| 标题 | 政务网档案信息资源开发利用浅析 |
| 范文 | 郭运涛 山西省电子政务外网项目是中办[2002]17号文件提出的我国“十五”期间电子政务建设的重要基础工程之一，建设电子政务外网网络平台，实现上联国家电子外网管理中心，下联11个市级网管中心，横向联接60个省直厅局；建设山西省电子政务外网管理中心，建设全面的安全保障体系，对政务外网各应用业务提供服务。建设总目标是建设覆盖全省各级政务部门的网络平台、应用支撑平台、信息交换平台、安全保障体系和服务体系，实现各级部门的互联互通、信息共享、数据交换和业务互动。 根据《国家电子政务工程建设项目管理暂行办法》、《国家发展改革委关于进一步加强国家电子政务工程建设项目管理工作的通知》和《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》。山西省电子政务外网项目档案管理参照已经验收的国家电子政务工程建设项目档案管理经验，对文档进行了管理工作。 在政务外网工程的建设过程中，省政务外网工程办前后制定了《山西省电子政务外网工程办档案管理工作》、《政务外网工程办公文流转管理办法》，这些管理制度逐步建立并完善了适用于本工程的档案管理办法和工程过程中文件的流转制度。 工程文档管理工作主要依照《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》、《信息化工程监理规范》等国家、行业标准规范，依据这些规定，做好文档的分类收集和积累工作。同时省政务外网工程办责成工程监理组织承建商，协助综合组对工程文档进行收集、管理。 工程文档按照文档的作用划分为工程建设过程中文档和工程管理文档。其中工程建设过程文档（如，需求规格说明书、设计说明书/设计方案、设备到货验收、安装调试等）主要由各承建商负责收集、整理。这些文档经过各承建商整理自审后，报监理对文档进行质量审核，待承建商所负责的工程初验后再向外网工程档案组提交。 工程管理文档主要由政务外网工程办各工程组负责收集、管理。由监理对工程管理文档的格式、流转过程及签署权限进行规定，辅助工程个阶段的管理。 按照工程分项的原则，将整个工程按机房及VOD视频教室改造分项工程、网络与安全分项工程、综合门户网站及软件分项工程、RA中心等划分，管理方的相应工作组、工程监理、承建单位对文档分别进行分类收集、整理。文件按照工程管理流转各环节是逻辑顺序进行排列。 建设单位收集的资料包括：综合资料、招投标资料、合同文件。承建单位收集的文件主要包括设计文件、实施计划、实施记录和各类工程申请表格，以及设备到货验收、安装调试、测试验收等。监理文件包括：监理大纲、监理规划、监理月报、监理日志等。 所有对外报送文档均由监理认可、确认后发出，并由相关人员签字。借阅文档统一由文档管理员受理并填写借阅记录。 省电子政务外网工程办对每个分项工程初验和终验都进行了安排，并就档案整理进行了专门部署，要求承建单位收集、积累工程文件的基础上，按照《国家政务外网一期工程建设项目档案管理暂行办法》和《国家政务外网一期工程建设项目文件归档范围和保管期限表》，统一标准、分工负责，认真做好各自的文件梳理个归档工作。 档案工作组具体负责工程档案验收的组织和准备工作。档案工作组参照国家电子政务工程建设项目档案管理经验，在现有文档的基础上，进行文档的查漏补缺和分类整理，以实现工程文档的完整性、关联性和系统性。 省政务外网工程的每个分项工程建设任务完成后，在省电子政务外网工程办的领导下，档案工作组组织有关人员开展了各分项工程档案初步验收准备工作，对工程建设形成的归档文件的完整性、真实性、规范性和有效性进行了自检。根据国家有关规定，档案工作组对工程档案再次进行了梳理和整理，并完成立卷、编目等工作。 各分项工程初步验收后，由档案工作组陆续补齐初步验收资料，形成建设工程初步验收档案。工程最终验收时，由最终验收机构对提交的建设工程最终验收档案的完整性、真实性、规范性和有效性进行审核并签署意见。终验合格后，由档案组补齐工程最终验收资料，形成建设工程档案并移交综合档案室保存。 政务网档案是在政务网建设过程中形成的历史记录，它不仅是已有政务外网设施维护管理和改建扩建的重要科学依据，也是政务网建设事业发展中的宝贵资源。开发利用政务网档案信息资源，充分发挥其社会效益和经济效益，是实现档案价值的重要途径，也是档案工作的根本目的。 一、开发政务网档案信息资源的前提条件 （一）主动服务，树立积极参与的动态思维 开发档案信息资源主要是通过档案信息服务的方式来实现的。