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核电企业实物档案数字化初探

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鲍琨

摘要：“华龙一号”是我国拥有自主知识产权的三代核电品牌，代表了我国核电的历史沉淀、现实荣耀以及未来基石。数字化建设需要做到承前启后，并作为“华龙一号”核心竞争力，助力“华龙一号”项目的腾飞。已经搭建的数字化设计、工程体系在“华龙一号”首堆建设过程中发挥了重大作用。核电全寿期内，会产生数量庞大的实物档案，如何适应大数据时代要求，做好实物档案的数字化管理，是需要重点研究的课题。文章结合大数据时代背景及核电自身特点，对实物档案数字化管理策略进行了分析和探讨。

关键词：核电;实物档案;数字化

在核电企业档案管理工作中，虽然很多档案都是以电子形式在进行管理，但是还是存在很多实物档案。实物档案是直观反映企业经营业绩、社会声誉、商务诚信等的凭证载体，能直观生动地再现企业发展的历程和重要时刻，可以有效地激发起成员对企业的认同感，但是实物档案在日常的管理过程中是非常烦琐的，会影响到工作效率的有效提升，所以要找到适当的方式对其进数字化处理及存储，这样才能更好地促进核电档案工作的进展。

1 实物档案数字化基本概念

实物档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中制作或获取的，以特定有型物品存在的，具有保存价值的实物，包括奖状、奖杯、锦旗、证书、印模、产品、标本、工具设备等，能够反映工作成绩并能够面向内外进行友好交流的特殊载体的档案。一个单位的实物会有很多，但并不都是所有实物都能称为档案，只有那些能够反映单位的重要活动，具有凭证或纪念价值，能够作为其他档案的参考与佐证的实物才能划归实物档案的范畴。实物材料具有真实性、凭证性、历史性、形象性的特点，能以直观具体的姿态展现在人们面前，活灵活现，感染力强，更能说明问题。它们可以用来弥补某些档案的不足。有些实物蕴含着多方面的信息，具有较高的研究和凭证价值，有时是文字材料无法替代的，需要同文字材料一起保存下来，以供利用。作为激发企业文化认同、传承历史连续性的重要载体，实物档案应该被赋予新的时代内涵，以焕发新的活力。随着企业档案管理的不断改革，对实物档案的存储与管理越来越被重视。在实施档案数字化的同时，很多企业也开始尝试对实物档案进行数字化。但在现有的实物档案数字化工作中，经过数字化处理之后的实物档案仍然是一个被动记录和反映历史事件的工具，并不具有鲜活的生命力。

2 当前核电企业实物档案管理存在的问题

2.1 核电企业实物档案种类多样、外观复杂

核电企业实物档案既有奖章、奖杯、锦旗、证书等，也有建设过程中产生的岩芯、见证件等。这些实物档案种类极为丰富，形状也较为复杂，与传统的纸质档案进行数字化有着较大区别。实物档案在进行数字化时，既要考虑数字化存储标准格式等问题，同时还需要考虑核电企业实物档案的特点情况，选择合适的数字化设备，满足核电企业的具体需求。

2.2 核电企业实物档案的数字化缺乏案例经验

当期，尽管国内关于核电企业档案管理及其数字化研究较多，但对于实物数字化依然缺乏案例经验。同时，每一个核电工程在实际建设运营过程中所遇到的实际情况和所需解决的问题都不尽相同，因此，实物档案的数字化既要尽量学习其他企业的先进经验，又也应尽可能根据自身的实际情况，积极开展数字化方面的探索并形成符合自身要求的规范标准，以此实现核电实物档案的数字化管理工作能够长远发展。

2.3 实物档案收集归档不规范

企业的实物档案在收集归档之前往往分散在各个部门中，目前这些档案的收集、登记、归档、保管等过程的无序管理问题较为突出。例如，大量实物档案归入档案管理部门后直接堆积在实物档案库房里，未能及时对这些实物档案按照相关标准进行严格分类管，未按照标准和要求保存在指定地方进行保护。这些实物档案的收集和归档过程较不规范，使得这些实物档案易出现丢失、毁坏、自然侵蚀等问题。对实物档案的收集和归档需进行规范化管理，是核电企业当前需要解决的问题之一。

