浅议科学事业单位内部控制信息化建设

    丁玮峦

    摘要：2012年财政部颁布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，2014年1月1日起实施，至2017年，各科学事业单位内控制度建立已经初具规模，部分单位编写“内控手册”、成立内控委员会或内控部门，内控在形式上、制度上不断健全。但内控管理发展到一定程度，想要走的更远，充分发挥内控的作用，实现内控的目标，只建立在制度层面，将制约内控的发展，不能充分发挥其作用、实现其目标。必须提高技术层面，与制度、政策层面相互补充。内控信息化的建设，就是内控技术层面的体现。文章就科学事业单位内部控制信息化的必要性、主要内容、科学事业单位内控信息化建设中存在的问题及对策进行了阐述。

    关键词：科学事业单位；内部控制；信息化建设；壁垒

    一、科学事业单位内部控制信息化的必要性

    科学事业单位内部控制信息化是通过先进的网络、软件等技术，把内控流程化、技术化从而提高管理效率，降低管理成本、提供内控技术支持，把内控作用充分发挥，使内控从制度层面落实到执行层面。

    （一）降低运行成本

    科学事业单位具有其独立的特性，兼具公益性。人员构成比较复杂，有编制人员、合同制等人员，需要不同口径管理。资金来源渠道多样，有财政拨款、单位自筹、企业联合开发等途径。科学事业单位承担各级课题、基金、平台，拥有大量专利知识产权，科研开发，成果转让。各种课题、基金、科研开发就有周期性、延续性、规模性、保密性。以上复杂的人员结构、多元化资金渠道、复杂的业务工作，没有科学、现代化的内控信息化管理，将在整个科研单位形成管理的瓶颈，不能有利的协助科研团队。有效的内控信息化管理将降低运行成本，为内控提供有力的数据支持。

    （二）减少错误、避免舞弊

    内控信息化建设是内控的利剑，使内控落实到行动，实现由权控改变为岗位职责控制。更有效的减少和消除人为操纵的因素。信息化内控建立，打破了原有内控体系的控制模式，全员参与，最大限度的控制单位业务及其过程，提高管理的信息的集成度、流转速度和透明度，避免不合理的人为控制，使事后适时的内控控制模式向事前、事中、实时控制转变，从而有效提高内控质量，实现内控目标，减少错误，避免舞弊。

    （三）提供更加便利及时的管理运行模式

    信息化建设充分体现了时效性，不受人员、地点、时间的限制，尤其是近几年手机APP的开发，为信息化建设实现移动办公，实现实时办公。

    二、科学事业单位内部控制信息化建设的主要内容

    （一）环境建设

    科学事业单位内控信息化建设的前提是环境建设。环境的建设包括政策层面和人员层面。

    1. 政策层面。政策层面的支持，是科学事业单位内控信息化建设的原动力。科学事业单位不同于企业，企业内控建设的原动力是提高经济效率，减少成本，增加利润。科学事业单位人员经费、科研经费都是财政拨款，原动力不同于企业，缺少主动性，必须政策层面的要求，才能启动信息化建设，才会有经费进行信息化建设。

    2. 人员层面。只有科研事业单位高层管理人员和科研人员对内控信息化建设得到认可，形成统一的认知，内控信息化建设和运行才有效。科学事业单位的高层管理人员对内控信息化的态度，决定着内控信息化建设的执行力度。科研人员对内控信息化的认可、支持才能使内控信息化建设执行顺畅。

    只有大环境得到认可，才能推动内控信息化在事业单位的实施。

    （二）人员建设

    科学事业单位的信息化人员建设，是信息化建设的基础，需要专业的信息化电脑软件技术人员、政策管理方面的人员和科研方面的专业技术人员有机结合。

    1. 技术研发、操作人员。事业单位内部控制信息化整个建立运行期间，前期平台的建设需要专业的软件开发人员，运行过程中需要专业的程序操作人员，后期需要专业的维护、更新人员。整个过程对网络技术、办公软件等操作人员的要求很好。