由于网络档案利用面广，涉及部门多，因此，要努力开发档案信息，把“死”档变成“活”档，不断提高档案的服务水平，不断探索开发利用档案信息的新途径，在改变被动静态管理为主动动态服务上下功夫，使档案信息在网络建设中充分发挥作用。 （二）转变观念，克服守、等、靠思想 政务档案工作是一项服务性很强的技术管理工作，它通过对网络建设和网络工作的服务，实现其对网络技术的管理。充分利用现有库藏档案，挖掘档案信息资源的潜在价值，更好地为网络建设服务，是档案工作的主要任务。因此，政务网档案工作应当走在网络建设的前面，转变观念，改善作风，克服守、等、靠思想，以适应市场经济的要求。 （三）搞好调查预测，提供优质服务 调查预测，是通过对用户需求的研究，了解他们利用档案要解决些什么问题和要利用哪些类型的档案信息。根据调查情况，分析预测网络建设项目在各个阶段所需的档案住处可以有针对性地将档案中有参考利用价值的信息进行分析、研究、汇集、编撰，为信息的使用分行便利条件，以便按照需求特点，有针对性地提供优质服务。 二、开发政务档案信息资源是发展政务网的需要 政务网要振兴发展，不仅要从国内外同行业动态信息中获取各类信息资源，而且更重要的是从本专业内部获取有价值的信息资源。因为政务网振兴发展是连续性的，档案信息资源作为潜在的有价值的信息，开发及时、应用得法，就会很快转化为生产力，在市场竞争中取胜，进而也可以最大限度地发挥档案的经济效益和社会效益。因此，开发利用政务网络档案信息资源是发展政务网的需要。 在政务网建设中形成和各界的档案，是宝贵的信息资源。这种信息资源具有原始的记录属性，它不随外部条件变化而变化，是事物的客观存在形式。作为一种重要的信息资源，政务网档案以它的准确性、真实性和可靠性，显示出了强大的生命力，为政务外网建设提供了科学的依据。 三、开发网络档案信息资源的途径和方法 （一）建立档案信息资源中心 要改革旧的管理体制，使档案由单一分散管理转变为统一管理，走档案、图书、情报资料一体化管理的道路。信息资源中心的建立，有利于使分散的信息资源集中起来，及时进行统一的存贮保管、整理分类、编研开发，最大限度地为用户提供信息。 （二）应用计算机技术管理档案 计算机在档案管理中的应用，主要是编目和检索两个方面。要实现这两个方面的应用，必须首先对档案进行前处理，即著录标引。档案信息输入计算机能快速完成检索、统计、持印，不仅可以提高工作效率，而且打印输出的各类目录比手工抄写的目录整齐、规范。计算机网络技术的实现，可使利用者在各自的工作岗位上就能了解到所需的档案信息 （三）提高档案管理人员的业务能力和专业水平 档案管理人员首先应具备良好的思想政治素质，同时也要有较高的档案管理知识，并要懂得档案管理方法，又要熟悉馆（室）藏情况；既要熟悉手工检索工具的运用，为利用者及时快速地提供档案，又要掌握现代化管理技术，运用计算机进行档案管理。只有具备较全面的档案业务能力和相关的专业水平，才能适应水利档案的开发利用需求。 就目前来看，档案管理人员的整体素质不高，“复合型”人才少，在很大程度上影响了档案的开发利用。要解决这个问题可从以下三个方面着手进行。一是主管单位领导应重视档案管理工作，分批组织档案管理人员参加有关档案管理方面的培训，学习档案著录标引、分类等，有条件的还可以进行专业互补进修。二是积极开展网络系统内部档案管理技术交流活动，使档案管理人员在实践中得到提高。三是为进一步开发档案信息资源，要努力学习先进技术，特别是计算机技术，掌握现代管理手段。 （四）开展档案编研工作 编研是开发档案信息资源的重要手段之一，也是提供档案服务的一种重要方式。档案编研是在档案实体整理加工的基础上，通过对利用者的研究，为满足用户需求所进行的高层次、高水平且具有一定深度的工作研究。 档案编研工作主要有四种形式。一是二次文献开发，即通过汇编档案文献，编写档案参与资料，为利用者提供比较系统的信息。二是三次文献开发。建立健全档案目录检索系统，编制各种目录，为利用者提供手工检索手段，如全引目录、分类目录、专题目录等。其次是开展情报资料编研和文献编纂，如《基础数字汇编》、《大事记》等。三是为领导和决策部门提供专题参考，为科学化决策提供依据。四是撰写与档案内容有关的文章，直接为社会提供系统知识。 （作者单位：山西省经济信息中心） |
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