| 标题 | 对新时期政府机关档案管理工作的研究 |
| 范文 | 摘 要：随着社会的进步和时代的发展，档案资源逐渐成为一种关键的战略性资源。对于政府机关来说，为了适应新时期各方面工作需求，寻找档案管理工作的缺陷，是当下的首要任务。基于此，本文通过对新时期政府机关档案管理工作中存在的问题进行分析，从创新管理模式、构建数据库管理平台、确保档案信息安全、完善管理制度等方面论述了新时期政府机关档案管理工作问题的改进措施。 关键词：新时期；政府机关；档案管理 政府机关档案主要是指由各种执行机关代议而制定的法律法规和执行决策以及国家军事、外交、内政方面的声像、图表、文字等行政文件。在新时期下，我国信息技术不断发展，档案管理实现信息化逐渐成为主流趋势，并且是档案信息资源开发的关键条件。在这种情况下，对档案传统的管理方式进行优化，解决当下机关档案管理中的各种问题，对我国政治、经济、文化发展有着莫大的好处。 1 新时期政府机关档案管理工作存在的问题 1.1 管理模式落后 现阶段，很多政府机关在进行档案管理过程中，仍然沿用以往的管理模式，机关内部档案质量的开发、利用以及提供都是以纸质为主，管理的数字化和信息化水平比较低。事实上，在实际管理过程中，我们不能对纸质档案进行全盘否认，其有着自身独特的优势，在凭证和记录中也发挥着重要的作用。但是，就现代社会来说，知识经济时代的到来，数字化和信息化占据主导地位，大量信息不断涌现出来，纸质档案的重复利用率比较低，无法满足信息的归档要求。同时保管成本比较高且条件比较苛刻，极易损毁或丢失，这是档案管理中最为重要的问题之一。 1.2 管理平台偏狭 目前，政府机关在进行档案管理过程中，其管理平台普遍以人工形式为主。而现阶段，我国正处于飞速发展阶段，各行各业以及国家人口信息等都呈现几何倍数增长，致使机关内部档案信息储存量大幅度增加。在这种情况下，管理人员对这些数据进行一对一的对比，显然是不现实的。然而，在机关内部其数据库建设比较迟滞，档案信息化建设水平建设普遍不高，致使档案管理人员需要付出大量的时间和精力对档案的完整性和准确性进行校验。管理平台的“狭隘”不仅使工作人员管理效率低下，还制约着整个机关的发展。 1.3 档案信息安全问题 档案信息安全一直都是政府机关面临的主要问题之一，政府机关中的档案涉及到我国的各方面内容，不论是政治、经济、军事，还是文化建设，都是严格保密的。在这种情况下，确保档案信息安全是当下管理工作的首要任务。而就目前政府机关中的档案管理来说，由于数据数字化和信息化建设不完善，使得档案在网络传输时，常会被恶意伪造、篡改以及窃取等。使得档案的真实性和完整性得不到保证。同时政府机关中的档案信息泄露，会对我国造成严重的影响，因此，档案信息安全问题亟待解决。 1.4 管理制度不完善 管理制度不完善也是对档案管理工作影响的关键因素。现阶段，很多政府机关的档案管理制度普遍存在“缺位”现象，有的机关甚至没有相应的岗位，缺乏科学、系统的规章制度。同时有一部分政府机关由于受到各种主观和客观因素的影响，没有专门的管理设施，而且主要负责管理的工作人员数量也严重不足，导致档案管理比较混乱。同时，在档案信息的查询登记、移交手续、分类标准、整理范围以及收集的内容等没有严格的制度规范。 2 新时期政府机关档案管理工作问题的改进措施 2.1 创新管理模式 针对现阶段档案管理模式存在的问题，需要对管理模式进行创新。而创新管理模式需要从以下几方面进行：1）建设数字化管理模式。首先，利用身份认证技术和扫描技术对构建档案认证体系；其次，利用数据库技术构建档案信息全程管理体系；最后，利用加密技术对档案安全进行管理。利用这种模式对政府机关中的档案进行管理，可以有效实现管理数字化，不仅能够将档案资料及时更新，同时还可以对其进行整合和补充。2）建设自动化管理模式。