基于全面预算管理的财务资金内部控制

潘晓芳
摘要:随着我国市场经济的不断发展,给企业带来了较大的利润上升空间,同时企业之间的竞争压力也越来越大。资金是企业长期发展的血液,因此为了提高企业的综合竞争实力,必须加强对财务资金的内部控制,通过全面预算管理来提高企业对资金的管理力度。本文从资金内部控制的基本理论出发,列举了H公司财务资金内部控制的现状,并提出了全面预算管理下加强财务资金内部控制的措施,目的在于充分发挥出全面预算管理的重要性作用,提高企业的财务资金内部控制工作的水平,保证企业资金链的安全完整性。
关键词:预算管理 財务资金 内部控制 资金管理原则
中图分类号:F810.6 文献标识码:A
资金是企业资产的重要组成部分,在企业生产经营过程中可以起到决定性的作用。但是由于资金流动性强等特点,加大了企业对财务资金的内部控制工作的难度,因此需要在全面预算管理的基础上,加强对财务资金内部控制的执行力度,这样才能保证企业资金链的安全性,科学合理地使用大量闲置资金,提高资金的使用效率,促进企业得到健康稳定的发展。
1 资金内部控制理论概述
1.1资金管理的原则
一般来说进行资金管理的过程中要坚持以下原则:
1.1.1安全性的原则
在对资金进行管理的过程中应该规避一些不确定性带来的负面影响,这样才能保证企业资金链的安全完整性。资金是企业生产经营中的重要组成部分,具备着较强的流动性,很多诈骗、贪污、挪用公款的行为经常与资金有密切的关系,因此对资金管理的过程中应该坚持安全性原则,这样可以有效地减少贪污腐败的行为发生。
1.1.2流动性的原则
资金的流动性主要是指企业在生产经营的过程中要保证资金的供给和借贷的要求,企业良好的资金流动性可以提高自身偿债的能力,保证企业资金链的完整性。
1.1.3效益型的原则
利润是企业生产经营的最终目标,因此在资金管理的过程中应该利用好闲置的资金,在控制好资金风险的基础之上,要追求资金收益的最大化,即坚持效益性的基本原则,这样才能不断地积累企业的综合竞争实力。
1.2资金内部控制的方法
企业进行资金内部控制,需要采用以下方法:
1.2.1采用不相容岗位之间的相互分离
企业在对资金进行内部控制的工作过程中,应该建立起资金岗位责任制,实现资金业务的不相容岗位之间的相互分离,主要包括:审批和执行资金的支付、资金的保管和记账、资金的记账和会计凭证审核,管理银行账目的人员要与核对银行账面人员相互分离,管理支票的人员要与管理银行账目的人员相互分离,实现资金岗位的轮岗制度。
1.2.2采用资金授权审批控制
为了提高支付资金流程的规范化,企业要建立起严谨的资金授权审批制度,将办理资金人员的工作职责和权限予以明确。在提交资金支付申请的过程中,资金的相关审批人员要对资金用途、发票、金额等方面进行仔细审核,必要时候需要附上相关经济合同、证明或原始凭证。审批人员在进行资金支付审批的过程中,需要在自身的工作权限和职责范围内进行授权和审批,同时还需对照公司组织架构,严格按照公司规定的各层级管理岗位审批资金的权限范围进行审核,对违反资金审批程序的支付一律不能审批。资金在进行授权支付审批之后,资金经办人员需要仔细审核资金支付方式、审批权限、核对发票与付款金额等,在复核了以上事项后,才能够进行资金的支付工作,如果未经过资金授权部门的审批,企业职员不能够办理相关的资金支付业务。
1.2.3预算控制
为了预测出使用资金的科学合理性,因此需要对资金进行预算控制,通过对资金进行动态的调整,实现对大量闲置资金的充分利用,达到企业资金最佳持有量的目的。在对资金进行预算编制后,企业的管理者要监督评价资金预算的执行过程,这样才能及时地发现和纠正资金执行过程中的偏差,为下期资金预算管理提供一个科学的依据。
1.3资金管理与内部控制的关系
企业员工是内部控制的核心,内部控制程序和内容是由董事会、股东会、经理层、集体员工共同实施的。通过对内部控制程序和政策的制定,可以对企业员工的行为进行规范,这是对员工行为的一种纠正和调整的过程,采用的是发现、分析、解决的方法来对资金进行管理控制。企业需要通过内部控制来实现对资金的管理,通过严格的内部控制可以实现对资金的有效管理,建立起严格的资金管理体系,资金管理与内部控制的关系是相互作用、相互影响的。
2 H公司财务资金内部控制的现状
2.1 H公司概况
H公司是一家持续发展的物业服务企业,从事物业管理、出租写字间、机动车公共停车场服务、专业承包等。随着社会经济发展,物业管理是现代化城市发展的重要组成部分。公司经过近20年的发展,在物业管理和资产管理两个方面均积累了丰富的经验,其规模发展到六个住宅小区和三幢写字楼的物业管理服务。H公司紧跟行业发展趋势,积极面对市场竞争,致力于规范化经营,全面提高物业服务管理水平,倡导主动思考,提高自身素质,努力打造企业外部形象,并结合公司自身情况,逐步推进互联网+的创新服务理念。
