| 标题 | 浅谈信息化背景下的企业档案人才培养 |
| 范文 | 黄毅 档案信息化是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程，档案信息化根本意义在于触发并推进了档案管理效率和服务质量，提高档案管理人员素质，丰富了公众的信息生活，促进信息产业的发展。 信息化人才是掌握信息化技能和知识、传播信息技术，推动信息化建设的重要推手。随着信息科学技术的发展和信息技术在档案各个领域的应用，对专业技术要求越来越大，特别是信息化、数字化对档案的管理、查阅重要性逐步突显，实现信息化档案管理成为各级档案部门面临的一项严峻挑战，而想实现这一目标就必须紧紧依靠人才。培养信息化档案人才。这是档案信息化建设的基础和前提，是档案部门应对知识经济，科学技术迅猛发展形势的必然选择，是各个档案部门和机构乃至档案人员的历史使命。本文意在探讨在信息化背景下企业档案人员的现状和加快人才培养的解决对策。 1 企业档案信息化人才队伍的背景和现状 人是事业兴衰成败的关键，在信息化档案建设中，人才队伍是核心力量，是实现信息化档案管理的关键所在。但是从企业当前的现状来看，无法适应信息化时代背景下的新需求。主要表现在以下几 方面： 1）年龄偏大，老中青结构不合理，人才断档。从年龄构成上来看，极其缺少30岁以下的人员，50岁以上占大多数，以大庆钻探工程公司为例，共有126名专职档案员，但是34岁以下仅仅有28名，占比22%。从学历来看，大部分都是大专及以下，本科（包含成人本科）及以上占比不足一半，未能形成一个老、中、青优化的橄榄型年龄结构，也未能形成“传帮带”的学习型团队，学习力不足，缺乏既懂技术又懂管理的软件人才。这一现状，严重制约了信息化的进一步推进发展。 2）缺少科班出身的管理人员。从当前企业档案管理人员的现状来看，几乎没有档案专业科班出身的人员，档案人员大多都是从技术工人、操作工人转岗而来，档案管理人员能够从办公室、人事部门等转岗，就算是具备较高素质的人才了，这导致档案从业人员对档案管理的理论知识缺乏了解，更枉论真正掌握信息技术的综合性人才了。同时，档案人员自我定位不精准，缺乏钻研精神，人心浮动，理论与实践脱节，不能较好的总结工作中的经验和教训，也未能较好的推广有效的应用技术管理方法，这些问题阻碍了档案信息化的进程。 3）人、财、物投入力度不够，档案部门的地位较低。长期以来，档案部门一直被看做是收容其他部门剩余人员的收容所，从其他岗位转岗而来，未经过选拔、竞聘就直接进入工作，此外，有些单位还将档案部门看做“休养所”，将一些身体条件差、资格老和年龄大的员工安插过来，进行管理工作，以致档案人员的整体水平差、素质差，人员结构不合理，在实际工作中，很难提高档案人员的工作水平和信息化水平。 4）工作价值和经济效益无法直接体现。企业的逐利性客观导致档案部门经常被“边缘化”。由于档案工作的价值更在于历史见证，因此短期内很难体现工作价值和工作效益。很多单位领导对档案工作重视度不够，认为档案管理只要不出事就可以了，这就导致外界氛围对档案的评价和认可度较低，认为档案人员无所事事、安于现状，缺乏工作热情和创造性。舆论和外界氛围的低评价导致档案人员自我价值的认可度不高，这样在吸引高素质的信息化人才上力度明显不够，以致于人才不想去、留不住等情况时有发生。 2 建设档案信息化的重要意义 档案信息化可以打破以前传统的局限性、封闭性管理模式，有助于档案管理部门向信息采集、服务、利用职能转变，实现档案信息资源的合理配置与管理，并在企业发展的角度上，提供决策的基础性依据，因此实现档案信息化具有非常重大意义。而在经济、技术快速发展的今天，人才是发展的重要资源，只有培育信息化档案人才可以促进档案信息化管理的实现，提高管理效率。实现档案信息化管理意味着以较少的人力、物力、时间完成较高质量或较多数量的工作，主要表现在： 1）档案管理的自动化和档案实体管理的简化。经过精心设计的档案管理系统一方面可以实现管理过程的自动化，包括归档、存储、鉴定、统计分析，另一方面还可以简化档案实体管理，如立卷、实体分类等，从而减少档案工作人员的手工劳动，缩短工作时间，提高管理效率。 2）历史档案原件得到保护。一是代替原件提供利用。经过数字化后，利用者可以查看历史档案的数字化版本，从而减少对原件的损害；二是以电子的方式传承历史。如果将珍贵的历史档案数字化，档案信息就会永久存在，有利于传承历史。 3）促进服务水平的提高，满足群众日益增长的和变化的多元化需求。信息化的检索系统可以从多个检索角度出发，实现目录数据的一次输入、多次输出，强大的数据处理能力有助于满足用户多元化的检索需求。相比亲临现场，手工在多个柜架中寻觅，在计算机中输入检索词并等待档案管理系统的反馈就显得简单。信息化条件下查询效率的提高不仅表现在检索时间的缩短，更表现在查全率和查准率的提高上。越是跨时空、大规模、综合性的查找，这种优势性表现得越明显。 3 培育信息化背景的人才采取的对策和举措 档案信息化建设是档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择，是推动我国信息资源总量增加、质量提高、结构优化、提升全社会信息资源开发利用水平，提高信息化建設的综合效益的必然 要求。根据信息化建设的现状，我们应积极引进带有普遍性的关键技术，优先发展创新性强、可发挥杠杆作用的突破性技术，重点研制开发新技术。 1）丰富培育人才的形式。人才是最宝贵的资源，加强信息化背景下档案人才的培养，要加大投入，一是招纳具有档案专业的大学以上学历的高校毕业生，在源头上保证从业人员素养，二是加大培训投入力度。和高等院校合作，选拔优秀工作人员进入院校深造，开展信息化专题培训班、专题讲座、电视教育等形式普及信息化管理知识，通过再学习提升信息管理水平，提升信息化应用技术。同时，还可以“点带面”“传帮带”，把学习到的优异知识传授给身边同事，带动单位整体能力提升。培养信息化档案人才队伍，是档案信息化的基础性工作。三是培养具备信息化能力的决策者。一个领导者是人才队伍的核心力量，有着巨大的导向和引领作用，培养业务精通、科技管档、科学利用的领导者可以对工作起到良性循环的作用。 2）健全机制体制，加大立项投入。实现档案管理信息化，一是支持档案信息化项目，包括立项、经费、岗位设置、人员配备等，确保搭建出便捷、高效的信息化平台，让档案信息资源为更多的群体共享和利用，进而提高档案的价值，扩大档案的社会影响力。同时，建立健全奖励机制，对在档案信息工作中作出突出成绩的单位和个人进行通报表彰，扩大宣传，提高档案人员积极性。 3）合理整合利用各项资源。积极聘请具备技术攻关能力的档案信息化技术专家。这批技术专家不仅能够解决现代信息技术在档案工作中的应用问题，还能钻研档案数字化技术、网络技术，解决现实工作中的各种疑难杂症，提升现代化管理水平。如归档数字化，可以减少原件借阅次数，有利于原件的保管，又简化的借阅的流程，节约了时间。 总之，档案的信息化是档案发展的必然趋势，我们要紧扣信息化时代背景，牢牢抓住机遇，面对信息化中存在的一些问题，积极采取有效方式及时解决，推动信息化人才的培养，为服务企业做出应有贡献。 |
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