档号的编制

    小 倪

    档号是用来反映和固定全宗内案卷以及案卷内文件的排列顺序的一组符号。文书档案的档号是文书档案实体管理编号的总称，包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号和页（张）号。

    一、档号编制的原则

    一是惟一性原则。档号应指代单一，一个编号对象只能赋予一个代码，一个代码只能表示一个编号对象。具体地说，在一个档案馆内不能有重复的全宗号，在一个全宗内不能有重复的案卷目录号，在一本案卷目录内不能有重复的案卷号，在一个案卷内不能有重复的页（张）号。

    二是合理性原则。档号的结构必须与文书档案的分类体系相适应；档号应保持完整，不能随意减少某种代码；按流水顺序编号时不应有空号；档号最低层次的代码即页号、张号、件号的选择应从实际情况出发。

    三是稳定性原则。档号一经确定，一般不应改变。

    四是简明性原则。档号应力求简明，做到易识、易写、易记。

    二、档号的结构

    档号采用层次码，即以档案实体分类的从属、层次关系为排列顺序的代码，这种代码能明确地表明分类对象的类别和隶属关系；代码结构清晰、容量较大；每一层代码的长度较短，便于填写，便于记忆。档号结构大致可分为以下两种：第一种结构为:全宗号—案卷目录号—案卷号—件号或页(张)号，第二种结构为:类别号—项目号—案卷号—件号或页(张)号。编写时，上下位代码之间用“—”相隔。对不同的档案，可根据档案及其整理分类体系的特点选择适当的档号结构。

    三、档号编制的方法

    档号采用数字型和数字与字母混合性两种代码形式，各种代码的编制方法是：

    1.全宗号的编制

    全宗号用四位代码标识。全宗号一般采用流水顺序编号法，按馆藏全宗首次进馆时间先后编顺序号。机关档案室应按档案馆给定的全宗号编写，也可不编全宗号。已经由档案馆确定了全宗号的立档单位，可由机关档案室在应进馆档案的卷皮及目录上填写该全宗号。

    2.案卷目录号的编制

    案卷目录号采用流水顺序编号法，一本目录编一个号。也可在顺序号前加上表示档案保管期限、载体形态等特征的代字或代号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号

    3.类别号的编制

    类别号是指馆(室)藏档案类别的代码，是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号应根据档案的内容及数量设置，一般不超过三级。不同级位的类别之间可用间隔符“·”分开，不产生误解时可省略间隔符。需要时可在类别号后注明项目代号，项目代号可引用产品、工程、课题、设备等的代字和代号。

    4.项目号的编制

    项目号是指产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号，一般引用有关管理部门编制的项目代号。

    5.案卷号的编制

    案卷号用流水顺序方法编制，用3位以内的阿拉伯数字标识，其间不应有空号。数年合编一本案件目录的，每年的案卷号应该连续编排。

    6.页（张）号或件号的编制

    有文字、图表、印章等标记的每个页面均应编页号。件号在案卷内按其排列次序编流水号，其间不应有空号。对原来编印页号的单份文件，应逐件分别编制页号。装订与不装订的案卷，均须在案卷封面说明中注明该案卷所含档案的总件数及总页数。