| 标题 | 浅析信息化建设在国有企业档案管理中的作用 |
| 范文 | 摘 要：在大数据时代，我国的企业经营和发展对数据的依赖性也在不断增强，所以，企业档案管理的信息化建设进程也应加速进行，以适应企业发展的需求，以便为企业提供更好的服务。鉴于此，本文将主要从国有企业的信息化建设着手，探讨档案部门如何进行有效的管理。 关键词：信息化建设；档案管理；国有企业 在全国加强“大数据”、“云计算”的背景下，国有企业发展也越来越面临着更多的机遇和挑战，对信息数据的整合功能和分析能力的要求也越来越高。为了配合国企对企业经济活动追踪以及企业长期发展战略规划的需求，档案管理部门必须要适应企业发展需求，建立一套适应企业发展的档案管理措施，为企业提供更全面、科学的信息和数据，帮助企业做大做强，在市场经济体制中争得一席之地。 1 档案信息化管理在国有企业中的现实意义 首先，加强档案的信息化建设是顺应我国“大数据”时代建设的明智之举。在互联网+时代，积极推动数字化建设，推动网络互通与数据共享已逐步变为当前社会走向的主流方向。在这种趋势的推动下，我国市场经济必然也会向更开放、更包容和互通有无的方向发展。国有企业是我国经济发展的重要部分，在整个经济环境下具有相当重要的话语权，其经济行为也会对其他经济团体产生影响。所以，在这样一种市场环境下，国有企业应做好带头作用，积极推动国有企业内部的数字化建设，促进企业内部信息共享和加强与外部信息的联通，从而为企业的发展提供更便捷、更广阔的渠道，所以，国企加强档案管理当中的信息化建设是非常必要的。 其次，提升档案的数字化管控是推动国有企业革新的坚实举措。当前，我国大部分的国有企业正处在革故鼎新的重要关口，在企业改革的过程中，我们应坚持继往开来，既要锐意进取，开拓新的领域，采用新的制度和管理，又要继承过去的优秀传统和管理经验，因此，在這个过程当中，企业必须要加强信息化的力量，让互联网技术普遍应用到企业的档案管控的实际操作当中，积极发挥档案部门的作用。 再次，加强档案数字化管理是促进国有企业文化蓬勃发展的力量。在新的发展环境下，企业要想从数量繁多的竞争对手中脱颖而出，依靠的不仅仅是财务报表中的经营能力，还需要的是企业发展过程中所形成的企业文化和价值观念。档案管理部门承载着整个经济运营机构的文化活动等各项记录，最能够推动整个架构的文化发展与继续繁荣，因此，加强数字化管理同时也能够让档案管控的相关机构更完善地服务于企业的各个其他相关部门，为它们提供更便捷、更快速的支持，进而全面推动企业的建设和发展。 2 信息化建设在国有企业档案管理中的作用 2.1 资源共享、提高效率 在互联网+时代，高速运转的信息处理系统和发达的互联网网络让数据共享成为可能。目前，国有企业也在逐步开发自己的服务器，以快速时间企业内部资源共享。资源共享实现后，档案管理部门可以依靠网络来进行信息收集、统计、汇总、分析和储存，这样就有效节省了工作人员在信息数据处理中耗费的劳动和时间，同时也让档案管理工作更高效，工作效率大大提高。 2.2 快速查询、高效利用 档案管理部门的关键任务之一就是为其他部门提供信息查询及搜集服务。以往，档案工作人员需要手动查阅大量的纸质文件，在这过程中无疑浪费了最主要的工作时间，而实现信息化后，工作人员只需要将纸质文件输入到档案管理系统中存档，当有查询需求时，工作人员只需要在系统中快速搜索，就可以找到相应的资料，这样，通过互联网，档案管理就可以做到即时搜索、即时利用，提高了整个运作过程的有效性。此外，搭建网络信息系统后，别的机构人员也能够通过该信息系统自主进行搜索，从而相应节省了档案管理机构的任务压力，使档案管控更加灵活高效。 2.3 快速备份、高效管理 在进行信息化管理之前，档案管理工作受客观因素影响较大，一般性自然灾害和由人为因素导致的灾害都有可能让档案受到损害。