| 标题 | 在互联网+时代下的民营企业档案工作 |
| 范文 | 邢燕飞 摘 要：在2015年政府工作报告已明确提出了互联网+大数据，数字化时代的到来，互联网+的运用，从根本上已经改变了以往传统档案管理工作。档案内容“纸质化”时代在慢慢的退化，即把传统载体档案进行数字化，档案利用者再也不用跑到档案室取复印件，可直接浏览利用；实体档案借出也可以在线上操作审批完成各种手续，真正为利用者提供了便利，提高工作效率。 关键词：互联网+时代；民营企业；档案工作 互联网+是互联网技术不断发展的产物。互联网+时代下的档案管理中，“+”指的是档案管理。在档案管理的过中，利用档案管理系统平台进行管理。档案工作是非常重要的，档案承载着企业发展的历史，没有档案，企业的历史难以积累，企业最终会失去记忆。因此，在互联网+时代管理下如何进一步管好、利用好这些档案，是民营企业档案工作面临的一项全新课题。 1 民营企业档案工作中存在的问题分析 1.1 档案意识淡薄 有的民营企业领导片面认为企业重要的是生产、经营和销售，档案管理的好坏无关大局，没有把档案工作列入议事日程，在人员配备、库房建设、档案管理系统等所需的经费方面重视不够。 1.2 档案管理工作发展不平衡、信息化水平低 知识经济时代，档案作为重要的信息资源，它的价值越来越引起社会广泛重视。但在实际工作中，企业档案管理方式与质量相差悬殊。虽有少数企业已实现档案信息化，但大部分小型民营企档案管理工作仍处于 “抽屉式” 手工管理阶段，因受到时间、保管方式、地域的条件限制，档案信息往往不能及时为各部门与用户所用，不能满足信息化社会人们对信息 “广、快、精、准”的要求，不能真正实现档案信息资源共享，达到档案的最大利用效果。 1.3 档案管理难以应对大量电子文件的冲击 许多民营企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，采取“鸵鸟政策”，固守传统的档案实体管理模式。面对信息技术发展，无法对电子文件统一管理，任由电子文件由各自或部门自生自灭（没有另外备份），甚至致使部分员工离职时随意复制甚至删除公司电脑中的电子文件，结果造成大量的电子档案资源流失。 1.4 档案管理人员文化素质低，服务意识淡薄 传统档案工作中，民营企业档案管理人员忠实地保管着档案，被动地为用户提供档案利用，把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、知识的难题常留给查借人自己去解决。在利用档案信息和档案创造价值的过程中，民营企业档案管理者服务的意识淡薄，不会把利用价值高的档案或常利用的档案做成编研或二次加工，无所作为，甚至导致档案散乱不齐。 民营企业档案工作面临上述困境的根本原因在于传统档案管理无法适应外部环境的急剧变化，档案管理理念没有及时更新，传统档案管理意识还对人们的思想有着重要影响，档案管理工作不能及时实现创新，传统档案管理模式还占主导地位，还不能有效引入新型管理模式，导致档案管理效率低下，工作质量不能提高。 2 互联网+时代下的民营企业档案工作对策 2.1 档案管理使用互联网+时代下的档案管理系统 民营企业除了投入档案的硬件配置外，还需投入档案管理系统进行档案管理，它包含管理平台与利用平台，属于网络版多用户同时上线使用的软件，实现业务办公与档案信息资源共享的平台，海量数据存储，开启数字化建档工作，逐步完善建檔信息的完整、详尽、有效地实现档案共享共建，提高档案提供速度和服务效率，迈向档案资源的集中化、数字化、知识化管理的全面发展与管控。 2.2 档案管理使用互联网+时代下档案数字化 加快室藏传统档案载体的数字化进程。首先要完成档案内容的数字化，要从以往传统的档案管理工作模式中解放出来，改变效率低下、粗放式的工作形式，彻底完成档案的数字化建设。将档案内容认真核对确保无误后，通过扫描、录像等方式转变成新型的档案材料，著录在档案管理系统平台中。同时加强电子文件归档和电子档案管理，以及电子档案移交进室的监督管理指导和检查力度。积极开展兼职档案员直接归档的一系列工作，从源头上保证电子档案的真实完整、安全可靠，长期可用。为了分担档案管理员的工作压力，也可以采用部分档案数字化外包形式，加快数字化的步伐。 2.3 档案管理使用互联网+时代下的档案安全 民营企业的档案工作不仅仅是档案管理部门的职责，也是由各部门专、兼职档案管理人员及全体员工共同参与完成的工作。因此，全体员工的档案安全意识特别是领导的档案安全意识决定了一个企业档案数据安全工作水平和工作的氛围。档案承载着“记录历史，服务企业”的重要作用，档案工作是企业基础管理工作重要组成部分，档案数据的安全更是档案管理中重中之重。 通过多种途径保障档案数据的安全，使每一位业务经办人都切实重视起档案数据安全性，不断增强使命感、责任感，自觉性从思想上、行动上确保数据安全放在各项工作的首位，真正树立档案数据“安全第一”的意识，自觉维护档案数据的安全，切实落实安全责任。此外，还需要定期对档案管理系统平台以及网络进行检测，所有使用的计算机都要安装杀毒软件，防止黑客入侵。外来文件一定要经过严格的查杀。 同时，加强档案数据安全的宣传力度，利用与档案形成部门沟通档案的密级问题并探讨档案的安全性，讨论档案利用的审批流程，以及在档案管理系统平台中设置档案利用审批权限等等。还要注意档案在保存和传输中的保密和安全，坚决防止失泄密。采取各种有效措施，确保企业档案信息的绝对安全。 2.4 档案管理使用互联网+时代下的档案利用 进入档案后保管时代，知识管理的特点要求档案人员实现角色转换，从档案管理者转变为知识提供者。档案人员的用心之举，为档案工作耕耘出新的天地。 1）大力开展传统载体数字化档案工作，及时以档案数字化代替原件利用。对已实现档案数字化的原件妥善保管，一般不再提供利用。 2）促进资源共享。首先把公开类的档案上传到档案管理系统平台，开展远程利用（线上利用）。其次，逐步把其它类的按权限开放给相应的人员使用，解决时间、空间的限制，把档案开发利用提高到新的水平，“真正体现按需共享的目的”。同时对密级档案按流程审批查（借）阅，确保密级档案的安全。 加强档案的加工开发，让档案升值，也就是把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”。 一方面，可以建立档案数据共享平台，即可以实现高价值数据的公开获取，促进档案数据的二次利用，又可以根据用户利用频率和口碑相结合过虑出价值密度较高的档案数据，为高质量的内容输出提供来源支持和用户反馈，以使档案部门更有针对性地满足用户的商用需求。 3 结束语 当前档案管理工作信息建设的要求迫在眉睫，作为档案管理人员，必须摒弃陈旧的观念，树立将档案管理工作融入于“互联网+”的新思想，积极借鉴先进的成功经验，开拓创新、与时俱进，积极投入到档案管理工作信息化建设之中，让档案支撑企业的未来发展，规范企业的经营管理，确保档案管理工作发挥最大效能。 参考文献 [1]沈东辉，李燕.互联网+时代下档案管理工作存在的问题及对策[J].城建档案2016（09）：48-49. [2]李文.互联网+时代档案管理工作中存在的问题与对策[J].办公室业务，2017年24期. [3]周瑞芬.知识管理视角下民营企业档案工作研究[J].档案学研究，2009，（1）：34-36. |
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