| 标题 | 浅论档案信息化管理 |
| 范文 | 孟冬 随着电子时代的到来，网络化、信息化进程加快，为新时期档案信息化管理提出了新的使命。面对急剧增多的信息量，电子化、网络化的新的档案存储管理手段以及档案管理服务体制要不断改革和完善，为档案管理工作提供了新的发展契机和提出了新的挑战。档案管理工作必须适应时代的发展和进步，才能更好地实现为社会和广大民众对档案需求日益增加的愿望。现就档案信息化管理提出几点思考。 一、档案信息化建设存在的问题 （一）观念落后 一些档案管理工作人员，甚至许多单位领导面对网络时代，对信息化陌生，观念落后，从思想上没有认识到档案信息化建设的重要性，对现代化信息技术缺乏基本了解，甚至错误地认为现代化信息技术还不如传统管理模式好、不如人工更有效，这样，对档案信息化建设无思路、无举措，致使有的单位还未开展计算机档案管理工作。 （二）人才匮乏 原有老的档案管理工作者是老知识，只熟悉纸质档案管理，面对现代化信息技术很陌生，一时很难适应，对档案信息化建设更是无从入手。新进来的年轻人，虽然能运用现代化信息技术，但对档案管理基础知识和管理原则一知半解，工作起来不能得心应手。要引进既懂档案管理知识又熟练掌握现代化设备操作技术的复合型人才，则又无编制。这些现象在实际工作中普遍存在，是档案信息化建设中存在的一个重要问题。 （三）资金短缺 长期以来，人们对档案管理工作认识浅薄、重视不够，所以资金投入比较少，致使购置所必备的现代化设备无财力支持、对现有档案管理工作者得不到及时培训更新知识。这也是制约档案信息化建设的又一因素。 二、档案信息化管理内涵及其意义 档案信息化管理就是将迅速发展的电子信息技术及计算机、复印机、扫描仪、光盘刻录机等电子设备应用到档案管理中，建立档案信息系统，使档案管理方法更具科学性、规范性，对档案资料收集、编目、统计、检索等能高效地完成。档案信息化是提高档案管理水平的必由之路，档案信息化建设是新时期档案管理工作的主要任务之一。档案信息化建设可以实现档案管理的现代化，极大地提高档案管理工作效率，同时，既可在档案信息网络中获取资源又可提供资源，使档案信息资源的社会与经济价值实现最大化。 三、提高档案管理者业务素质 无论任何工作都须从基础做起、都须人来做，人的业务素质水平直接影响工作质量。所以，加强档案基础工作是21世纪档案信息化管理的前提，而提高档案管理者业务素质是在基础工作中起决定性作用的关键。现在有的档案管理者传统观念不改变、知识不更新，不能运用现代高新技术工具，信息管理能力较低，制约了档案工作创新与发展，更重要的是档案信息资源得不到很好地开发利用。因此，亟待提高档案管理者素质势在必行，是摆在面前的首要问题。 （一）提高思想认识，转变思想观念 为使档案管理者能够适应工作的需要，必须提高思想认识，认清形势，清楚职责，增强做好档案管理工作的自觉性和紧迫性。随着档案设备现代化、档案种类和载体多样化，档案管理方式要不断创新。对档案管理人员在业务知识、科学知识、利用设备能力、管理能力等方面提出了更高标准，传统业务知识、专业技能已不能适应新时代的要求。所以，必须转变思想观念、调整思路、刻苦钻研掌握新的知识，才能使档案信息化管理工作有效扎实开展。 （二）教育培训 档案管理部门应根据新时期、新形势对档案信息化管理的要求，对档案管理者分不同层次、不同类别有针对性地开展教育培训，例如继续教育、专业学历教育、岗位培训，尤其要加大对档案管理者计算机网络应用、设计等档案管理现代化新技术、新技能的培训力度，优化档案管理者知识结构和提高整体素质。通过教育培训，尽快培养出一批网络服务需要的系统分析和设计管理人才、数据分析与开发人才。教育培训既能使档案工作者掌握新技术，又能熟知档案管理专业新知识。