| 标题 | 试析办公室文书档案收集与归档工作管理 |
| 范文 | 龙小芳 摘 要：在信息化技术迅速发展中，使得办公室文书档案收集与归档工作管理存在着很多的问题。在这类背景下，档案管理人员需要高度重视这类各项工作开展中的问题。本文首先从办公室文书档案收集与归档工作管理实施的重要性入手，同时阐述了办公室文书档案收集与归档工作管理中的问题，最后总结了办公室文书档案收集与归档工作管理措施，旨在为推动办公室档案管理工作的有效开展提供参考性意见。 关键词：办公室；文书档案；收集；归档工作；管理措施 办公室文书档案管理工作，在社会发展中占据着十分重要的位置。在实际工作开展中，办公室文书档案管理人员需要高度重视，采取有效措施实现办公室文书档案管理工作质量、工作效率的提升，确保文书档案管理始终属于最佳状态。 1 办公室文书档案收集与归档工作的重要性 就实际情况而言，办公室文书档案归档与收集工作的重要性主要如下： 1）办公室文书档案归档与收集工作开展的重要性主要体现在资料的收集，能够为领导层提供经营数据，促使领导层掌握实际经营状况，以此制定针对性的发展战略。 2）在机关单位工作开展中，办公室文书档案归档与收集占据着十分重要的地位，在此基础上，需要强化办公室文书档案归档与收集管理工作，实现机关单位管理效率与质量的提升。 3）在办公室文书档案归档与收集工作开展中，需要强化企业发展历史的记载。单位在实践经验活动开展中会产生很多的文件与资料，为确保材料收集的规范性，需要落实办公室文书档案管理工作，确保相应资料查阅的合理性与科学性。 2 办公室文书档案收集与归档工作存在的问题 2.1 材料收集问题 办公室文书档案管理工作实施过程中，在材料收集方面全面性不强。部分档案管理人员在工作开展中存在着不记录的现象，难以实现办公室文书档案管理水平的提升。文件材料遗留现象较为普遍，这也是导致办公室文书档案收集不全面的主要因素。档案管理人员在工作开展中，需要保障文件档案收集的完整性，确保办公室文书档案收集达到最佳状态。部分兼职档案管理人员在文书档案收集与管理中，投入力度不大，进而导致办公室文书档案收集问题存在。 2.2 人员技能问题 档案管理人员综合素质不强，在办公室文书档案管理工作实施过程中，存在着管理意识缺乏的现象，一般只注重红头文件的管理，严重影响着文件档案材料收集与归档质量。在档案管理工作开展中，针对人员专业技能问题未能重视。加之办公室文书档案管理人员责任心不强、专业技能不强，导致办公室文书档案管理质量受到影响。同时，在办公室文书档案收集与归档过程中，未能采取针对性措施，使得材料的真实性不强，难以精准判断文件档案的真伪。 2.3 收集力度问题 就当前情况而言，办公室文书档案管理工作开展中还存在着多的问题，主要是的材料收集力度不足，严重影响着材料整体收集质量与效率。若是档案管理人员的意识不足，在内外部各类因素的影响下，办公室文书档案管理工作存在着档案管理流程不规范的现象。 例如：部分档案管理工作人员在实际工作开展中，随意摆放各类文件、资料、档案，机关部门在办公室文书档案管理工作开展中，需要注重的档案工作行为管理，开展全流程管理，将档案管理人员的归档工作控制在标准、要求范围内，确保文书档案收集与归档管理的科学性与合理性。 由于资料缺失，难以确保档案内容的连续性，部分文件档案设置缺少落款公章，这也是材料收集中的主要问题。在一定程度上会影响文件应用的可靠性，对办公室文书档案管理的重视度也不够高，使得档案管理效率与质量普遍不高。 3 办公室文书档案收集与归档工作管理措施 3.1 落实宣传工作 办公室文书档案管理工作开展中，宣传工作十分有必要，主要可以从以下几方面入手：第一，扩大文书档案宣传范围，领导层需要重视多媒体技术的应用，不断增强办公室文书档案管理宣传力度，完善各类管理手段与措施。企业（单位）需要组建专门的审查团队，定期开展档案室考核，避免办公室文书档案管理与归档过程中出现材料不真实的现象，切实提升办公室文书档案管理的整体利用率。第二，机关单位在工作开展中，需要重视简报编制、编研，逐步扩展办公室文书档案管理工作的宣传力度。强化档案管理人员的引导，通过定期开展培训，实现档案管理人员自身综合素质的提升。更加积极的投入到工作岗位中，以此达到最初办公室文书档案宣传目的。第三，在办公室文书档案管理工作开展中，需要强调宣传的重要性，逐步提升企业上下对办公室文书档案管理、宣传的重视度。通过实践证明，强化办公室文书档案管理宣传工作，能够解决传统文书档案管理中的问题，强化各类政策的落实，逐步构建高水平、高质量的文书管理目标。 3.2 强化素质培训 在文书档案管理体系构建中，需要强化档案管理人员综合素质的培训。首先，机关单位领导在办公室文书档案管理工作实施过程中，需要定期安排档案管理人员开展专业化培训工作。在培训过程中不仅需要重视管理手段培训，还需要逐步强化档案管理人员责任心、使命感，确保办公室文书档案管理工作的有序开展。其次，在培训活动开展中，可借助会议的形式，构建清晰的归档范围，提升文书档案归档质量，逐步强化工作人员对办公室文书档案管理工作的重视度。最后，在办公室文书档案管理工作中，强调的是兼职人员的引进。在此基础上，机关单位在实施过程中需要重视兼职人员的培训工作，逐步提升兼职人员的专业化水平，避免出现返工的现象，保障办公室文书档案管理工作开展速度与质量。 3.3 构建文书体系 办公室文书档案收集与归档工作开展中，要重视文书档案管理体系的建设。针对办公室文书档案管理中的问题，要制定完善的体系内容，全面落实各类管理原则。档案管理人员在工作开展中，严格落实各项管理制度与原则，确保文书档案管理的最佳。同时，在办公室文书档案管理体系构建中，需要在各个部门职能的基础上，明确文书档案归档范围，确保各项管理制度的有效落实。为确保办公室文书档案管理工作的有效开展，可将办公室文书档案管理效率与员工的月度考核联系在一起。引导档案管理人员在实际工作开展中，不断规范文书档案的书写格式、打印格式，逐步提升办公室文书档案管理水平，达到预期的办公室文书档案管理目标。 4 结束语 综上所述，在传统的办公室文书档案管理工作开展过程中，还存在着一些问题，主要包括重视度不够、材料收集力度不足、材料利用率不足等。在大时代背景下，为确保办公室文书档案管理工作的良好性，需要强化办公室文书档案管理工作，健全管理体系、强化档案管理人员培训，确保办公室文书档案管理工作的最佳状态。 参考文献 [1]杨红梅.办公室文书档案的收集与归档工作探讨[J].城建档案，2017，10（01）：100-101. [2]劉子晗.探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J].黑龙江科技信息，2016，07（25）：196. [3]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理，2016，22（05）：194. [4]梁明.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2016，19（03）：72+74. [5]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013，10（23）：57-58. |
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