| 标题 | 建筑工程档案信息化管理的几点思考 |
| 范文 | 刘彦辰 摘 要：在建筑工程档案管理中实现信息化的管理方式是项庞大的工程，要想充分实现信息化管理的目标，必须要明确管理的整体思路，管理的主要负责部门、管理的人员配备情况等等，在综合考量多方面因素的基础上制定发展计划，才能保证管理工作的顺利开展。本文重点围绕了以上几方面讨论了信息管理的重要方式，并且就如何提升管理质量提出自己的看法。 关键词：建筑工程；档案管理；信息化 随着信息化技术在各行业的广泛运用，作为城市发展重要记录的建筑工程，其档案管理工作中信息化管理水平并不高。近几年来建筑行业发展规模逐渐壮大，建筑工程数量也呈现逐年上涨的趋势，对工程施工的记录以及后期维护工作都依赖于工程档案。只有科学完备的档案体系，才能支撑日后庞大的建筑工程，才可以有效应对建设中的各种突发事件，因而信息化管理模式应用于建筑工程档案是十分必要的。 1 建筑档案信息化管理的概念 信息化的档案管理模式不仅仅指的是对档案文件的有序整理，利用数字化的方式加工这些文件材料，还包括对建设过程中各种资源的开发挖掘，使这些资源得到充分有效的利用。在不同的社会发展时期，信息化档案管理模式的定义也有所差异。在信息化技术出现的早期阶段，这种管理模式主要指的是依靠单一的计算机辅助档案管理工作，比如为档案编制目录，信息化技术参与程度比较低，对档案资源的开发力度也比较低。如今信息化的档案管理工作是利用网络以及计算机技术对工程施工进行全面监督，参与到工程施工的各个环节中，记录并且搜集建设中的各项数据。但由于每个单位数据收集方式以及模式不同，所获得的数据信息很难实现共享。因而在未来的档案管理中，会统一数据的标准化格式，利用数字化手段建立起庞大的数据库系统，为各单位之间的数据共享提供有力的平台，这是如今信息化档案管理模式的着力点。 2 信息化管理中存在的几点难题 2.1 文件类型不规范 如今建筑工程的施工任务量越来越庞大，涉及的部门数量也越来越多，每个部门所承担的功能不同，因而出具的数据材料也有所差异。原先工程项目中只有一个施工企业，而如今在具体的工程项目中存在多个专业的公司，每个公司所出具的信息资料无法很好的衔接，导致档案文件缺乏统一的标准。比如在归档整理的时候，许多管理者采用的是复印件。虽然复印件也能反映出工程的概况，但是与原件相比，缺乏说服力，难以作为法律凭证。还有的管理者所归档的竣工文件，内容比较潦草，有很多遗漏的地方，不利于后期查询和使用。这些文件的不规范都为信息化管理带来了许多问题，也为日后的档案利用带来许多麻烦。 2.2 管理方式不科学 建设工程领域中的档案与普通档案相比，专业性比较强，这也要求档案管理者要具备较高的综合素质。首先作为专业的档案管理人员，必须要了解档案管理的流程，以及如何在管理中运用信息化技术。其次作为建设工程领域的管理人员，还需要了解一项工程项目大致的流程，明白在管理中需要接收哪些文件，而哪些文件是不需要接收的，这样避免文件内容的重复，也有效地利用了这些文件。显然在如今的档案管理中，很少有人能够同时兼具以上两种才能，因而管理水平也偏低。 3 提升信息化管理质量的途径思考 3.1 信息化管理的整体思路 在信息化管理工作开展之前，应明确管理的目标，这样可以为日后的工作指明方向，能够有明确的目标定位。在目标管理中，应做到长远与短期相结合，经济效益与社会效益相结合的目标管理方法，这样才能充分发挥出信息化管理的效用。信息化管理系统的建设主要目标是实现各个建设工程管理部门之间的信息互通，为建设公司提供准确有效的数据参考，供各部门在工程建设中加以选取与运用除此以外的其它功能还包括：该系统可以利用网络对外发布工程建设的情况，为社会大众提供信息服务。