而且，国有企业大多数是规模较大且结构完善的企业，其中各部门的档案资料数量庞大，且名目众多，所以，管理部门必须要准备大面积的档案室来存储这些档案，这也相应增加了国企的房屋、土地和物业等成本。实施信息化后，档案管理工作不仅轻便，而且能够将这些档案快速复制到其他存储设备中，及减少了档案存储空间，又方便了档案信息的存储和查阅。 2.4 利于决策、增加效益 档案管理部门的重要职能就是为企业决策层提供数据信息支持。国有企业在实施信息化后，档案管理部门可以借助网上先进的信息处理系统来对数据信息进行分析，整合，从而为决策层提供更专业、更科学的建议，协助他们对企业发展方向和经营目标进行整体把控。同时信息化建设提高了国有企业档案管理效率，通过资源共享降低了信息成本，进而增加国有企业的经济效益。 3 推动国有企业档案信息化建设的有效策略 3.1 着眼于提高系统的整体水平 当前，大部分国有企业都已经认识到了实现数字化对企业发展空间的有效作用，然而，在信息化管理工作的逐步开展当中，由于侧重点不同，其信息化整体水平还有待提高。为加强对档案管理机构的数字化管理，必须要就国企信息化系统进行整体监测，补足信息系统中的薄弱环节，特别是要加强档案管理部门与其他部门的连接，为推动档案内容信息共享扫除障碍，以提升档案管理部门的效率。 3.2 建立完善的档案信息化标准规范 在实施档案信息化管理后，还应在制度体系上对档案管理工作进行规范。首先，应建立档案部门信息化管理制度，明确信息化工作中的职责和任务，将档案管理工作的责任分解到每位工作人员上，提高他们的警惕心和责任感。其次，还需要建立网上档案流传、检索流程，按照管理级别划定权限，限定档案、数据、文件的可供使用人员，保障档案信息的安全性，同时也能够方便档案工作人员进行档案借阅管理，节省他们的工作时间，进而提升档案管理的效率。 3.3 有重点地抓好数据库建设 数据库建设是所有大型企业进行信息化建设所关注的重要内容。企业自建数据库，一方面可以自己掌握企业的重要信息数据，确保数据库的整体安全性；另一方面，也可以有效提高数据库的运转速度，促进国有企业内部资源共享的便利。档案部门需要管理一大批档案信息和数据信息，有实力的国有企业必须要有自己的数据库，这是应该引起所有领导重视的。同时，在数据库管理的过程中，也应该找到工作的重点，处理好数据库与使用者的衔接问题。 3.4 重视档案信息化人才管理 人才培养是国有企业任何时候都不应忽视的一项重要内容，档案管理的数字化任务更是基于有经验、有想法的数字化和信息化相关人才。所以，档案管控部门还应当做好本部门人才管理方面的工作。首先，要推动数字化骨干力量的组织和学习，应针对本部门的人员情况，选拔一批具有档案管理经验的人才进行计算机网络技术和企业现代化档案管理经验专业培训，提高他们在档案信息处理中的实践能力。另一方面，还应当招聘部分电脑方面的专业技术人员，专门进行档案管理机构的系统维护和电脑网络信息内容的维护，保证档案资源的绝对安全。 4 结语 国企的信息化建设是推动其发展的主要方向，在国企进行结构优化升级的关键阶段，必须要做好企业发展的各项数据支持。所以，国有企业必须要做好档案管理工作的信息化构建任务，提升档案管理当中的数字化标准建设和数据库搭建，同时，也需要做好专业人员管理建设过程，为企业的信息化管理工作储备更多的高素质人才。 参考文献 [1]邵相利.档案管理信息化与数字化的探索[J].兰台世界，2013 [2]张霞.档案管理理念实现档案管理信息化[J].科技资讯，2016 作者简介 金晶（1985-），女，福建泉州人，泉州市城市建设发展公司办公室，助理馆员，大学本科学历，研究方向：档案管理。 |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。