教育培训是使档案工作人员更好地适应档案管理工作的要求，是提高档案工作人员业务素质重要手段和环节。因而，应列入培养档案管理者重要议事日程，要经常化、制度化。 四、档案信息化管理措施 （一）搞好档案信息化管理工作关键在于领导 档案信息化管理要靠档案资料的信息化建设来实现，档案信息化建设是一项系统工程，需大量资金做支撑，如培养人才、购置设备等都需要资金。如果领导不重视，许多具体工作开展起来都会遇到许多问题。领导对档案管理工作的认识程度决定着对档案管理工作的态度，在很大程度上决定着档案事业的发展。直到现在，广大社会群众对档案管理单位还存在不同程度错误认识，认为只是档案保管员，需用资料时去查即可。有的领导受社会对档案工作误解的影响，加上思想观念保守、安于现状和对档案价值认识程度低，认为教育培养提高档案人员素质无关紧要，档案资料信息化配备一台计算机就可以，其它设备可有可无。这样，给档案信息化建设造成了很大障碍，档案信息化管理水平难以达到新时期的要求。因此，领导要更新理念，从思想上重视档案信息化建设，是新时期发展的需要，是提高档案信息化管理水平的需要。 （二）加强硬件设施建设 档案库房要布局合理。对已建成投入使用的库房就其内部布局进行适当调整，以有利于档案信息化管理工作开展的需要；对未建的要按档案信息化管理工作发展需求设计建设。此外，档案信息化建设还需其他许多硬件设施的支持，在进行信息接收、存储、传送、检索时，都需运用计算机现代化技术。因此，加强硬件设施建设为加快档案信息化建设提供了必要的物质保障。 （三）实现档案信息资源共享途径 档案信息化是与各地区、各部门的电子政务及办公自动化密不可分。档案信息化建设要跟得上时代前进的步伐，才能达到同步协调发展、资源共享的目的。所以，实现档案信息化是实现档案信息资源共享的前提。所谓档案信息资源共享不受地域、部门限制，在网络中获取所需要的信息。要整理档案信息资源、建立信息数据库、建立档案信息网络，这样，用户查询资料时可从一个档案馆查询多个档案馆资料。这样，才能使档案信息资源的价值发挥最大化，才能为用户提供更方便、更快捷、更翔实的服务，才能实现档案信息资源共享。 五、加强用人制度建设 加强用人制度建设，建立良性的用人运行机制是提高档案信息化管理水平重要的工作之一。要建立档案管理领导组织，加强对档案工作的领导、检查、考核，对档案管理人员制定切合实际的奖励惩罚、能上能下、能进能出等用人制度，这些制度通过全体档案工作人员大会讨论后实施，目标任务明确，指标分解到人，定期检查考核验收，可使档案管理者产生紧迫感、危机感。档案事业发展快慢、档案管理服务质量优劣等都取决于档案管理者法律观念、业务能力、服务态度等综合素质高低。因此，加强《档案法》及国家有关档案工作条例、意见、规定等学习教育，让档案管理者清楚地认识到做好档案工作是自身应尽的法律责任和义务，增强法律意识，增强主观能动性、创造性。对档案管理者就档案工作意识薄弱、因循守旧、不思进取，跟不上时代发展步伐落伍的，按制定的惩罚制度处理，重者使其让位；对获得档案管理专业技术职务的专业技术人员、档案管理环节干部实行动态管理、能上能下，对不能履行自己职务、职责，轻者免除其职务，给全局工作造成一定坏的影响的可清除队伍；对社会上既掌握网络现代新技术、有一定的档案知识，又愿意从事档案管理工作人员可招聘试用，经试用后合格者通过组织人事部门正式发令成为国家档案管理工作人员。对勤奋学习、爱岗敬业、业绩突出者要及时给予表彰奖励。用人制度建设，对促进档案事业发展、对档案信息化管理水平提高提供了人力基础。 （作者单位：内蒙古莫力达瓦达斡尔族自治旗档案史志局） |
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