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标题 档案人员素质对档案工作的影响及对策探讨
范文 梁宝丹
摘 要:随着我国企业管理机制的日益规范化,档案管理作为后勤工作中的重要组成部分,也越来越受到人的重视。然而,档案人员的素质对档案工作有着直接的影响。本文将结合实际情况,对档案人员素质对档案工作的影响及对策进行分析,为提升档案工作的效率作相应参考。
关键词:档案工作;人员;素质;影响;措施
个人素质作为一个广泛的意思,存在着许多层面的因素,对个人发展和工作存在着重要的影响。然而档案工作就是一项综合素质很强的工作,需要档案管理人员具备良好的身体、心理及专业素质等。档案人员素质体现在档案工作中的各环节,对档案的完整性有着重要的影响,不可忽视。
1 档案人员素质对档案工作的影响
1.1 身体素质方面
俗话说:“身体是革命的本钱”,身体素质对一个人的影响是方方面面的。受到身体素质的局限,会导致工作中个人精力低下,心理素质较差,从而严重影响工作的质量。然而,档案管理本身属于一项整密的工作,需要工作人员有极强的耐心,工作中心态要保持平静,避免外界因素干扰影响工作质量。此可见,档案工作人员的身体素质的对档案管理工作的有着综合性的影响,身体素质低下容易导致人员体力和精力上的缺乏,严重阻碍了档案管理工作有效實施。
1.2 心理素质方面
心理素质是一个人保持良好心态的重要基础,许多时候心理活动会通过肢体行为体现出来。因此,心理素质的好坏,直接影响了一个人的言行举止,对个人在社会中的活动有重要的影响。档案管理工作是一项市场经济价值体现不怎么明显的工作,因此,极容易让人失去自我价值的认同感,也容易被上级领导忽视。但是,档案管理工作本身占据单位后勤管理工作中的重要部分,许多档案资料的完整性,在关键时候对一个公司和单位影响是致命的。比如:简单的人事档案和合同档案,作为书面文档,在一些法律诉讼中就占据了极其重要的地位。档案管理人员的素质低下,容易使得在工作中缺失正确的自我认知,对工作产生轻视的态度,使得档案管理工作不到位。因此,档案管理人员的心理素质一定要好,对岗位价值要有正确的认知,认可自己的劳动价值,保持积极主动的工作心态。
1.3 职业素质方面
当今社会,许多的人价值观受到金钱的影响,在实际的岗位工作中,形成了一种老板给多少钱,我就干多少活的思想。这种思想素质的缺失,对档案管理工作而言有着严重的负面影响。比如:档案管理工作中有一项重要环节就是资料销毁工作,一方面是保密材料在查阅后需要及时销毁,另一方面是过期材料需要进行销毁工作。然而,由于档案管理人员思想素质的低下,很容易使得资料在销毁过程中出现漏销和错销等情况,严重影响了档案管理的完整性和严密性。另一方面,档案管理人员的专业素质,对档案管理工作同样有着重要的影响。档案人员的专业性,直接决定了档案管理过程中的科学性,缺乏专业知识的档案管理人员,会导致档案管理在编码,归档等过程中出现偏差。由此可见,作为一名档案管理人员,无论是思想素质,还是专业素质,对档案管理工作都存在着严重的影响。
2 提高档案工作人员素质的对策
2.1 规范人才筛选机制
许多单位在档案管理人才筛选过程中,都存在一种能用就行了的思想,从主观的角度上就已经抱有一种轻视的态度。然而,人才筛选作为档案管理人员的入口,应该加强管理,强化人才筛选机制,避免不合格的人才进入岗位后对工作造成影响。一方面,在职位信息发布时,就应该提高对岗位的相关要求。职位信息发布是人才招揽的第一步,对该岗位的相关要求,要进行详细的描述,不能简而言之。严格规范职位信息的发布,能够提高岗位简历的质量,对保证档案管理人才的素质有重要作用。另一方面,需要对相关人员进行多维度的面试考核。面试环节中应该对人才的责任心,心理素质和专业技能进行考核,不能只进行简单的口头交流。面试考核可以分为面谈和技能演练部分,这样既能通过语言交流了解人员的相关情况,又能结合实际操作提高对人才专业技能的考核。
2.2 建立岗内培训机制
随着社会的发展和科技的进步,方案管理人员也应该与时俱进,不断地强化自身的能力,提高专业技能。通过建立建立岗内培训机制,不仅能提高档案管理员的工作技能,而且能凸显出单位对档案管理工作的重视,从而激发档案管理员在工作中更加努力的实现自我价值。岗内培训机制建立可以从两方面进行开展,一方面,为岗内人员提供对外交流学习的机会,打破档案管理工作的封闭性。通过组织工作人员参加相关的研讨会和学习,能够帮助管理人员突破自身限制,丰富其自身的档案管理知识,对提高档案管理人员的综合素质有重要作用。另一方面,为岗内人员提供相应的学习手册,帮助档案管理人员有效地落实相关工作。学习手册的合理制定,需要基于单位需求和行业要求等,以便档案管理员对于工作中不确定的地方,可以进行相关知识的查询,为档案管理工作的规范化和有效化提供重要帮助。
2.3 提升人员的综合素质
职业素养是一个人在工作中的综合素质体现,其包含了思想素质和专业素质。一方面,档案管理人员的个人思想素质,对于档案管理工作的效率和质量都存在一定的影响。档案管理工作是一项经济效益体现慢,劳动价值高的工作,其工作流程繁琐,需要极强的耐心和细致心。因此,提高人员的综合素质,需要从身体素质和心理素质等方面进行有效地引导和提升。一方面,需要加强档案管理人员的身体素质,单位可以定期组织户外拓展活动,既能够激发同事之间的团队协作精神,又能够提高员工的身体素质,另一方面,通过科学合理的沟通和引导,提升档案管理人员的心理素质。档案管理人员处于一个容易被忽略的岗位,作为单位人事部门应该积极主动地与其进行沟通。档案管理工作是一项综合性很强的工作,需要相关人员对计算机,档案收集、整理、鉴定等方面存在一定的专业技能。因此,通过沟通可,以及时地掌握人员的工作情况和心理情况,并积极主动地向其提供一定的帮助和引导,从而让档案管理人员意识到自身的劳动价值,激发其积极正向的思想。
2.4 完善岗位管理制度
在提升档案人员素质水平的过程中,管理机制的完善,需要对岗位管理制度进行优化,才能更好的满足档案工作需求。当前,岗位管理制度的有效实施,是提升档案管理人员综合素质的关键环节,因此,相关人员必须加强重视。在实践过程中,岗位管理制度的进一步完善,需要从如下几个方面着手:首先,需要建立有效地考核机制对档案管理工作进行定期考核,对一定时期内的工作进行点评、总结和反思。其次,建立竞争机制,对不合格人员进行淘汰,内部竞选上岗。通过建立竞争机制,能够增强档案管理人员的重视程度,激发他们不断地学习和进步,从而提升档案管理人员的综合素质。
3 结束语
总而言之,档案管理人员的素质,对档案管理工作有至关重要的影响,需要不断加强对档案管理人员的重视程度。相关单位应该从档案管理人员的专业能力、心理素质,以及身体素质等方面出发,进行有效地提升,才能达到提升档案工作质量的目的。
参考文献
[1]吴京.论知识管理时代企业档案工作者应具备的素质[J].科技创新导报,2016,13(12):113-115.
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更新时间:2024/12/23 8:17:17