    2. 政策管理方面人员。科学事业单位受政策影响，内部控制管理有特定的要求，如：仪器采购等需要进行政府采购，这些政策的管理人员必须与信息化建设运行的技术人员建立好沟通方式，在内控信息化建设运行过程中与政策相结合，设定好内控程序。政策的管理人员同时具有对内控信息化操作人员的监管职能、评价职能，内控信息化运行的有效性通过政策管理人员进行评价。

    3. 科研人员。科学事业单位内控信息化建设就是让管理人员更好的服务于科研人员，为科研工作提供更好的数据、技术支持，因此，科学事业单位内控信息化建设离不开科研人员的参与。根据科学事业单位的独特性，课题等方面的研发，从立项到实施再到最后的结题和绩效评价都具有学术专业性，没有科研人员投入到内控系统，内控从源头就都是不专业，没有针对性的，起不到内控的作用。

    三方面的复合性人才或相关人才具备，科学事业单位内控信息化人员建设才建立。才能从技术层面、管理层面、业务层面对信息化内控进行实施。

    （三）技术建设

    1. 软件：内控信息化操作软件是科学事业单位内控信息化建设的核心。软件的研发除具备通用的管理层面的研发外，还要根据科学事业单位的科研特点，对科研经费进行网络管管理，对科研课题成本考核、绩效评价、数据采集提供更加直观、量化的数据支持。

    2. 硬件：电子化设备、网络覆盖构架、数据存储等设备的配备、建设是内控软件系统得以应用的硬件设备支持。信息化软件运行是否畅通有利，离不开与之相配备的硬件支持。

    适合自身管理运行模式的内控信息化软件和硬件是内控信息化建设的重点、难点。需要前期投入大量的人力、物力进行前期研发，后期需要不断地完善、维护。

    环境建设、人员建设、技术建设三个方面构成科学事业单位内控信息化建设的基石，三方面相互关联、制约，涉及到科学事业单位的方方面面，合理把控好這些方面，将使科学事业单位内控信息化建设在科学事业单位运行。

    三、科学事业单位内部控制信息化建设中面临的主要问题

    （一）科学事业单位对内控信息化建设不重视

    1. 对内控认识不足

    内部控制的施行，在各个科学事业单位的进展层次不同，认识程度不同。有的单位停留在规章制度等条例性建设层，有的单位只把内控限制在财务控制方面，没有全面了解内控。内控是领导领军，财务牵头，全员参与。很多科研人员认为内控是与科研无关的事情，殊不知，内控信息化建设好，是提高科研团队效率的有利保障。

    2. 对内控信息化建设没有概念

    现阶段许多科学事业单位对内控信息化建设没有概念，了解很少。殊不知，内控信息化建设是内控更高层面的技术要求，是使内控从制度层面落实到技术层面的具体表现，是制度和技术层面的共同发挥作用的集合，两者建设完备才能充分发挥内控的作用。

    3. 没有认识到内控信息化建设的优越性

    科学事业单位信息化建设成功，将节约大量的人力管理成本。许多流程将通过网络实现，节约时间。系统化、程序化的管理将大量减少人为因素，防止舞弊现象的发生。信息化的建设，大量的数据通过信息化设备管理，对科学事业单位进行数据的整理、提前提供数据支持。信息化建设对科学事业单位是一劳永逸的工作。

    （二）缺少专业信息化内控人员

    内控信息化建设，人员的需求是信息化建设面临的重要问题。科学事业单位人员编制有限，特别是科学事业单位，对专业技术人员的需求还达不到满足，不可能引进专业的或者专职的人员进行内控信息化建设。在现有管理人员中进行内控信息化建设，绝对不是容易的事，这对管理人员的专业要求相当高。

    内控本身就是把握单位内部管理漏洞、舞弊等现象的工作，所以内控管理人员，尤其是内控信息化管理人员，必须具备良好的职业道德、人生观、价值观，具备专业的职业素养，对内控信息化管理中的不足及时维护，不能形成空设，发挥不了内控信息化的作用。

