| 标题 | 浅析人事档案管理的重要性及优化途径 |
| 范文 | 曾君 摘 要：随着社会的不断发展，学校越来越重视人事档案管理工作。它作为人事管理中的重要成员，对人才录用工作非常重要，用人单位可以从人事档案中获取学习经历、学习成绩、家庭成员情况、工作实习经历等等。本文对人事档案管理的重要性进行分析并给出提高人事档案管理效率的 手段。 关键词：人事档案管理；重要性；优化途径 人事档案记录且跟随每个人的一生，其地位非常重要。用人单位及学校通过对人事档案的查询，可以快速了解员工及学生的个性化特征，其真实性非常重要，但经济的发展使人才的流动越来越快，人事档案管理过程中暴露了许多问题，无法满足现阶段社会的发展需求，所以，要加大人事档案的管理力度。 1 管理人事档案的重要性 档案是记录每个人成长的重要凭证，是每个人从幼儿园到走向工作岗位的人生轨迹缩写。通过档案，学校和用人单位可以了解每个人的家庭情况及社会关系。所以，管理人事档案是非常必要的，其重要性主要体现在以下三方面：一是代表每个人的人生历程。人事档案可以体现学生上学时期的阶段性表现，方便用人单位在后期进行招聘参考，这就要求的人事档案管理人员要对自己的工作认真负责，通过细致的记录制作出每个人的专属档案，使其符合真实性、完整性、有效性；二是人事档案管理在人事管理工作中占有重要的位置。学校的人事管理工作十分复杂且繁琐，但最基础的工作就是人事档案管理，其管理能力的提升在一定程度上也可以提高整个人事管理工作的水平。因此，工作人员在进行人事档案的管理工作时，必须要集中精神将每个人的每个阶段的档案做好整理，防止出現遗漏的情况，增加内容的真实性；三是人事档案管理的工作是档案真实完整的表现形式。想要提升学校人事档案的真实率，就必须要注重人事档案管理部分的工作，这也是全体人事档案管理人员工作的终极目标，为了实现这个目标，就必须要提高人事档案管理的综合水平，创新管理制度，实行统一的人事档案管理制度，将管理工作进行详细化分配，推动学校人事档案管理建设的发展[1]。 2 现阶段人事档案中存在的问题 首先，人事档案的信息获取途径较少，老师档案的管理效果超过学生的管理效果。学校中的每一个个体都是人事档案管理的重要对象，不论老师的个人档案或是学生的个人档案都是学校人事档案的宝贵财富，管理人员需要根据实际情况进行整理；然后，人事档案管理的软硬件设施过于陈旧，不适合学校人事档案管理事业的发展。由于科学技术的快速发展，学校对人事档案管理的基础设施建设投入不足，导致大多数学校的软硬件管理设备比较落后，人事档案管理工作人员大多数都是兼职，无法将工作的中心放在人事档案管理上，一些思维陈旧的管理人员认为，只要没有丢失，就是完成了对档案的管理工作，纸张的保管不及时，直接减少了人事档案的寿命；最后，人事档案的管理工作缺少信息科学化。改革开放以来，我国的人事管理制度不断完善，人事档案管理越来越现代化、信息化、科学化，但计算机技术推广应用还没有完全普及，实际应用还存在许多的问题，限制了学校人事档案管理的发展。 3 提高人事档案管理效率的优化途径 3.1 完善人事档案管理的相关制度与体系 想要提高人事档案的管理效率，就必须要制定完善的管理机制和体系。管理人员需要以国家出台的相关法律法规为参考基础，参照学校的实际情况，建立相关制度与体系，使管理人员在实际管理工作中实现“依法治档案”，然后再向下进行制度推行落实。在这个过程中，学校人事档案管理部门需要注意以下几方面：一是统一档案管理制度，这样可以方便后期管理人员的整合，减少管理人员重复工作率，档案管理部门可以参照国内外优秀的学校人事档案管理实例，将其与自身的管理工作进行有机结合，制定出适合学校人事档案管理的制度及体系；二是对人事档案管理人员实行奖罚制度，这种制度的实行可以从根本上提高管理人员的主动性，当人事档案管理人员在工作中非常认真，工作效率较高，就会获得相应的分数，一段时间后进行核算，给予分数前三名的管理人员相应的奖励；反之，当人事档案管理人员在工作中动作散漫、不听指挥，就会减分，一段时间后核算分数最后三名管理人员会获得相应的惩罚。这样做，有助于提高管理人员的工作积极性，保证人事档案信息的真实。 3.2 提高档案管理工作人员的专业知识及管理能力 想要提高人事档案管理工作的效率，就必须要培养人的专业知识及管理能力。若管理人员的专业知识量较少，管理能力较差，那么人事档案的管理效果一定不容乐观。针对上述问题，可以采取以下几种解决办法：一方面，合理分配档案管理人员的相关工作。学校每年举办招聘会的时候，除了要保持原有的专业课老师、导员的职位招聘外，还应该设立人事档案管理人员的相关职位招聘，吸收新鲜的血液，增加人事档案部门的基层工作热情，从而提高其工作效率；另一方面，对现有的人事档案管理人员开展专业知识培训，还可以定期举办同区域人事档案管理人员的交流活动。对于刚入职的人事档案管理人员可以采取“新老员工一带一”模式，使其尽快熟悉自己的工作职责及日常工作内容。学校还可以设立自我增值奖金，鼓励人事档案管理人员利用课余时间实现自我增值，取得相关的管理资格证书。 3.3 创新人事档案管理办法 现阶段，传统的人事档案管理模式已经不能满足学校的多元化发展，所以管理人员要对其进行创新。例如：可以把人事档案管理日常工作有效的分为多个小区域，再安排人事档案管理人员对其进行针对性管理，这样优化了工作时间，增加了工作效率；在人事档案管理过程中，根据自身的实际情况，制定相应的管理表格，每个管理人员都需要在下班后上交这份表格，以周为单位、以人为对象、以工作效率作为基础对这些表格进行阶段性汇总，以图表的形式显现出来，并张贴在办公室中，这样可以增加人事档案管理工作的明细化，还可以激发人事档案管理人员的积极性，提高其工作热情，使其在工作中能够发挥自己最大的能量[2]。 3.4 增加人事档案管理的信息化建设 建设信息化的人事档案管理模式是社会未来人事档案管理的发展趋势，学校作为社会的重要场所，也要紧跟社会发展的步伐，才可以增加其核心竞争力。一方面，学校领导必须要在头脑中树立信息化档案管理意识，增加人事档案管理工作的基础设计建设投入；另一方面，学校要建立自己的人事档案管理系统，系统中要实现录入、查找、引用、修改、整理、反馈的功能，在录入过程中要保证档案信息与电脑中输入一致，通过账号、密码登录可以实时查看并引用需要的人事档案，需要注意的是，可以修改人事档案的人员必须是系统的管理员，更改后也要在系统中留下记录信息，增加学校人事档案信息的保密性。 4 结论 综上所述，人事档案管理工作在学校和用人单位中扮演着重要的角色，对个人具有重要的意义，所以必须要增加对其的管理力度。从学校的角度来看待人事档案管理问题，首先要提高管理人员的综合素质，不断完善管理方法，推动人事档案管理的长远发展。 参考文献 [1]王悦，罗振.人事档案管理的重要性及优化的几点建议[J].低碳世界，2017（35）：365-366. [2]王心梅，名娟.人事档案管理的重要性及优化途径[J].教育现代化，2017，4（38）：163-164. |
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