室藏档案数字化存在的问题及对策

    张宁

    摘要:当前,各级国家综合档案馆都在实施馆藏档案数字化工程,部分档案馆已经实现了馆藏档案数字化率100%的目标。但很多基层立档单位的档案数字化工作刚起步,还存在一些问题,解决好立档单位室藏档案数字化问题,是当前档案行政管理部门的重要任务,也是实现“馆室一体化”的重要前提。

    关键词:室藏档案档案数字化档案管理

    2013年10月,国家档案局提出在15年内全面实现“存量数字化,增量电子化”战略目标。在“存量数字化”方面,几乎所有国家综合档案馆都已经部署实施,但作为国家档案资源体系基础的基层单位档案室,档案数字化工作还刚起步,在实施过程中还存在一些亟待解决的问题,需研究相应的对策。

    一、室藏档案数字化存在的主要问题及原因分析

    (一)对室藏档案数字化工作认识不够,造成室藏档案数字化进展缓慢

    一是,地方档案行政主管部门对开展室藏档案数字化工作积极性不高。目前,地方档案行政主管部门把重点放在了馆藏档案数字化工作上,对室藏档案数字化的推进力度不够,缺少统一规划和政策支持。二是,基层档案部门室藏档案数字化积极性不高。在基层档案部门,因室藏档案数量相对较少,服务对象固定,且档案查阅利用率不高,采用传统的管理模式仍然能够应对,因此,基层档案部门并没有太多开展室藏档案数字化工作的积极性。三是,基层档案部门存在畏难情绪。开展档案数字化工作需要一定的人力、物力支持,一些重要的业务部门,如人力社保局、民政局等单位,年产生档案数量达20-30万页,且累积数量较多,数字化工作需要大量的人力物力投入。

    (二)档案数字化协调机制不够健全,造成档案数字化进度不统一、内容不规范

    第一,各级国家综合档案馆都制定了明确的数字化任务和实施步骤,但基层档案室却缺少这么明确的要求,这是导致馆、室藏档案数字化进度不统一的主要原因。第二,馆、室藏档案数字化目标不统一,部分自行开展室藏档案数字化的单位,其工作对象主要是日常业务档案,如工商、房管、人才等档案,需要移交进馆的具有永久、长期保管期限的档案却没有进行数字化。第三,由于没有统一的档案数字化协调机制,导致室藏数字化标准规范与有关的业务要求不一致。在开展室藏档案数字化过程中,难免会遇到档号项设置不规范,案卷级和文件级条目录入不完善等业务问题,造成档案数字化工作“两张皮”现象,基层单位数字化成果难以与档案馆有效对接。

    (三)档案信息安全存在隐患,造成基层单位档案保管部门顾虑较多

    在传统档案管理中,档案实体安全较容易掌控。但经过数字化后,由于电子档案的易复制和易修改等特性,使档案管理控制难度加大。特别是部分单位存在档案工作人员变动频繁、档案库房安全措施不到位等问题,档案信息外泄风险加大。此外,由于电子档案对存储硬件的依赖较为严重,如果存儲设备性能不稳定,则易造成数据信息的丢失,软件系统也容易遭到木马或其他病毒的破坏,使档案信息面临被窃取、篡改、泄露的风险。

    (四)档案信息化人才队伍建设力度不够,造成档案数字化人力资源成本倍增

    目前,基层单位档案信息化人才队伍建设情况不容乐观。一是,档案员更换频繁,培训压力大。以笔者所在地区为例,全区共有基层立档单位100余家,每年更换档案员20余个,档案行政管理部门不仅要对新档案员进行档案现代化管理培训,在开展室藏档案数字化过程中还需多次进行实地指导,人力资源占用较多。二是,档案信息化知识储备不足,难以适应档案现代化管理需求。据统计,目前基层单位专职档案员比例不足50%,专职档案员中45岁以上的占80%左右,专、兼职档案员对档案信息化建设存在畏难情绪,档案信息化队伍建设及培训力度等方面还需加强。

