| 标题 | 网络环境下工程档案的信息化管理 |
| 范文 | 张维 摘 要：信息化管理模式对于工程档案有效的管理是前提条件，传统的管理模式不再适用于现代化的工程档案管理，因此，本文主要探究基于新形势网络环境下对于工程档案的信息化管理。 关键词：档案管理；信息化；问题；原则；措施 当前电子信息技术的迅猛发展，在生活中普遍地应用到互联网信息技术，在办公中的应用是不断趋于标准化、网络化、自动化，大部分的工作都会依据计算机或是互联网进行办理，这对于工程的档案管理工作带来了新的要求，以往的传统管理模式，已经不能适用于当今社会发展的步伐。因此对管理模式进行创新是对工程档案管理的有效措施，构建健全的管理模式，将工程档案的作用发挥到最大化。 1 工程档案信息化管理的主要内容 對于工程档案信息化理解主要以两方面来阐述：一是工程档案信息的网络化与数字化进行有效的实现；二是有效地对工程档案进行存储、传递、接收和运用并形成一体化；三是完成工程档案的信息化的高度共享；四是要创新工程档案的管理模式。 如今，针对工程档案信息化管理的内容主要有工程档案的检索和工程档案内容信息的存储：工程档案文件主题词的自动标引；工程档案的文件目录的打印；工程档案的数据备份；工程档案的整理与立卷；工程档案的保护以及库房的管理；工程档案的咨询与借阅管理；工程数据处理的各个阶段都依据有关行业的标准以及国家的政策作为依据而构建。 2 工程档案信息化管理的必要性 工程档案的查阅具有频繁性，保存则为永久性，对于原工程档案文件件丢失或是损坏都是难以避免的，这对于工程档案的利用和保管来讲带来了极大的困扰。通过运用平板扫描仪等便捷仪器，可以将大量文档及图纸实现电子化存储。信息化的管理模式的应用就是将传统的管理模式手抄记录转换为应用信息技术存储工程档案，这是工程档案的管理取得的重要成果，极大地提高了服务效率与水平。 3 当前工程档案信息化管理面临的问题 3.1 面临安全与革新的挑战 在档案管理系统迈向新纪元发展空间的过程中，势必会对应用系统进行有机整合，此类整合需要运用创新思维来处理各方之间的矛盾。此外，网络本身与计算机系统之间还存在着一定的问题，不仅存在硬件资源会受到自然影响，还有可能遭到人为破坏等情况，并且数据信息与软件资源容易受到病毒的侵害。 3.2 面对标准化和法制化的挑战 因为工程档案自身的特点比较复杂，最为突出的特点就是分散管理。由于多方面对其进行管理，并且各部门都有其相应的管理标准，导致对工程档案管理标准化造成了极大的困难，从而无法形成一个统一的行业标准。并且工程档案在法律规范方面也比较欠缺，致使工程档案不能很好的显现出其自身的价值。 3.3 技术支持不充分 第一，电子文件在实质上对于它的保管期限与保管条件等方面是存在一些局限性的，如果不能对其进行有效的解决，会造成适得其反的情况发生。第二，对施工单位来说，档案信息化基础设施薄弱。档案信息化管理要求一定的物质条件，而部分企业对档案工作的不重视，不愿投入过多的人力、物力，使得档案信息化工作无法得到有效的实施。 3.4 人员配备不合理 事实上，工程档案资料很复杂，将其信息化也是一个繁杂的过程，就当前的工程档案管理人员而言，信息化意识薄弱，并且既拥有专业知识，又掌握信息技术的人员较少，由于工程档案存档的技术人员知识储备较为单一，势必会出现专业与工作岗位不对口等问题的发生。 4 推进工程档案信息化的原则与措施 4.1 工程档案信息化应该遵守的原则 合理性原则。利用数字化方法来接收工程档案文件，其应对规范性的原则要有持续性，构建于信息档案有关的法律体系，只有这样才会使电子文件顺利地完成归档，对传统的工程档案数据的保存与应用等工作，要实现其标准化与规范化，避免重复建设、互不相容的状况产生。 安全性原则。由于网络化、数字化的进程的不断加快，网络潜在的威胁也越见突出。所以，对于网络安全技术的开发与研究力度要不断加强，配备应用较强的安全措施，全面保障工程档案信息的安全。 效益性原则。选取数字化的内容主要是以经典为理念，核心要与社会应用的热点进行有效的结合，把重要的工程档案进行数字化处理，会收获较大的社会及经济效益，避免浪费财力、人力、物力。 4.2 促进工程档案信息化的措施 重视光盘技术在工程档案信息化管理中的运用。光盘主要是通过光电存贮技术、网络技术不断发展中的产物，是信息的检索与信息存储、电子化的归属。利用光盘进行存储，其显著的特点在于它的存储密度高、可靠性强、寿命长等，它会把大量的工程资料刻入到一张光盘内，以此来实现计算机管理，对于原文件进行扫描录入的方式，极大地减小了对库房空间的占用，降低了存储设备资金的投入，以此来缩减成本。 网络化管理是工程档案信息化管理的必然趋势。计算机把网络分为了上下级并且与各处室紧密相连，成为一个具有高效性的有机整体，来有效地衔接其他部门与档案部门之间的各项业务，被授权的部门可以利用网络进入到工程档案信息库中去查询数据。 为加强工程档案数据的安全性，在进入系统时应该有一个用户的口令才可以进入到工程档案的数据库中，只有档案部门的工作人员才有权利更改已经入库的档案。为了确保工程档案中的数据的安全性，要加大对系统的管理措施，在系统密码的设置上可以设置双层防护。 档案信息化管理需加强病毒防治，来确保安全。对计算机病毒要加大防护力度，要构建比较严格的管理机制，做预防工作。具体的要求是符合操作的规范性，同时还要定期对系统进行检测与维护；为了防止突然状况的发生一定要对数据定期保存，做好重要资料的备份。 积极促进工程档案管理部门实施信息化管理。第一，强化档案基础性工作，才会有效地推进工程档案信息化的管理。第二，强化人才建设，作为当今信息化社会的工程档案工作者一定要具备基础的电子与计算机文件管理知识与技能，提升自身文化、专业知识及人文素养，来有效地进行工程档案信息化管理。 5 结论 工程档案信息化管理是一项比较全面、长期、具体且繁杂的工作，工程档案的管理团队对于工程档案信息化的效率起着至关重要的作用，信息化是当前社会发展的必然趋势，工程档案管理者只有不断地总结经验，自主上进，才会适应时代与社会的需求，以便更好地服务于社会。 参考文献 [1]郭贵来.基建工程档案信息化管理与建设研究[J].企业导报 ，2016，（18）：36. [2]张迪.信息化环境下地铁工程档案管理改革探讨[J].办公室业务 ，2015，（12）：44. [3]刘红新.信息化环境下的工程档案管理新模式[J].民营科技 ，2014，（09）：116. [4]李明明.基于网络环境下企业档案信息化建设的对策[J].商业经济 ，2011，（12）：72-73 |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。