2.2 H公司财务资金内部控制存在的问题
2.2.1缺乏对资金预算的编制
资金预算是对企业未来经营活动中所需资金进行的周密、合理的安排,是对资金进行控制和执行的活动,资金预算涵盖了企业的各个运营环节,是一项系统复杂的工作。
从实际情况来看,H公司的预算编制人员在进行编制预算过程中,没有细化到月度,这样很难掌握资金的需求量和时点,也没有严格按照资金预算执行程序进行工作,缺少月度公司用款计划,也就无法向领导层及时反馈预算执行进度,降低了预算编制的作用。同时H公司的预算编制人员缺乏严谨的工作态度,尤其对于可控费用预算的编制,缺少数据资料支撑,导致编制资金预算的随意性较大。在编制资金预算过程中,很多情况下是参照上一年度的预算数据进行的编制,并没有从实际市场情况出发,灵活地应用零基预算的方法来编制资金预算,导致资金预算效果与实际情况出现不匹配的现象发生。虽然H公司内部设置有专门的资金预算编制部门,但此项工作过于形式化,数据指标也没有分解落实到各部门、各项目的责任人。由于公司各层级员工对于预算管理工作的不重视,资金使用疏于管理把控,预算外支出的审批流程贯彻不到底,以及财务人员不能及时反馈资金使用在预算中的序时进度和资金预算的执行情况,尤其费用支出的合理性得不到及时分析和反馈,因此资金预算编制工作也就形同虚设。
2.2.2财务资金信息系统反馈和沟通不及时
企业控制各个环节的纽带是信息系统,通过现金的信息系统可以及时、准确地获取与企业有关的市场、管理、法律等方面的信息,企业各个部门将这些信息加以利用后,可以建立起一个收集、加工、整理的信息系统。H公司虽然配有相关物业管理软件,但缺乏对其功能的研究及深度开发利用,使得公司各层级员工的信息无法达到及时共享,尤其对于物业收费项目的收费率不能及时反馈到业务人员。
2.2.3财务资金监督执行力不足
全面预算管理下严格的内部监督是保证财务资金内部控制的重要手段,通过有效性的监督可以提高财务资金内部控制的合理性和健全性,这样也可以及时地改进财务资金内部控制工作中的不足之处。但是从实际情况来看H公司并没有建立起完善的审计制度,内部并没有设立专门的审计部门来监督财务资金的使用情况,也没有配备专门的审计人员来进行审计工作。对财务资金的内部控制还是采用事后监督的方法,只是在年底才聘请机构来对财务报表进行审计,因此很多对财务资金工作只是停留在表面流程的审批上,并没有充分地发挥出审计的重要性职能。
2.2.4财务资金清查控制力较差
从实际情况来看,在H公司内部并没有建立起财务资金清查的相关制度,因此也就降低了财务资金清查的控制力,主要问题体现在以下几个方面:
第一,在H公司内部并没有设立专门的内部审计部门,缺少对公司日常运营情况进行持续监督检查,并没有对资金进行事前、事中、事后的全过程把控,这样就不能充分地发挥出审计的监督作用。同时H公司的管理者对审计工作并没有给予高度的重视,没有配备专业的审计人员,大大降低了审计部门对资金的监督职能作用。
第二,抽查的频度和力度较差。由于在H公司内部并没有设立专门的审计机构,因此就会导致对资金抽查的频度和力度较差。仅仅是规定了资产盘点的抽查制度,不能够保证抽查的数量,由于审计人员不足,造成了对物资抽查的次数较少,进行调查研究不够仔细,并不能及时地查出利用物资材料进行舞弊的问题。经过调查发现,近几年来H公司中很多财务舞弊行为与资金清查力度不够有着密切的关系,例如公司分管各物业站的库管人员通过虚报日常维修类所需物资材料的数量,通过在财务部门报销,套取了大量资金,并且财务部门没有按月对物资实物进行实地盘点,无法确保做到账实相符,这就说明了财务部门对资金的清查范围和力度较差。
3 全面预算管理下加强财务资金内部控制的措施
3.1建立起完善的全面预算管理体系
为了提高财务资金内部控制的水平,企业需要建立起完善的全面預算管理体系,其中可以从以下几方面入手建立起完善的全面预算管理体系:
第一,保证全面预算管理目标的科学性。为了提高企业全面预算管理的导向性,企业要确定科学合理的全面预算管理目标,从企业不同的发展阶段来制定出不同的全面预算管理目标,坚持战略目标与实际目标相结合,为了避免定量方法的盲目性,要采用定量与定性的方法来制定全面预算管理目标。
第二,提高全面预算管理人员的素质水平。企业的管理者要提高录用全面预算管理人员的标准,全面预算管理人员一定要有相关职业资格才能够上岗,并不能仅仅由财务人员担任。在录用预算管理人员之后要定期或者不定期地给予他们职业技能培训的机会,聘请专业的预算管理人员来传授预算管理知识,这样才能够让全面预算管理人员及时更新自身的知识理论和技能;另一方面企业的全面预算管理人员也要虚心借鉴其他企业预算管理的先进经验,并灵活地应用到自身企业的实际工作当中去,同时全面预算管理人员也要在较短的时间内接受和掌握先进的信息化技术,积极学习行业相关的管理应用软件,这样才能适应时代变化的需要提高自身的综合素质能力。
