xm（姓名）、xb（性别）、csrq（出生日期）、sfzh（身份证号）、zzmm（政治面貌）、mz（民族）、yxdm（院校代码）、yxmc（院校名称）、zydm（专业代码）、zymc（专业名称）、cc（层次）、xz（学制）等字段信息。

    （3）下载学籍电子注册库，其中包括ksh（考生号）、xh（学号）、xm（姓名）、xb（性别）、csrq（出生日期）、sfzh（身份证号）、zzmm（政治面貌）、mz（民族）、zydm（专业代码）、zymc（专业名称）、xhs（院系）、bh（班号）等字段信息。

    可以利用Excel中的VLOOKUP函数快速解决上述问题。

    如图1—2所示，需要在录取数据库中提取报到入学学生的学号、院系、班级信息。在录取数据库中添加xh，xsh，bh 3列，将报到入学学生的信息复制到Sheet2表中并重命名为“录取数据”，以考生号为唯一检索条件进行查询，在录取数据库表中xh字段首行单元格中插入VLOOKUP函数，编辑公式为：=VLOOKUP（A2，报到学生基本信息库！$A$2：$H$1354，2，0），如图3所示。利用自动填充完成所有数据的提取，用同样的方法完成院系和班级信息的提取，“#N/A”为未报到学生，可以通过自动筛选功能将其全选删除。将表格转换为DBF格式并导入到注册库中上传至“学信网”即完成新生学籍电子注册工作。

    2.2 利用IF函数进行数据比对

    对于二级学院上报数据正确与否可以通过IF函数进行判断。

    具体操作为：在“报到学生基本信息库”中同样利用VLOOKUP函数来提取录取库中学生的信息，比如身份证号。在“报到学生基本信息库”表中添加“数据提取”“比对”两个字段。在单元格中插入IF函数，编辑公式为：=IF（C2=I2，“同”，“不同”），如图4所示，以此类推可以比对其他信息。

    3 結语

    完善的电子注册制度可以有效保障国家学历制度的严肃性，方便学校、毕业生以及用人单位网上查询和验证。电子注册工作如果靠人工筛选、比对不仅花费时间长而且不能保证数据的准确性，利用Excel函数可以做到复杂工作简单化，提高工作效率。Excel函数较多，人们在日常工作中可以有针对性地使用各种函数，能方便快捷地获取所需数据，减少人为因素的误差，达到事半功倍的效果。

    [参考文献]

    [1]中华人民共和国教育部.高等学校学生学籍学历电子注册办法[Z].教学〔2014〕11号，2014.

    [2]牟雨婷.电子表格函数在高校学籍管理中的应用研究[J].中国教育信息化，2015（17）：50-52.

    Abstract：College Student Electronic Registration Method， promulgated and implemented by the Ministry of Education， which provides guarantee for enrollment behavior supervision of colleges and universities， student management and the healthy development of higher education innovation， and realizes the standardization and information management of student academic information， establishes and improves student information database in colleges and universities. How to quickly register student information in a short period of time and ensure the accuracy of data is a difficult task for university faculty. This article mainly uses Excel function to carry out information processing， analysis and statistics and data extraction in electronic registratio， so as to reduce workload and improve work efficiency.

    Key words：electronic registration； function； management of student academic information