| 标题 | A公司采购管理ERP系统模块设计 |
| 范文 | 毕海玲 [摘 要]本文以作者所在企业的ERP系统实施项目为背景，对ERP系统中采购管理模块的功能需求分析进行研究，首先分析课题企业目前采购管理中存在的问题，从中得出课题企业目前所要解决的关键问题，并针对课题企业采购管理的问题，利用UML用例图，对公司ERP系统中采购管理模块的功能需求进行详细分析，并总结归纳采购管理的业务流程图，为ERP系统中采购管理模块的顺利实施奠定基础。 [关键词]ERP系统；采购管理；A公司 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.036 [中图分类号]TP311.52 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）14-00-02 0 引 言 随着信息技术的快速发展，信息技术正以其广泛的渗透性和先进性与传统产业结合。在当前市场竞争日渐激烈的情况下，传统制造业面临着更大的挑战。制造类企业是我国经济的主要命脉，中央经济工作会议也确定了要大力振兴实体经济，“十三五”规划指出了要聚焦“中国制造”，且发布的《中国制造2025》也提出了强化高端制造业的国家战略规划。国家经济发展进入新常态，国家实施“中国制造2025”和“互联网+战略”，都要求制造业要实现由大变强的新跨越。借助信息技术实现智能制造是企业的必经之路，企业信息化是现代企业发展的趋势。 1 ERP系统概述 ERP（Enterprise Resource Planning）即企业资源规划，ERP概念最早是出现于1990年初，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。具体地，ERP是以实行企业内外资源优化配置，消除生产经营过程中的无效劳动和资源，实现信息流、物流、资金流、价值流和业务流的有机集成，以提高企业竞争力为目的，以计划控制为主线，以网络和信息技术为平台，集客户、市场、销售、计划、采购、生产、财务、质量、服务、信息集成和业务流程重组等功能为一体，面向供应链的现代企业管理思想和方法。 ERP管理思想与技术经历了多年的发展变革，从物料需求计划MRP（Material Requirement Planning）到制造资源计划MRPⅡ（Manufacturing Resource Planning），再进一步发展到企业资源计划ERP，逐渐成熟。一个完整的ERP实施过程，由6个不同的阶段组成：ERP需求分析、ERP系统选型、ERP系统实施、ERP系统的使用和维护、系统扩展及巩固提高。其中，需求分析过程是决定将来ERP系统开发成败的一步。在企业决定实施ERP项目前，企业需要对本身有一个全面、深入的了解，对企业需求进行充分调研，并对目前的管理现状进行诊断分析。 需求分析工作除了是系统开始设计、施行、应用的开端和起点外，对ERP系统来说，需求分析工作更是软件选型的依据。如果需求分析明确，那么项目的工作几乎等于完成了1/2。所以，明确中小型制造业企业在信息化建设和管理方面的需求，是完成企业信息化建设和管理工作的关键。ERP系统的需求分析的主要内容是：理顺各业务部门的业务流程、明确各业务部门对系统的功能需求和相关流程处理的需要。 面向对象分析方法（Object Orient Analysis）是ERP系统中常见的一种方法。简单地说，面向对象分析法是将任何事物都看成是对象，分析对象的功能。UML用例图是在面向对象分析时采用最为广泛的一种分析工具。UML用例图在分析过程中以用户、用户所实现的功能为中心。用户通过图形化的表现方法可以清楚地了解系统可以实现何种功能，以及系统是否可以真正满足用户的需求。 2 A公司采购管理概况 A公司目前位于上海嘉定汽车城工业园区，是集开发、制造和服务为一体的高科技企业。近年来，随着产品种类、型号的不断增加及业务量的快速增长，各种业务数据信息急速增长。同时面对飞速发展变化的市场环境，公司在上级集团的领导下，积极实行国有企业发展转型和创新，其中，实施信息化管理已成为A公司转型发展的重要工作之一。 随着外部需求及环境的变化，A公司目前还尚未完全做到以销定产，从而缺乏准确的采购计划，可能造成大量原材料的盲目采购及库存成本的增大。同时，在手工管理状态下，无法实现对历史采购状况的有效跟踪，供应商报价信息的查找较为麻烦。 采购科主要负责管理零部件、原材料供应商及委外加工厂家，主要完成供应商评价、资格审查等。