| 标题 | 信息化条件下的档案管理与服务创新 |
| 范文 | 赵雪 摘 要：现代化建设已经深入了各项工作当中，对于档案管理工作而言，为了能保障其质量，为客户提供更加优质的服务，就需要档案管理部门紧跟时代的发展趋势。信息化条件下，为各项工作提供了诸多便利。如何在这一条件下实现管理和服务的创新，为改革开辟出新的道路，也是管理部门需要重点考虑的问题。 关键词：信息化；档案管理；服务创新 1.档案管理和服务创新的必要性 档案管理工作的模式在信息化条件下发生了显著的差异。传统管理模式需要利用大量的人力资源，无论是在效率还是准确性上都难以保障。而档案管理工作对于各行业的稳定发展都具有决定性的作用，其记录的信息也需要随着现代社会的发展而与时俱进，此时，在工作模式和服务模式上就应该有所转变，才能在新时期为用户提供更加优质的服务。从目前的管理现状来看，仍然存在着一些需要完善的地方，这也要求管理部门和管理人员需对这项工作给予高度重视。信息资源在未来必然成为人类活动和社会发展的战略需要，档案数字化也应该实现资源的合理配置。 2.我国档案工作的管理现状 2.1 规范程度需提升 尽管信息化已经覆盖到了各行各业之中，但对于档案管理工作来说，其高度的精密性和严谨性也使得管理工作的信息化难度相对较大。从我国的发展情况来看，目前仍然处于档案建设的初级阶段，虽然信息化建设的方式方法很多，但在专业程度和规范程度上还需要提升。例如档案管理部门没有建立完善的技术标准，使得档案在归档过程中出现了各类问题，这也是日后工作中需要重点关注的。 2.2 工作模式问题 信息化条件下，对于档案的归档整理工作也提出了更高的要求，如何有效地进行分类、统计、收集等是实现信息化管理的前提。但对于一些纸质文献档案，尤其是非常重要的历史资料等，通常是通过人工记录归档的方式来进行，使得实际的管理效果并不显著。这种传统的工作模式下，对于档案管理部门的信息化建设也是非常不利的。例如在进行归档工作时无法将这一方面的资料进行收集，效果受到影响，无法将信息化在档案管理工作中全面推进。 2.3 现有档案的利用问题 信息化条件下的档案管理已经不仅仅是为了保障档案不被遗失。实际上在新时期下，档案的作用不局限于资料和信息的传递，甚至在一定程度上会影响企业和单位的决策工作。通过档案的归档和分析可以提出建设性的意见，对于企业和单位未来的发展具有显著的实际意义。但是很多管理部门对于现有档案的利用问题还没有形成完整的意识，信息化的实际运用受到了一定的阻碍。 3.信息化条件下的档案管理工作 3.1 构建完善的管理体系 信息化条件下的档案管理工作，从模式上来看就是将传统的纸质档案转变为现代的电子档案，不仅易于保存查阅，也能对工作中的问题进行针对性处理。从目前的问题来看，传统的档案管理无法应对信息化环境下的诸多挑战。例如人们对于信息的迫切需求就使得档案管理需要构建现代化的管理办法。作为档案管理部门，为了保障档案的实效性，就需要进行分类、编码，必要时还需要将管理系统进行有效规划，从根源上提升档案的安全性。但是信息化管理并不代表纸质档案就可以完全消失。虽然电子档案的优势显著，但对于硬件要求相对较高。如果是一些价值非常高的纸质档案，或是需要永久保留的珍贵历史文献，就需要健全档案管理体系，采用双管理办法，构建共同发展的战略模式[1]。 3.2 建立管理系统 管理系统是基于档案的查阅和归档工作而展开的。作为档案管理部门，可以建立一套完善的管理系统，在网络上构建信息库，进行分类，便于进行查询和管理。但需要注意的问题在于电子文件的收集和管理问题。例如很多学校、企业都有自己的官方网站，人们通过网站中的信息就可以了解学校的发展概况和教学质量，或是企业的工作模式等。同样，档案管理也需要有电子文件的收集和管理，使其具备信息展示的功能。目前很多档案管理部门已经开设了专门的档案网站，不仅便于实现信息化管理，还能让信息获取更加规范化和系统化。 3.3 提升管理人员的专业性 档案管理部门需要意识到一点，即信息化管理并不是自动形成的，相反，它是需要档案工作者们进行辅助的。所以提升管理人员的专业性，注重相关人才的培养工作就显得直观重要。对于管理队伍的素质化建设，可以采用培训的方式，重点在于技能和能力的提升。管理人员自身也要意识到信息化时代下，人们对于信息的需求量不断提升，档案管理工作的内容也在不断扩大。工作量的提升必然需要掌握技术的专业人才，应对未来档案工作的诸多挑战。 4.信息化条件下的服务创新工作 4.1 服务意识的创新 任何工作都需要进行改革和创新，才能符合时代发展和社会的需要。档案管理工作实际上是一项服务性的工作，如何保障服务质量也是管理部门的日常工作之一。因而，服务意识的创新和社会服务功能的扩大是信息化条件下的重要举措。档案工作面临了更高的要求，在服务意识上也需要同步提升，让档案成为企业和单位发展的重要支撑[2]。换而言之，就是要从思想上重视信息化给档案管理工作带来的变化，让“被动”的服务变成“主动”，不再停留于表面。例如提升服务的多样性，让信息能够扩展到更广阔的范围当中。 4.2 服务模式的创新 现阶段的时代背景下让人们获取信息的迫切程度有了明显提升。且信息的时效性会被更加重视。然而传统的服务模式下，人们要获取信息需要工作人员进行档案查阅，然后通过复印等方式来传递信息。这样一来信息的时效性受到影响，人们获取信息的准确度也有所降低。所以档案管理工作可以建设专门的归档和查询服务，让数字化的资源可以形成完善的体系。对于一些重要的资料或是不同的信息需求，可以采用权限设定，对于一些涉及到保密的信息要制定登陆权限，防止信息过度泄露产生的各类问题，在服务模式上更加完善。例如可以开展社会实践活动，深入群众，了解人们对于档案的需求，才能从服务模式上进行转变，让高质量的服务更好地发挥作用。 4.3 服务方向的创新 站在信息化的角度上来看，资源的有效性建设最终决定于服务体系建设。档案的信息化也需要注重服务方向的创新，利用先进的技术来计划性地对档案进行管理工作。另外，技术特点的进步也是信息化条件下的主要特点。未来的档案管理工作不再局限于简单的信息传递，而是通过信息传递实现信息资源的共享，提升社会地位，为国民经济的发展提供战略保障，满足人们不断提升的信息开发和利用需求[3]。 5.结语 档案信息化建设是一项任重而道远的工作，在未来会面临更加严峻的挑战。作为档案管理部門，也可以借鉴国外的一些优秀方式合管理体系，结合自身的发展趋势和建设要求，创造最符合我国发展需要的档案管理模式。这需要管理部门在意识、观念、服务等多个方面进行改革和创新，在信息化的时代下提升档案管理的水平，为社会发展提供稳定的保证。 参考文献 [1]孟丽君. 信息化条件下对事业单位档案管理创新思路的探讨[J]. 黑龙江科技信息， 2015（27）. [2]安艳芳. 浅谈网络环境下档案信息化管理与服务机制的创新[J]. 山西档案， 2012（s1）：92-94. [3]黄凤云. 信息化条件下创新中学档案管理工作的思考[J]. 时代教育， 2014（16）：172-172. |
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