    （三）资金方面、技术层面存在壁垒

    1. 资金方面：内控信息化软件研发、硬件建设和日常维护、运行，对资金需求量较高。科学事业单位资金依赖于财政拨款，专门拿出资金进行内控信息化建设而非专业领域的投入，存在相当大的困难。

    2. 技术层面：现阶段，企业信息化建设已经初具规模，但针对科学事业的单位的内控信息化系统很少。并且科学事业单位每个单位科研立项的角度不同，从原材料采购、仪器的需求、成本的核算、成果的转化、项目的审核都具有其独特性，需要针对每个单位建立独特的适应本单位自身情况的内控信息化管理操作系统。

    综上所述，现阶段科学事业单位内控信息化建设刚刚起步，政策、认知、人员、技术存在很大的不足，没有形成规模和产业。

    四、对策

    （一）提高对科学事业单位内控信息化认识，充分体现内控信息化优越性

    科学事业单位应把内控、内控信息化建设工作作为长期的任务，不是一时的任务。定期、分批组织各个层面的人员参加专门的内控培训，掌握最新动态和政策，从政策层面提高认知。

    组织单位内控相关人员，到其他内控信息化建设较好的单位参观、学习、交流。我国现阶段科学事业单位内控信息化建设刚刚起步，但企业内控信息化起步较早，有的企业内控信息化建设已经出具规模，内控信息化在企业管理方面的优越性也充分体现。组织参观交流，对科学事业单位内控信息化建设是实践性的体验，是内控信息化运用、管理、优越性的充分体现，是科学事业单位必须进行内控信息化管理的有力证明。

    （二）把科学事业单位内控信息化人员建设提到日程

    科学事业单位内控信息化人员建设可以根据单位自身情况，前期聘请专业内控信息化专家入驻，进行专业辅导。运行期间内控信息化人员需要不断参加培训、学习，掌握新技术。设置专职或兼职的信息化管理运行人员，合理利用现有人力资源，与现有管理岗位相融合，设置好职责权限，减少内控信息化人员管理人员舞弊现象。

    （三）结合单位自身情况，对科学事业单位内控信息化合理开发

    1. 依托专业的社会机构

    我国现阶段，许多社会机构具备内控信息化建设的能力。事业单位可以选择这种专业的团队，结合对本单位实际情况，对内控信息化建设进行研发、运行、管理。其优点是更具有专业性，而且符合内控建设的要求，由专业团队对自身不足、内控漏洞进行设置。其缺点资金需求量大，日后维护受开发单位限制。

    2. 自主开发

    大型的科学事业单位自身拥有专业的信息化部门，具备自主研发内控信息化平台的能力。可以根据单位自身情况合理建设内控信息化平台。中、小型科学事业单位可以依托同行业或具备自主研发的科学事业单位共同联手开发内控信息化平台。自主研发前期投入、摸索可能很困难，但单位拥有自主权，后期的维护、运行成本低。自主研发，需要单位自身具有很高的内控意识，敢于发现自身管理漏洞。

    3. 合理利用现有资源

    对于资金规模、信息化技术有限的科学事业单位可以合理利用单位现有资源。科学事业单位在预算、采购、资金支付、决算、资产管理等方面建立了完善的网络体系，财务管理软件、人事管理软件、公务卡结算业务、网上银行等配套软件的合理运行、管理，能满足科学事业单位内控管理的许多方面。但现有资源比较零散，必须进行专业的整合管理。利用现有资源投入少、见效快，但只是满足当前管理的要求，不能充分体现内控信息化的优越性。

    科学事业单位信息化建设不是一蹴而就的，需要在不断地摸索中前进，但科学事业单位的内控信息化建设势在必行。

    参考文献：

    [1]王永德，李艳秋.会计信息化下事业单位内部控制问题研究[J].财经界（学术版），2015（04）.

    [2]郭利娜.浅议科学事业单位内部控制的现状及改进措施[J].中国高新技术企业，2015（09）.

    （作者單位：山东省医学科学院药物研究所）