2.4 实物档案的利用率较低

由于实物档案的收集归档缺乏制度保障，使得实物档案的利用率偏低，其自身的价值难以充分体现出来。实物档案在收集及保管方面存在诸多不规范化问题，部分实物档案被存入档案库房后，长期闲置。这些实物档案的价值和意义也难以被充分挖掘。一些具有馆藏价值的实物档案进入档案库房后，大多实物档案的价值主要在于陈列与展览，更多实物档案的价值未被充分体现，未能让实物档案的管理获得更多软硬件资源的支持，不利于实物档案的管理水平与时俱进地获得提升。

2.5 实物档案保存难度较大

实物档案作为记录各项社会活动和工作历史的重要载体，其真实地反映了单位在其发展历史中所获得的成绩和沉淀的价值观。因此，完好地保存实物档案具有十分重大的意义。实物档案不同于纸质化或电子化档案，其是由各种不同的材质构成，形式复杂多样，形状、规格、大小各异，不同的实物档案所需的储存湿度、温外部度、光线不同。另分实物档案的形状较大需要较大的保存空间，而部分实物档案易损坏，备份难度也较大。这对组织保管实物档案提出了较高的要求，使得实物档案在实际的管理工作中存在诸多问题，对实物档案的保护措施仍需要进一步完善。

2.6 实物档案管理人员专业素质不足

长期以来，实物档案的管理主要以储存在相关档案库房为主，工作相对简单，因此实物档案的管理工作主要由其他岗位的人兼职，档案工作者自身对实物档案的专业知识不足，管理意識也较为薄弱。随着实物档案的价值不断被挖掘和提升，实物档案的管理工作也需要更为专业的人士担任。当前，实物档案管理工作存在工作环节重复性问题，实物档案的管理载体众多，且其分类也日趋细化，个性化和针对性管理工作均需要大量的重复劳动，这种大量的重复性劳动需要更为专业的复合型人才才能胜任。同时，为了不断提高实物档案的管理效率，实物档案管理工作需要不断满足业务需求、模块化设计、网络技术等要求，这也需要实物档案管理人员的专业素质不断提升，以适应新时代实物档案的管理要求。

3 核电企业开展实物档案数字化工作的基本思想原则

数字化（digitization）是利用信息技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。核电企业开展实物档案数字化工作应遵循以下四个原则：

1）专业性。实物档案数字化是一项专业程度较高的工作，既需要档案管理人员有专业的档案管理知识基础，同时也要求管理人员能够熟练运用数字化加工和管理工具，能够借助自身的专业知识为实物档案数字化制定合理的操作流程规范。2）科学性。实物档案数字化应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展实物档案数字化工作。实物档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530-2006提出的要求和建议。避免因为盲目的数字化出现成果不实用，信息不准确，内容不规范等情况。3）时效性。实物档案也应该与常规的纸质档案、声像档案等保存一致的专业规范标准，同时实物档案的数字化要紧跟时代发展的技术趋势，根据自身的实际需求合理选择较为先进的数字化方案，避免落后的数字化技术在新的数字化平台中出现不通用，不匹配的情况。4）操作性。核电企业应根据自身的实物档案情况，制定能够现实操作的方案。避免应技术方案和实际应用场景出现矛盾而导致实物档案的数字化工作开展出现难以克服的困难，为实物档案的采集与保存带来麻烦。

4 核电企业实物档案数字化应用研究

实物档案数字化（digitization of physical records）采用拍摄、扫描等设备对实物档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字文件，并按照实物档案的内在联系，建立起目录数据与数字文件关联关系的处理过程。实物档案数字化的基本环节主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、数字化采集、影像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。

4.1 目录数据库建立

应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库选择时，应考虑通用数据格式转换问题，以便于数据交换。数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于实物档案数字化成果的管理和利用。将实物档案数字化前处理工作中对实物档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。目录数据中应至少包括档号、保管期限、年度、责任者、题名、材质、型制、参见号，以及数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等信息。可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。

