城市建设档案馆社会服务功能提升初探

    马媛媛

    摘要：城市建设档案馆提供社会服务功能的价值体现在城市规划和领导决策、工程设计和施工、文化教育和学术研究以及为社会提供法律凭证四个方面。本文从提供查阅服务，开展编研和举办展览以及档案网站三方面深入分析目前国内城市建设档案馆现状。提出通过加强城建档案法制建设，不断丰富馆藏资源；深入挖掘馆藏做好编研，结合现有资源不断创新服务方式；及时更新软硬件设施，做好网络建设工作以提升社会服务功能。

    关键词：城市建设档案馆社会服务档案馆工作

    城建档案馆主要保存具有永久和长期保存价值的城市勘测、城市规划、市政公用设施工程、城市管线工程、工业和民用建筑工程、人防工程及城建科研等方面的档案。这些档案是城市规划、建设及其管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据。

    随着近年我国城市建设飞速发展，如何根据社会需求挖掘馆藏、利用现代科技充分发挥城建档案的社会服务功能，已成为城建档案馆面临的一项新课题。本文就城建档案馆社会服务功能的体现、实践现状及改进对策进行分析阐述。

    一、城建档案馆社会服务功能的主要体现

    城建档案馆社会服务功能是指城建档案馆通过多种形式和手段为单位或公民提供馆藏各个时期，各种类型、载体、内容的城建档案，以满足社会各方面的利用需求。随着城市规划、建设及管理的发展和人们对城建档案作用的认识，城建档案的社会价值得以发掘，主要体现在以下几个方面。

    （一）为城市规划和领导决策提供服务

    充分发挥城建档案的价值有助于辅助城市规划建设，有利于提高工作效率和管理水平。很多城建档案馆为城市规划提供了大量的原始材料，为建设民族传统和时代精神新城市做出重要贡献。例如，2016年北京市东城区和西城区开展城市整治工作，根据城建档案馆提供的900余卷规划审批档案，北京市多部门联合执法，对“私搭乱建”“开墙打洞”等现象予以整顿，规范城市布局，优化生活环境，城建档案为打造和谐宜居之都做出贡献。

    （二）为工程设计和施工提供服务

    城市大部分工程在设计和施工过程中需要城建档案作为参考和依据，充分发挥城建档案的价值可为设计和施工提供准确的资料，为设计和施工过程节省时间，提高工作效率。例如，2015年兰州市轨道交通2号线工程进入初步设计，城建档案馆为甘肃铁道综合工程勘察院有限公司提供了相关路段的雨污水及天然气管道图纸资料，确保工程顺利实施[1]。又如，2011年杭州市武林路昌化路口地块在改造过程中由于缺乏图纸，施工队不敢擅自开挖，城建档案馆为杭州铭都房地产开发有限公司提供了室外管网综合图，为工程实施提供了档案依据[2]。

    （三）为文化教育和学术研究提供服务

    城建档案对人类社会文化的积累、传播、发展与进步发挥着重要的作用。充分发挥城建档案价值有助于进行文化的宣传，让更多人通过城建档案学习到更多的知识。很多学术研究也需要城建档案提供相关信息作为有力依据和数据支撑。例如，2017年上海市城建档案馆主办的《图迹：从城建档案回望外滩建筑百年》展览，展出了城建档案馆多年来拍摄、征集和编研的成果，使更多的人了解了上海[3]。又如，2010年杭州市城建档案馆为杭州市文物保护管理所课题组提供了民国时期1∶1000000的地形图和解放初期杭州市的1∶500地形图，这套图纸对课题组研究临安城范围的发展变化有重要的借鉴意义[4]。

    （四）为社会各界提供法律凭证

    城建档案是城市建设过程中形成的原始记录，其真实性、可靠性强，是令人信服的真凭实据。由城建档案馆出具的盖有档案查询章的文件材料，具有法律效力。例如，2016年北京积水潭医院因资料不齐全至今无法办理《不动产产权证书》，城建档案馆为其提供了32项规划许可文件及图纸，为积水潭医院的产权办理工作提供了重要的档案凭证[5]。又如，2011年温州市为开展六城联创，对违章建筑进行拆除。汀岙村村民由于房产登记未及时办理，急需查询私人住宅审批档案以办理房产证，城建档案馆为该村民及时提供了生态园审批档案，保障了村民的合法权益[6]。