    二、解决室藏档案数字化问题的应对策略

    (一)开展试点,以点带面,提高立档单位对室藏档案数字化的认识

    提高对室藏档案数字化工作的认识,必须转变思想,通过示范带动,充分发挥档案数字化带来的便捷与高效。以笔者所在地区为例,2014年,区档案局将两个镇档案室作为档案数字化试点,开展了基层档案数字化工作。两个镇档案室共计扫描档案6800余卷/件,3.4万页,在村委换届、村干部补贴发放和党员管理等实际工作中实现了档案快速查阅服务,实现了不进库房即可查阅档案目录及原文,查阅速度大幅提高,一改过去“钻进档案库房查档案”的低效查阅方式。在试点单位的带动下,在区档案行政管理部门的组织引导下,2016年,全区完成了剩余16个乡镇、街道的档案数字化工作,基层单位数字化总量达到40.6万页,291GB。

    (二)任务明确,标准统一,确保室藏档案数字化成果共建共享

    开展室藏档案数字化工作,需遵循“统筹规划、分步实施、资源共享、确保安全”原则,体现“三个统一”的要求。即统一业务标准,用档案信息化建设标准重新审视现行的档案业务流程,将档案数字化思想深入到文件材料形成、收集、鉴定、整理、保管、利用等多个环节,确保档案业务规范与数字化建设相辅相成、互相促进;统一操作平台,采用统一的档案管理平台或规范的档案管理软件,从网络和终端配套、数据库建设、安全策略、数据迁移等方面协调一致,确保数字化成果能够实现共建共享;统一管理制度,制定并认真落实基层档案数字化规范,优化工作流程,确保室藏档案数字化成果的真实性、可用性和规范性,确保档案数字化成果能够与档案馆无缝对接,实现共建共享。以笔者所在地区为例,档案行政管理部门把基层单位室藏档案数字化工作列入了“十三五”规划,提出了“基层单位室藏档案实体与数字化副本同时进馆”的硬目标,制定并完善了《基层档案室数字化技术标准》《档案数字化工作安全保密制度》等规范。通过一系列措施的实施,明确了室藏档案数字化责任与目标,为实现“馆室一体化”奠定了基础。

    (三)强化监督,狠抓管理,确保档案数字化成果应用平台的运行安全

    首先,对于重要的档案信息资料以及数据文件,应该进行多次备份处理,并置于不同的存储设备或者数据库之中进行保存。如,基层单位办公电脑保存一份,移动硬盘备份一份,刻录光盘一份,移交档案馆备份一份。其次,对于档案数字化管理的网络环境应该进行净化处理,通过安装安全防护软件,并设置好防火墙的访问设置等措施,避免由于病毒或者是木马程序造成数据库的破坏。第三,对于涉密文件进行解密处理,如未到解密期限,应按照保密规定单独进行扫描与存储,避免泄密事故的发生。

    (四)转变思想,开拓创新,建立适应档案管理现代化的档案人才培养机制

    当前,档案管理正由传统纸质材料向档案信息管理转变,档案工作人员必须加强学习,更新专业知识。一是,要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来,如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术的档案管理人才。二是,提高现有档案工作人员的信息化知识水平,通过参加电子档案管理、计算机技术、数字通信技术等培训,使他们迅速掌握电子档案管理的技能,解决人才缺乏的现状。三是,丰富学习途径,利用互联网、移动终端等现代化手段,积极开展档案信息化数字化培训、研讨与交流,为基层档案工作者提供便捷的学习渠道。

    参考文献:

    [1]吕和顺.信息化发展给档案工作带来的挑战与机遇——在国际档案理事会东亚地区分会2014年研讨会上的报告[J].北京档案,2015(1):5-7.

    [2]史建侠.对档案数字化管理工作的几点认识[J].黑龙江档案,2014(3):165.

    [3]梁国灿.“数字档案馆室一体化”的实践与思考——以绍兴市档案局(馆)工作创新为例[J].中国档案, 2010(12):42-44.

    [4]刘美静.档案工作的发展趋势及档案数字化建设[J].山西档案,2007(s1):66-67.

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