| 标题 | 从信息孤岛到资源平台 |
| 范文 | 董志梅 摘 要：档案作为一种信息资源，企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面发挥着应有的重要作用。本文以某企业为例，对XX企业档案管理现状进行分析研究，提出了构建档案资源平台等优化档案工作的新思路。 关键词：档案管理；现状分析；优化策略 随着知识经济时代的到来，知识的价值日益凸显，知识管理正在以一种全新的管理方法和管理思想形式进入现代企业管理的舞台。何为知识管理？就是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。利用知识管理人们可以共享信息，可以通过不同的方式把这些知识应用在业务活动当中，最终提高工作效率和业绩。 随着知识管理的引入，企业档案资源逐渐成为了企业发展的重要信息支撑，现企业档案管理模式已不适应新的发展要求，航天企业档案工作面临着严峻的挑战。 1 目前企业档案管理的现状 1.1 组织观念陈旧，重保管，轻利用 现在企业中，大多数单位采用传统实体档案与信息档案并存的管理模式。传统实体管理模式着重于对企业内部档案实体的保管，采取手工管理方式完成档案整理、鉴定、提供利用等。这种方式费时费力，效率低下，企业档案信息加工和信息开发水平十分有限，档案管理工作无法为企业业务活动提供有力的信息支撑。档案信息管理模式利用计算机管理档案，其重点不再局限于保管档案实体而开始放在对档案资源的开发和利用上。希望通过这种方式使企业档案资源中获取有价值的信息。 通过对某企业的调查可得，全部单位都已使用档案信息管理系统，实现了文件目录级的管理。所属单位18%采用信息化管理模式，82%采用实体管理模式与信息管理模式并存方式。信息资源开发利用程度低，“重藏轻用”现象普遍。 1.2 档案资源相互独立，缺乏系统性 随着档案信息化进程的不断推进，计算机应用“遍地开花”。由于各单位在资源建设上没有一个统一的规划和标准，管理职能、内容、方式等不同的业务需求造成各自为政的局面。不同的业务、不同的系统、不同的应用、不同的技术平台，造成档案信息不流通不共享，无法正常的信息交流，形成一个个“信息孤岛”。 以某所为例，各管理部门都有各自独立运行的计算机应用软件或模块。单位内多套信息管理系统并存，最多时达到10余个。如数字化协同系统、自动化办公系统、经营合同管理系统、标准查询系统、档案管理系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。各部门产生的文件都在自己的系统里运行，各系统之间的数据标准、结构等不尽相同，互不兼容，很难做到信息和知识资源的自动交换，互联互通。企业倡导一体化管理，但没有实质进展。虽成立信息中心，但只是停留在机构合并的层次上，不能满足信息共享需求，信息孤岛出现。 2 企业档案管理工作中存在的问题： 2.1 管理思想落后，档案价值未被充分体现 档案部门一直处于科研生产业务链的末端，产生不了直接的经济效益，在企业发展中不断被弱化。撤并档案管理机构、压缩管理经费，频繁调整档案人员配置现象时有发生，完全忽视档案工作在提高企业经济效益中的作用，造成了企业无形资产的流失。 2.2 管理手段原始，手工管理与信息管理方式冲突 目前，企业档案管理大部分单位仍采用传统档案与信息化管理模式并存的方式。手工作业方式劳动量大，阶段性强，耗时多，交接环节繁琐，两种方式并存的單位虽实现了计算机管理，但单位将工作停留在文件级的目录编制、统计与检索等基础工作上，缺乏综合处理技术能力。两种方式长期并存，问题也会逐渐突显，电子文件与传统纸质文件在管理标准、处理方法、保管方式等方面矛盾逐步突显。 2.3 管理缺少规划，企业信息资源整合度低 目前，一些企业部分档案仍然分散在各个部门或机构，档案信息无法实现与其它应用系统的共享和有效整合。企业还通过不断增添新的应用系统来加速企业信息化进程。没有全面考虑应用系统都需要运行和维护。由于多个系统的存在，在获取信息时，多口采集，效率低下，造成资源浪费。企业缺乏统一规划、组织和协调，造成档案信息资源仍分散在各个部门的应用系统中，无法实现企业范围内档案资源的一体化管理。 3 提升企业档案工作的优化策略 3.1 创新档案管理方式 信息时代的快速发展，使得电子文件数量越来越庞大，种类越来越繁多，而实体文件将逐渐退出历史的舞台，电子文件将成为主角。电子文件的管理需要加强前端控制和全生命周期的管理。并在电子文件的每个阶段都要进行控制，确保电子文件的真实性，完整性。要转变传统的“末位”观念，树立“先行”意识。同时，为了使这些档案发挥最大的效能，对电子文件进行系统化整合，将企业档案作为知识资产进行管理，实施档案知识管理流程，实现知识共享，提高企业科研生产能力。 3.2 实现数据资源整合 数据资源整合是将企业电子文件信息资源诸要素有机地连接成为一个整体的动态过程，对各种电子文件信息的重新组织。资源整合中，首先建立统一的数据集成框架，支持各种异构数据之间的交换；从基础的业务应用系统聚集管理数据；在财务、人事、档案、经营、标准等管理系统之间建立统一兼容的数据接口；实现企业管理部门之间的数据资源的全面融合及充分共享。 3.3 构建档案资源平台 要解决企业业务活动中产生的有价值的文件和信息进行收集、归档、整理、保存和利用这些问题，档案管理就要向知识资源管理方向发展，整合现有管理系统。大多数企业已经拥有功能比较全面的档案信息系统。因此，在构建档案资源平台时可以以原档案管理系统为基础，增加“档案知识资源库”“档案知识资源整合系统”“档案知识资源服务系统”等模块，并将这些模块与企业现有应用系统相关联，实现系统间的无缝链接，由独立的“信息孤岛”整合成由“档案知识资源库”“档案知识资源整合系统”“档案知识资源服务系统”三位一体的“档案知识资源管理平台”。“档案知识资源库”主要集中存储企业各种信息和知识；“档案知识资源整合系统”则主要用全面收集企业内各子系统产生的电子文件，并对其进行加工处理，转化为统一格式的数据，存入到档案知识资源库中；“档案知识资源服务系统”主要是为利用者提供一个检索和服务的窗口。为决策层提供战略性的决策服务，为科技人员提供系统的科研档案知识。 综上所述，档案知识资源管理是档案发展的必然趋势，档案工作在对传统管理模式进行扬弃的基础上，引入知识管理理念，构建企业档案知识资源管理平台，企业档案管理工作才有更为广阔的发展空间，才能在企业活动中发挥更为重要的作用。如果说知识成就未来，那么档案知识资源也必将助力事业发展。 参考文献 [1]黄晓艳 探析档案信息管理与知识管理之融合 图书档案.2014 [2]谈志兴 档案与文化强国建设 中国文史出版社 2014 [3]杨冬权 怎样引领档案工作新常态 《中国档案报》 2015.11 |
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