    二、城建档案馆社会服务工作现状及其分析

    （一）查阅服务

    查询利用服务是档案管理“收、管、用”中最后的环节，直接体现档案价值。我国城市发展迅速，需要查阅城建档案的人越来越多，以下以北京市城建档案馆为例分析2004年-2017年档案查询服务现状。

    从以上数据变化可以看出：2004年-2007年馆内利用档案人次和卷数每年相差不大，从2008年开始，查档人次和调卷数量开始显著增加，笔者认为主要有两种原因，其一是2008年奥运工程竣工后大量档案移交进馆，使得馆藏资源更丰富，可提供社会利用的档案资源也随之增加；其二是2008年我市现代国际城市基本框架已经构成，将着力于打造现代化北京新城。2009年-2017年間到馆利用人次和利用档案卷数持续处于高位，成为一种常态。

    由此可以看出，城市的发展会催生大量城建档案的形成，这些档案使得馆藏资源得以丰富，而丰富的馆藏资源又为城市发展提供有力保障，二者相辅相成。

    目前，北京市城建档案馆每天前来查档的利用者中，约有2-3人次获取不到相关档案信息。虽然利用者所查询的工程项目档案大部分属于进馆范围，但由于各种原因造成档案没有进馆，无法为利用者提供服务。存在这一现象的主要原因是相关法律法规不完善。此外，我国大部分城建档案馆只接收纸质档案进馆，接收形式的单一在一定程度上影响了馆藏资源的丰富。

    （二）开展编研和举办展览

    我国各城建档案馆都会开展编研工作，通过对馆藏资源的深入研究，编辑汇总成更有利用价值的档案资料，使之更好地为城市建设服务。北京市城建档案馆的《北京城市总体规划档案资料汇编》将北京自20世纪50年代至今的四次编修规划资料分别进行收集和汇总，为北京城市规划工作资料的查找提供了便利。此外，天津、杭州和重庆的城建档案馆将馆内编研成果上传到网站，扩大了成果宣传利用的范围。目前，部分城建档案馆的编研成果内容缺乏新意，无法吸引公众视线，并且大部分城建档案馆对编研成果的宣传手段不多，以至成果不能被外界知晓，影响社会服务价值的体现。

    全国各城建档案馆均会不定期举办城建展览，内容多以城市建设为主题。如北京市城建档案馆2015年举办的“北京市旧城中心区历史照片展览”，在6月9日国际档案馆日的参观人数达到了千余人。除实体形式的展览外，大部分城建档案馆会将展览内容挂接在官方网站进行网上展出。但目前仍有很多城建档案馆举办的档案展览存在更新周期长、宣传不到位等问题。

    （三）开设档案网站

    我国大部分城市的城建档案馆已开设了自己的门户网站，但部分城市的城建档案馆网站无法打开；部分城建档案馆并没有开设网站，但网络上出现了山寨网站，对利用者造成误导。

    目前开通网站的城建档案馆除了包括常规的馆内信息简介、工作动态、法律法规和相关表格下载等功能外，网站的一些增值功能也提升了网站的服务功能。下表是随机抽选的已经开通且具有增值功能的城建档案馆网站。

    笔者认为，网站中的增值功能最能体现服务价值，例如在线查档功能，可以让利用者足不出户在家就能查询到城建档案馆里是否有自己需要的档案。目前一些城建档案馆网站的增值功能尚不成熟，如北京和重庆的城建档案馆网站虽具有在线服务功能，但不能正常使用。

    三、提升城建档案馆社会服务功能的对策

    （一）加强城建档案法治建设，不断丰富馆藏档案资源

    1.加强城建档案法治建设，提高档案入馆率

    涉及接收城建档案进馆的相关法律主要包括国家档案局印发的《城市建设档案归属与流向暂行办法》（档发字〔1997〕20号），建设部发布的《城市建设档案管理规定》（中华人民共和国建设部令第90号）和全国各省、自治区、直辖市人民政府建设行政主管部门以此为依据制定的实施细则。