具体来说，档案系统包括以下三个网络：（1）建设工程单位内部间的局域网，实现各单位之间的信息互通；（2）工程单位与政府部门之间的专项网络，实现信息在政府与工程队伍之间的共享；（3）专门对外的网络，主要为社会大众提供信息服务。其次系统还应包括强大的数据库，该数据库为这三个网络平台提供数据支撑。在这样的目标模式中，信息化建设的思路才会更加清晰，也避免了在建设中重复收集信息情况的出现。 3.2 信息化管理的负责部门 建设工程档案的信息化管理是项系统复杂的工程，它需要由专门的部门负责该项任务，并且为该任务配备专业化的人才。从目前运行现状来看，许多管理人员虽然具备了信息化知识，但是却缺乏对档案管理的专业化认知，由信息专员开发出来的管理软件可能不适用于档案管理工作，无法满足管理中提出的种种问题。因此在信息化建设中，有必要将建设部门与信息部门相结合，从每个部门中选拔专业性的人才组成人才团队，专门负责信息化的建设工作。由信息部门提供信息技术支撑，由档案部门提供专业化的指导意见，这样所创造出的系统才能真正发挥出效果。 3.3 信息化管理的标准 信息化管理前提是实现不同部门之间的信息数据可以达到共享，即不同部门之间可以交换使用数据，这才是真正信息化工作的标准。具体来说包含了以下两方面： 一是数字化形态是档案呈现的主要形态，因而应规范数字化的标准，这是开展信息建设的重要前提。在制定统一标准的时候应综合考虑两方面因素：一是质量；二是效率。在保证管理质量的前提之下，能够兼顾到管理的效率，这是信息管理的最终目标。在推行信息化管理的道路中，应始终坚持标准为衡量管理质量的重要依据。具体来说，在借鉴其它国家工程管理以及我国工程管理质量标准的基础上，从社会实际角度出发，结合本地区工程情况或者本类型的工程情况，制定明确的标准和制度。 二是信息化管理是实现数据交换的有效途径，因而有必要确定统一的格式要求，能够将存在于两台计算机中不同标准的数据，统一成一种呈现标准，实现数据能够完好无缺的从一台计算机中转移到另一台计算机中。例如编码的处理方式、数据的呈现格式、信息的输出模式等都需要统一的标准。利用数字化传递方式逐渐取代传统的纸质化传递，有利于节约数据保存的资源，使数据传递更加有效率，也避免了各部门各自为政局面的产生。因而数据标准的确定也是信息化建设的重要任务。 3.4 加强人才队伍建设 信息化檔案管理模式是未来档案管理的主流模式，而目前最缺乏的是这方面的专业型人才，由此可见，人才队伍的扩充与建设尤为重要。一方面有必要提高档案从业者信息化技术水平，引导他们利用信息化技术开展档案管理工作，这是解决该问题最简便、最快捷的途径。其次管理部门适当地引入信息化的专业人才，扩充如今的人才团队，调整目前的知识和年龄结构。同时针对已经就业的人员，应定期开展培训教育工作，帮助他们拓宽知识面，丰富自己的知识储备。 4 结束语 综上所述，建设工程作为重要的档案资源，能否实现资源在不同部门之间的共享受到许多因素的影响，比如档案开发力度、人才配备情况、档案管理方式等等，这些都是信息化建设中需要考虑的重要因素，也是未来信息化建设的首要目标。 参考文献 [1]谢晓阳.创新建设档案工作的内容、模式与方法[J].兰台世界.2015（32） [2]刘训文.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].企业改革与管理.2015（20） [3]屈红军.推进城建档案信息化建设[J].档案管理.2012（03）技术文 |
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