4.2 数字化采集

目前对实物档案进行数字化处理最普遍的手段是通过相机对实物档案以规范的流程和标准进行拍摄留存并归档。其中，成本最低，操作最快的莫过于这种平面的影像资料记录。但随着信息技术的发展，基于三维影像（3-D scan）技术的实物档案数字化也开始被接受和使用。三维影像技术是将物体的空间外形、结构及色彩进行数字化扫描，重构出高分辨率的虚拟物体。能够更加完整、全面的记录和展现实物档案的具体结构和更多细节，更加便于对实物信息的记录和传达。基于影像技术的实物档案数字化基本流程如下：核电企业在进行实物档案数字化过程中，应根据实物档案的具体情况采用不同的数字化方案。如锦旗、证书等形状较为规则，无三维信息展示需求的实物档案，可以采用普通的平面扫描，在能够真实还原实物档案基本情况的同时，尽可能做到成像效果达到最佳状态。而对于那些有一定厚度或者异形，但也无三维信息展示需求的实物档案，也可以采用相机拍照的形式进行采集并归档。对于那些体积较小，同时也有三维信息展示要求的实物档案，可以采用三维数字化建模方式进行信息采集。但对于大型的实物档案，由于尺寸较大，不易移动旋转等操作，因此可以采用环物拍摄的方式尽可能全面的采集这类实物档案的更多细节。

4.3 数字化成果验收与移交

与传统纸质档案的数字化一样，实物档案的数字化成果也需要对其进行验收和移交，包括数字影像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等内容。其中，在对目录数据进行驗收工作中，主要涉及数据库中的各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否完整填写等;在进行元数据验收工作时，主要包括元数据元素的完整性、赋值规范性等内容;在进行数字化影像进行验收时，主要包括了数字化参数、存储路径、命名的准确性、影像的完整性、排列顺序的准确性、影像质量等;在进行数据挂接验收操作时，主要涉及目录数据与其对应的数字影像的挂接是否准确等;同时，在进行工作文件验收时，主要涉及了工作文件的完整性、规范性等;应对存储载体进行验收，主要涉及载体的可用性、有无病毒等问题。

5 核电企业实物档案数字化未来的发展思路

提高核电企业实物档案管理数字化意识。实现实物档案数字化管理，是实现人工到计算机管理的转变，不仅提高了工作效率，减轻了工作人员的工作压力更提升了核电企业档案管理水平。核电企业档案管理部门应转变观念，变被动转变为主动，尽快实现实物档案的数字化管理模式;完善实物档案管理细则;提高档案管理人员数字化专业水平;强化实物档案数字化管理安全意识;多渠道多角度为实物档案提供展示平台;积极引入人工智能技术提升实物档案的数字化自动管理应用，提升核电企业自动化管理程度，充分挖掘实物档案独有的价值。

物联网的概念最早在1999年提出，它是指通过RFID射频识别技术、GPS、激光扫描器等信息传感设备，按约定的协议，把任何物品与互联网连接起来，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理的一种网络。物联网环境下，没有生命的物体植入各种微型感应芯片后，借助网络就能实现互相通信，人与物体可以“对话”，物体与物体之间也能“交流”，从而构成一个比互联网更加智能的“物联网”。物联网RFID技术具有识别距离远、读写速度快、使用寿命长、数据安全性高、适应环境能力高、体积小，易封装等优点，RFID技术正以其独特的优势，已逐渐广泛应用于社会多个领域。核电企业在进行实物档案数字化管理过程中，由于很多实物并不易于挪动管理，因此，可以借助物联网RFID技术，在每一件实物档案上贴射频识别标签，并将该实物的基本信息，包括品名、材质、价值、所处位置、来源、影像资料等具体信息录入到统一的档案数字化管理平台。

6 结语

核电企业开展实物档案数字化顺应了时代潮流，有利于档案信息的管理，有利于面向内外进行交流，有利于更加直观的保存和管理。纸质档案与实物档案的互为补充，能够极大的提升档案管理在核电工程建设和运营管理中的实用价值，也能为未来人们翻阅历史档案时，通过实物及其更加丰富的数字化信息直观了解核电事业发展的辉煌历程。

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