其主要任务是根据生产管理人员提供的采购计划，从供应商中选择合适的厂家进行零部件采购及委托加工。图1是采购管理业务UML用例图。 3 采购管理模块的需求 在采购管理方面，需要根据生产计划自动生成采购计划，并实现采购、检验、入库的采购流程，并在采购过程中，对采购订单的执行情况进行跟踪及控制，进行一定的审批流程。ERP系统的功能需求主要包括以下几个方面： （1）对供应商的综合管理：原材料的采购离不开供应商，供应商管理是企业生产成本实施领先战略的基础，供应商能否准时提供质量、数量符合要求的原材料关系到企业的生产进度。A公司在选择供应商时，需要对新供应商引入推荐机制，经过资格初审、试样、评审价格等程序，形成公司合格供应商名册，待公司与名册中的供应商进行簽约后进行采购。因此，在ERP系统中需要建立签约后的供应商的基本信息，并对采购订单进行实时控制，包括质量控制点及价格控制点、是否入库进行确认，实现供应商的全面管理。同时，对供应商的报价信息进行标准化管理，借助ERP系统，可以随时查询某种原材料的历史报价及评价。 （2）对采购原材料质量进行监控：原材料的质量会直接影响到产品的生产进度及成品合格率，因此，在采购过程中需要进行原材料检验，并需要在ERP系统建立供应商的质量评价体系，为今后的采购提供判断依据。 （3）对采购信息进行统计分析：为了降低企业的采购成本，需要对采购情况进行全面分析，如，采购合同执行情况、采购成本变化情况、采购计划执行情况，这需要ERP系统对此进行全面的统计以便于分析。 4 采购管理模块规划设计 4.1 采购订单管理 采购过程中，根据采购计划，对生产产品涉及的所有采购件实施供方管理、统一采购；通过供应商评审选定合格供应商，每类产品备有多家合格供应商，由采购员根据采购的最低限量、供货商优先级别及供货商份额权重，通过询价比价的方式选定最优供货条件的供应商供货，在同等质量与价格条件下，优先选择长期合作的供应商供货。其中，采购订单可分为一般原材料采购订单和委外加工订单。 采购订单形成后，系统会生成预付款申请单送至财务部门进行审核，财务人员要根据采购合同对系统数据进行审核，系统对采购的价格进行设置控制点，只有财务人员审核通过后，采购订单才能生效同时生成财务凭证。若审核不通过，则不能生成采购订单。 4.2 仓库收货质量检验 原材料到货后，仓库管理人员应根据相应的采购订单进行收货处理，将没有订单的物品存放在临时存放点，待生成正式采购订单后才可以确认收货；然后对物品进行质量检验并向质量科递交质量检验单，只有质量检验合格的材料才能投入生产。在ERP系统中，判断材料是否需进行检验、进行分类。若分类为免检物品则不需要进行质量检验，可直接核销采购订单并入库，而分类为需要进行检验的材料通过质量检验后，则核销采购订单并形成零部件或委外加工入库单，否则原材料退回供应商，重新进行采购。 4.3 结算及付款 采购材料正式入库后，ERP系统将根据入库单生成进货结算单，作为财务记账及与供货商结算的依据。借记原材料、进项税，贷记应付账款，并生成财务凭证。图2是采购管理业务流程图。 5 结 语 在信息化管理时代，企业信息化已经关系到企业的发展。当企业ERP系统应用已经处于普及状态时，公司的信息化管理也将被提上日程。本文结合A公司实际情况，分析A公司目前在采购管理中存在的问题，并对采购管理模块的业务流程进行需求分析，为采购管理模块ERP系统的实现和应用做好准备。 主要参考文献 [1]陈学军.中小企业ERP的实施分析[J].商场现代化，2007（1）. [2]劉红军，党庆忠，等.企业资源计划（ERP）原理及应用教程[M].北京：电子工业出版社，2008. [3]徐晓飞.ERP技术发展的现状、趋势及思考[J].机械设计与制造工程，2003（3）. [4]王丽亚，陈友玲，马汉武，等.生产计划与控制[M].北京：清华大学出版社，2007. [5]郭百钢，韩玉启.一个基本的ERP选型方法及评价标准框架[J].现代管理科学，2004（10）. [6]王小明，冯德民.信息系统需求分析的面向对象层次分析方法及应用[J].计算机工程与应用，2001（3）. [7]黄乐，赵舫.基于用例方法的电力企业需求分析建模[J].江南大学学报：自然科学版，2007（2）. [8]吴双平，韩向东.UML在ERP库存管理子系统建模中的应用研究[J].机床与液压，2004（4）. |
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