室藏档案数字化存在的问题及对策

    张宁

    摘要：当前，各级国家综合档案馆都在实施馆藏档案数字化工程，部分档案馆已经实现了馆藏档案数字化率100%的目标。但很多基层立档单位的档案数字化工作刚起步，还存在一些问题，解决好立档单位室藏档案数字化问题，是当前档案行政管理部门的重要任务，也是实现“馆室一体化”的重要前提。

    关键词：室藏档案档案数字化档案管理

    2013年10月，国家档案局提出在15年内全面实现“存量数字化，增量电子化”战略目标。在“存量数字化”方面，几乎所有国家综合档案馆都已经部署实施，但作为国家档案资源体系基础的基层单位档案室，档案数字化工作还刚起步，在实施过程中还存在一些亟待解决的问题，需研究相应的对策。

    一、室藏档案数字化存在的主要问题及原因分析

    （一）对室藏档案数字化工作认识不够，造成室藏档案数字化进展缓慢

    一是，地方档案行政主管部门对开展室藏档案数字化工作积极性不高。目前，地方档案行政主管部门把重点放在了馆藏档案数字化工作上，对室藏档案数字化的推进力度不够，缺少统一规划和政策支持。二是，基层档案部门室藏档案数字化积极性不高。在基层档案部门，因室藏档案数量相对较少，服务对象固定，且档案查阅利用率不高，采用传统的管理模式仍然能够应对，因此，基层档案部门并没有太多开展室藏档案数字化工作的积极性。三是，基层档案部门存在畏难情绪。开展档案数字化工作需要一定的人力、物力支持，一些重要的业务部门，如人力社保局、民政局等单位，年产生档案数量达20-30万页，且累积数量较多，数字化工作需要大量的人力物力投入。

    （二）档案数字化协调机制不够健全，造成档案数字化进度不统一、内容不规范

    第一，各级国家综合档案馆都制定了明确的数字化任务和实施步骤，但基层档案室却缺少这么明确的要求，这是导致馆、室藏档案数字化进度不统一的主要原因。第二，馆、室藏档案数字化目标不统一，部分自行开展室藏档案数字化的单位，其工作对象主要是日常业务档案，如工商、房管、人才等档案，需要移交进馆的具有永久、长期保管期限的档案却没有进行数字化。第三，由于没有统一的档案数字化协调机制，导致室藏数字化标准规范与有关的业务要求不一致。在开展室藏档案数字化过程中，难免会遇到档号项设置不规范，案卷级和文件级条目录入不完善等业务问题，造成档案数字化工作“两张皮”现象，基层单位数字化成果难以与档案馆有效对接。

    （三）档案信息安全存在隐患，造成基层单位档案保管部门顾虑较多

    在传统档案管理中，档案实体安全较容易掌控。但经过数字化后，由于电子档案的易复制和易修改等特性，使档案管理控制难度加大。特别是部分单位存在档案工作人员变动频繁、档案库房安全措施不到位等问题，档案信息外泄风险加大。此外，由于电子档案对存储硬件的依赖较为严重，如果存儲设备性能不稳定，则易造成数据信息的丢失，软件系统也容易遭到木马或其他病毒的破坏，使档案信息面临被窃取、篡改、泄露的风险。

    （四）档案信息化人才队伍建设力度不够，造成档案数字化人力资源成本倍增

    目前，基层单位档案信息化人才队伍建设情况不容乐观。一是，档案员更换频繁，培训压力大。以笔者所在地区为例，全区共有基层立档单位100余家，每年更换档案员20余个，档案行政管理部门不仅要对新档案员进行档案现代化管理培训，在开展室藏档案数字化过程中还需多次进行实地指导，人力资源占用较多。二是，档案信息化知识储备不足，难以适应档案现代化管理需求。据统计，目前基层单位专职档案员比例不足50%，专职档案员中45岁以上的占80%左右，专、兼职档案员对档案信息化建设存在畏难情绪，档案信息化队伍建设及培训力度等方面还需加强。

    二、解决室藏档案数字化问题的应对策略

    （一）开展试点，以点带面，提高立档单位对室藏档案数字化的认识

    提高对室藏档案数字化工作的认识，必须转变思想，通过示范带动，充分发挥档案数字化带来的便捷与高效。以笔者所在地区为例，2014年，区档案局将两个镇档案室作为档案数字化试点，开展了基层档案数字化工作。两个镇档案室共计扫描档案6800余卷/件，3.4万页，在村委换届、村干部补贴发放和党员管理等实际工作中实现了档案快速查阅服务，实现了不进库房即可查阅档案目录及原文，查阅速度大幅提高，一改过去“钻进档案库房查档案”的低效查阅方式。在试点单位的带动下，在区档案行政管理部门的组织引导下，2016年，全区完成了剩余16个乡镇、街道的档案数字化工作，基层单位数字化总量达到40.6万页，291GB。

    （二）任务明确，标准统一，确保室藏档案数字化成果共建共享

    开展室藏档案数字化工作，需遵循“统筹规划、分步实施、资源共享、确保安全”原则，体现“三个统一”的要求。即统一业务标准，用档案信息化建设标准重新审视现行的档案业务流程，将档案数字化思想深入到文件材料形成、收集、鉴定、整理、保管、利用等多个环节，确保档案业务规范与数字化建设相辅相成、互相促进；统一操作平台，采用统一的档案管理平台或规范的档案管理软件，从网络和终端配套、数据库建设、安全策略、数据迁移等方面协调一致，确保数字化成果能够实现共建共享；统一管理制度，制定并认真落实基层档案数字化规范，优化工作流程，确保室藏档案数字化成果的真实性、可用性和规范性，确保档案数字化成果能够与档案馆无缝对接，实现共建共享。以笔者所在地区为例，档案行政管理部门把基层单位室藏档案数字化工作列入了“十三五”规划，提出了“基层单位室藏档案实体与数字化副本同时进馆”的硬目标，制定并完善了《基层档案室数字化技术标准》《档案数字化工作安全保密制度》等规范。通过一系列措施的实施，明确了室藏档案数字化责任与目标，为实现“馆室一体化”奠定了基础。

    （三）强化监督，狠抓管理，确保档案数字化成果应用平台的运行安全

    首先，对于重要的档案信息资料以及数据文件，应该进行多次备份处理，并置于不同的存储设备或者数据库之中进行保存。如，基层单位办公电脑保存一份，移动硬盘备份一份，刻录光盘一份，移交档案馆备份一份。其次，对于档案数字化管理的网络环境应该进行净化处理，通过安装安全防护软件，并设置好防火墙的访问设置等措施，避免由于病毒或者是木马程序造成数据库的破坏。第三，对于涉密文件进行解密处理，如未到解密期限，应按照保密规定单独进行扫描与存储，避免泄密事故的发生。

    （四）转变思想，开拓创新，建立适应档案管理现代化的档案人才培养机制

    当前，档案管理正由传统纸质材料向档案信息管理转变，档案工作人员必须加强学习，更新专业知识。一是，要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术的档案管理人才。二是，提高现有档案工作人员的信息化知识水平，通过参加电子档案管理、计算机技术、数字通信技术等培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状。三是，丰富学习途径，利用互联网、移动终端等现代化手段，积极开展档案信息化数字化培训、研讨与交流，为基层档案工作者提供便捷的学习渠道。

    参考文献：

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    [4]刘美静.档案工作的发展趋势及档案数字化建设[J].山西档案，2007（s1）：66-67.