    《北京市城市建设档案管理办法》（北京市人民政府令第129号）中虽然对未按期移交的单位提出了惩罚措施，但仍存在两种情况直接导致档案没有进馆，一是规划行政管理部门没有设定执行此办法的执法部门，导致处罚无人实施；二是办法中的惩罚措施不足以对某些单位产生警示作用，导致档案的延迟进馆。笔者建议针对这两种情况对办法进行修改，加大惩罚力度，并明确执法和监督执法部门，加入对行政管理部门执法时效的要求。这样可以大幅度提高档案进馆率，对丰富馆藏有直接的帮助。

    2.接收多种形式的档案资源入馆

    接收多种形式的档案进馆可丰富馆藏形式，目前全国大多数城建档案馆只接收纸质档案，进馆后再进行数字化加工。上海和广州的城建档案馆已经开始接收BIM形式的电子文件，北京城建档案馆声像部门也开始接收BIM形式的声像资料。如能开拓进馆档案的形式，不仅可减少数字化的工作量，也可丰富馆藏内容的载体形式。

    （二）深入挖掘馆藏资源，不断创新服务方式

    1.编研内容的创新

    编研内容的创新可结合城市建设工作和社会热点问题开展，如将历次城市规划内容汇编成册，供利用者参考；将新中国成立以来的旧城风貌和现代城市的繁华景象编辑成画册，让更多的人了解城市的发展过程；围绕城市整顿工作的开展，记录全部过程，整理编辑成图书或画册，记录城市的发展。

    2.服务形式的创新

    服务形式的创新可结合网络平台扩大成果展现形式，例如开通微博发布新出台的政策文件和馆内最新动态；开通微信公众平台，实行网上预约办公或在线咨询服务；使用百度网盘，将已经公开开放的信息放到网盘上，利用者可事先在线预览信息；结合馆藏内容打造VR眼镜体验区，让人身临其境的体会城市发展变迁的过程。

    （三）及时更新软硬件设施，做好网络建设工作

    随着计算机和网络应用技术的推广，按照以往的纸质档案管理模式已经不能适应时代潮流，馆内大量的纸质档案需要通过数字化扫描上传到内网系统。及时更新软硬件设施，不仅可以提高工作效率，也能使数字化质量得以提升。

    网络建设分为馆内内部网络和对外门户网站。馆内日常办公早已离不开内网的辅助，收集日常工作中内网出现的问题，及时升级办公模块可使内网系统更加完善。至于完善对外门户网站，笔者认为可先从网页基本模板做起。首先，应根据本馆情况和所能提供的社会服务类型充实网站内容，做到内容简洁易懂。其次，应根据本馆专业性的特点，将城市历史、现状和发展趋势制作成新版块，供利用者阅览，并欢迎社会各界上传文字、图片以及视频资源。最后，应开通即时网上办公，例如线上问答，视频通话等功能，方便利用者查找信息。针对目前城建档案网站存在的山寨网站的情况，应当对已开通的网站进行官方认证，并联系相关部门查处山寨网站。

    四、结语

    提高城建档案館社会服务功能需要从城建档案立法、执法环境改善，夯实馆藏档案基础、创新开发利用工作等方面下工夫。同时，城建档案馆因其自身的专业性，需要多方面的专业人才，应贯彻落实十九大报告提出的建设高素质专业化干部队伍的要求，努力提高干部专业素质，从而为进一步提升城建档案馆服务水平提供保障。

    注释及参考文献：

    [1]兰州市城建档案馆网站.工作动态.http：//www. lzcjda.com/2017-12-02.

    [2]杭州城建档案网.新闻动态.http：//www.lzcjda. com/2017-12-02.

    [3]今日头条.社会.https：//www.toutiao.com/2017-12-02.

    [4]杭州城建档案网.新闻动态.http：//www.lzcjda. com/2017-12-02.

    [5]王硕.档案馆二室为积水潭医院不动产办理工作提供档案服务[J].北京城建档案馆工作简讯，2016（11）：1.

    [6]温州市城市建设档案馆网站.工作动态.http：// www.wzcjda.net/.[2017-12-02].

    作者单位：北京市城市建设档案馆