第三,建立全面预算管理风险体系。为了提高企业内部控制的水平,需要企业将内部控制渗透到每一个运营环节当中,要将执行全面预算管理的成果与内部控制工作联系在一起,通过全面预算管理的成果可以体现出内部控制的工作水平,对于没有完成的全面预算管理目标,进行及时的分析和总结,找出内部控制工作中存在的问题,根据全面预算管理目标的完成情况,适当地调整内部控制的方法和工作重点,有利于规避企业日常经营中潜在风险,这样才能建立起完善的风险预警体系,提高企业的经济效益。
3.2建立完善的资金预算管理制度
全面预算管理下企业需要建立起完善的资金预算管理制度,其中主要可以采用以下方法:
第一,企业资金预算管理部门要建立起完善的资金预算的内部控制制度,企业需要编制月度资金使用计划,这样就可以及时修正一些不合理的资金计划,有利于为下月资金预算执行计划提供科学合理的依据,有效规避由于资金短缺带来的经营风险。对于大额资金使用,需要公司管理层进行集体决策或制定联签制度,而对于预算外资金支出,要严格执行预算外审批流程。财务审核、经办人员应该确保资金支出单据的完整性和合理性。
第二,建立资金预算的负责人制度,落实资金风险和安全的第一负责人,例如企业总会计师是资金预算的第一负责人,要承担起企业资金风险和安全的重要责任,如果发生由于违规操作给企业资金带来损失,就要严格按照规定追究相关责任人的责任。
第三,完善资金预算管理的专报制度。为了提高资金的使用效率,企业的资金预算管理部门要在月末编制资金预算的执行情况报表,这样上级管理层就可以及时了解资金预算的执行情况,并可以找出资金预算过程中出现的问题,企业的上级管理层也要严格审核上报资金预算材料的真实性,对出现的问题进行正确的指导。
3.3提高财务资金的清查控制力度
近几年来一些企业发生的财务舞弊案的发生,与财务资金清查控制力不强有直接关系,因此企业要提高财务资金的清查控制力度:
3.3.1建立健全库存资金的清查制度
企业要对现有库存资金进行清查,在进行清查库存资金的过程中要做到日清月结,现金会计要定期实地盘点清查现金日记账余额以及实际发生额,保证盘点清查数据的真实性,如果出现资金短缺或溢余要及时查明原因。企业的资金清查人员要对资金的清查结果进行不定期的复核,认真检查相关现金收支票据是否有效完整,检查是否存在“小金库”的现象发生。
3.3.2建立银行存款清查制度
在企业的生产经营过程中要重视核对银行对账单,要按月与银行进行对账,企业财务人员也要定期或不定期地检查银行的资金额度,认真检查核对企业每月银行账户的收、支、存的实际情况。清理银行存款余额调节表的期限不能超过一个月,及时打印各种会计凭证,如果发生违纪行为,都要及时向上级领导汇报。
3.4建立起完善的财务资金监督机制
全面预算管理下企业需要建立起完善的资金监督机制,这样才能实现对财务资金的高效管理,主要可以从以下几个方面入手加强对财务资金的监督:
第一,企业要在内部设立单独的审计部门对财务资金进行审计,并配备专业的审计人员,实现不相容岗位的相互分离。为了提高审计工作的独立性,企业的监事会要直接领导审计部门的工作,这样才能保证审计工作不受到上级领导层主观观念的影响,保证审计工作在一个公正、公平的环境下进行。
第二,为了避免事后监督财务资金的问题出现,企业更应该建立起完善的日常监督考核制度,这样才能提高资金流動信息的完整性、真实性、可靠性。同时企业要定期地考核资金的预算使用情况,并向上级管理层递交资金评估报告,企业要以全面预算为中心,全过程跟踪、监控企业的资金流动情况,通过检查发现资金预算过程中存在的问题。
第三,建立起监督财务资金的激励奖罚制度。为了提高财务资金监督的效率,企业要建立起财务资金监督的激励奖罚制度,实现部门之间、员工之间对财务资金的监督,对于能在全面预算下认真完成财务资金监督工作的人员要给予一定的奖励,对于不能认真完成财务资金监督工作的人员要给予一定的惩处,将监督财务资金的执行效果与企业员工绩效相挂钩,加强对财务资金的监督力。
综上所述,随着市场经济环境的日益复杂化,企业在扩大经营发展规模的过程中需要大量的资金,只有保证企业资金链的安全完整性,才能促进企业获得健康持续的发展。因此为了提高资金的使用效率,就需要通过全面预算管理来预测出资金的使用数额、时点等,加强对财务资金的控制,提高企业财务资金的控制水平,保证企业资金链的安全完整性。
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