在建设这种模式过程中，需要用到的技术有数码扫描识别数、电子标签技术以及OCR识别技术等。可以通过自动收集、自动筛选、自动检索以及提取关键词等对档案进行有效管理。这种模式的应用可以有效实现批量处理和自动处理机关档案信息。3）建设体系化管理模式。这种模式建设主要是将文档一体化、各部门之间衔接一体化以及机关内部各项流程一体化等。同时在建设过程中，将数据集成以及数据融合等技术融入其中，使档案资料更加通用和兼容。 2.2 构建数据库管理平台 在政府机关中，构建数据库管理平台时，主要是通过数字信息技术将档案资源共享化、传递信息网络化以及信息数字化。首先，在信息数字化过程中，將各种档案信息转化成为可以被计算机认证的二进制编译代码，在转换完成之后，将编译代码进行统一储存。在此过程中，要将视频文件、音频文件、图像文件以及文本文件转化成为相应的数字信息。这样不仅可以填充数据库，同时，也可以使档案信息外泄的几率大大降低。其次，在将这些文件格式转换成为相应的数字信息之后，在数据库平台的各个模块中录入，并将其全部改制成为“机读数据”。工作人员要注意，在录入数字信息过程中，需要对其进行严格的审核和校对，保证数据库中录入和存储的数据信息无误且完整，并且能够完全被计算机识别。最后，对档案数据库中业务环节进行建设，业务环节主要包含档案关键词搜索、机关内部各部门之间的档案检索、国家文档信息的检索、社会群众的信息检索、简化整理以及数据安全防护工作等。这些功能可以为档案管理提供一个切实可行的平台，使机关能够顺利开展档案管理工作。 2.3 确保档案信息安全 政府机关在加强档案信息安全管理过程中，从以下几方面进行：1）进一步完善计算机保管设施和电子文件，及时升级档案数据库，确保档案数据在传输和保存中的稳定和安全。2）在管理各种软件过程中，首先，从电子档案形成的前端控制开始，在文件生成时对其进行监管，保证档案的原始性，同时实时跟踪档案数据操作。其次，开辟档案存储途径，政府机关要为档案专属部门提供计算机刻录等设施，并且通过通用格式光盘对文件资料进行存储。同时及时修补档案管理平台的安全漏洞，对各种防病毒软件和防火墙实行全天候升级管理，使档案访问、下载以及上传等始终处于一个安全的环境中。最后，利用档案备份技术、仿写技术、身份验证、加密技术以及签署技术对电子档案的使用、传输等进行安全管理。 2.4 完善管理制度 在新时期下，政府机关想要全方位的做好档案管理工作，需要坚持“制度”原则，无制度便没有管理，因此，完善管理制度是当下首要任务。首先，完善责任制度。责任制度的完善主要是将岗位职责分工落实，严格监管档案管理工作人员的日常行为，防止其出现渎职、失职行为和责任心不强现象，同时强化档案移交归档和材料收集管理工作。其次，完善上岗竞争制度。政府机关要选拔具备专业知识的人才，这一类人才不仅要包含管理人才，还要有技术人才，以此培养协作型、复合型、创造型人才，从而充实档案管理岗位。 3 结论 综上所述，在新时期，政府机关在进行档案管理过程中，要适应社会发展需求，着力于档案数据整合，完善信息化建设。经过上文分析可得，解决当下档案管理问题，需要以全新的管理模式和管理制度为基础，构建信息化管理平台，以此加强档案信息的安全，这样才能使机关档案管理更加规范化和标准化。 参考文献 [1]孙丽.新时期政府机关档案管理工作实践思考[J].人力资源管理，2018（01）：213-214. [2]刘璐.新时期机关档案管理工作研究[J].办公室业务，2016（19）：108. [3]张晓霞.浅议新时期机关档案管理存在的问题与改进措施[J].山东人大工作，2016（09）：48. 作者简介 徐燕燕（1985-），广东，档案职称，本科，深圳市盐田区政府。 |
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