| 标题 | 探究档案数字化管理系统的设计与实现 |
| 范文 | 林洁元 摘 要：目前，档案管理已经成为企事业单位工作中很重要的环节，对于维持单位人事调动和管理的科学性具有至关重要的意义。由于目前计算机网络发展迅速，所以对于档案进行数字化管理是符合时代发展潮流和提高档案管理效率的明智之舉。鉴于此，本文将主要围绕档案数字化管理系统的设计与实现为中心展开论述，并结合实际情况给出一些合理化的建议。 关键词：档案;数字化管理系统;设计与实现 档案管理数字化的实现依托于数字化管理系统的设计，必须对于其中的检索系统、业务管理系统以及统计分析系统进行科学化的设计，并规范档案数字化扫描加工服务流程，使得档案管理工作能够高效有序的开展，对此应该引起有关研究人员的高度重视。 1 档案数字化管理系统概念阐述 档案数字化管理系统是借助计算机的运算和储存功能将文字档案进行数字化的加工处理，继而进行安全存储的计算机软件，其主要分为三大部分即检索系统、业务管理系统以及统计分析系统。在日常的档案数字化管理过程中，主要由专业的管理人员进行数据的录入和归档，在需要进行查阅档案时，应该通过检索系统进行关键字词的输入，从而查找相应的档案。业务管理系统主要分为文档管理和档案信息发布管理两部分，负责将电子档案进行存放和借阅，是档案数字化管理系统的核心组成部分。统计分析系统主要负责对于存储的档案进行后台分析和处理，在固定时间段内制作出相应的档案数据变化图，供档案数字化管理分析使用。 2 建立档案数字化管理系统的意义分析 由于传统的档案管理过程主要通过纸质档案进行人工管理，存在工作量较大和工作效率较低的问题，已经被档案数字化管理系统逐渐取代。由于档案数字化管理系统对于档案的录入保存和调取均是通过计算机软件进行的，只需要在计算机上操作，较传统的纸质档案查阅具有方便快捷高效的特点。另一方面，档案数字化管理能够避免由于保存较长时间而产生档案损坏的现象，具有可靠性的特点。同时，对于档案的安全性保存只需要通过建立相应的安全防火墙进行网络防护即可实现，无需进行相应的额外保护措施，极大的简化了档案保护工作的流程，提高了档案保护的效率，对于档案管理工作的不断发展具有至关重要的作用。 3 档案数字化扫描加工服务流程说明 在对于纸质档案进行电子化的过程中，应该进行档案数字化扫描加工服务流程，从而有效地将文字进行数字化储存和管理。其数字化扫描加工服务流程具体为，首先应该将档案目录导入到档案数字化加工软件中，之后应该通过该软件进行数字化处理，并生成计算机磁盘树形文件目录结构，在此基础上，进行最后一步的扫描档案处理，并应该以黑白扫描方式为主，从而保证扫描加工流程的科学有效，使文字档案能够顺利的转化为电子档案进行储存。 4 档案数字化管理系统设计与实现的策略分析 4.1 档案数字化管理系统中检索系统的设计与实现 为了使档案数字化管理系统能够进行高效的档案查阅，应该对于检索系统进行科学化的设计。对此，主要应该对于检索系统的检索全面性和检索速度进行数据的分析，从而进行软件组织的架构。同时应该建立健全检索系统软件组织构建的基本流程和规范，根据相应的预期功能进行语言的编写，确保检索系统的基本功能能够得到相应的实现，促进档案数字化管理的高效有序。 例如，针对检索系统检索速度的设计方面，首先应该对于基本的检索速度进行预设，如在0.3秒的时间内完成对相应档案的检索并呈现在检索界面上，据此进行系统的设计。首先应该选用运算速度较快的芯片进行安装，如英特尔系列的芯片，从而使检索速度得到硬件上的保证。同时应该对于检索系统检索的方式进行优化设计，如应该将检索系统的临时检索数据储存在oracle数据表中，在检索时直接使用java程序进行数据的读取，这样能够优化传统树形索引结构的搜索时间，有助于提高检索的速度。同时还应该进行同义词逻辑搜索的智能语言设计如OCR检索语言，从而保证检索系统的智能性，使得在部分关键词输入错误的时候也能够对于档案进行正确的检索，保证检索系统具有一定的容错率。 4.2 档案数字化管理系统中业务管理系统的设计与实现 业务管理系统作为档案数字化管理系统中的核心组成部分，对于维持系统正常的运转具有至关重要的作用。业务管理系统主要分为文档管理系统和档案信息发布两大部分，前者负责档案的入档、储存、管理和共享，后者负责档案的借阅和协查。对此，应该建立健全业务管理系统的软件架构，简化处理流程，提高业务管理系统的运转速度，采取先进的计算机语言进行程序的编写，从而使得业务管理两大系统能够维持正常高效的运转。 例如，在业务管理系统的文档管理系统的组织架构方面，应该对于不同类型的档案进行不同储存区域的归档管理，如对于单位档案和部门档案以及人事档案应该进行不同磁盘的储存，通过将业务管理系统信息接入口与各个磁盘之间分别进行数据节点的关联，从而建立相应的专门数据储存通道，通过人工判断实现对于不同类型档案的归档处理，便于档案的科学储存。在档案信息发布系统的程序编写方面，首先应该对于现行文件、人事档案、新闻公告、编研信息和影像档案进行分类管理，根据具体的借阅要求开展借阅工作。对此，应该设计相应的C语言数据运算结构如float数据类型进行借阅合理性的判断，从而开放借阅入口，保证档案借阅管理的科学性。 4.3 档案数字化管理系统中统计分析系统的设计与实现 统计分析系统能够对于档案数字化管理的内部档案进行综合性分析，并在固定时间段内通过绘图的方式呈现分析结果，对于用户和管理者更好地理解档案数据具有至关重要的作用。对此应该将统计分析系统进行后台的镶嵌设计，给予其更高的处理权限，能够从各个档案数据储存磁盘区域进行数据的统一分析，从而方便进行统计与管理。 例如，在统计分析系统的程序编写时，为了反映出各个磁盘数据储存的实时状况，应该使用OA接口模块，进行数据的调取与分析。在查阅统计分析结果方面，应该对于查阅档案统计分析图的权限进行规范，并设置专门的登录界面，通过不同系统登录端进行档案分析结果的查阅。对此应该设定不同的登录账号，分别给予具有档案管理权限的工作部门，并由其自主设定登录密码，且必须由数字、字母以及特殊符号三种不同的字符组成，从而保证登录的安全性。在另一方面，对于登录档案管理系统的计算机应该进行特定的管理，指定某一区域内的具有管理员权限的计算机为档案管理计算机，自己从而保证登录设备的安全性，促进档案数字化管理的安全性得到有效提高。 5 总结 综上所述，为了解决目前档案管理过程中出现的问题，更好地促进档案的数字化管理。对此，应该规范档案数字化扫描加工服务流程，对于档案数字化管理系统中的检索系统、业务管理系统以及统计分析系统进行科学的设计，以保证日常档案数字化管理工作的正常开展，促进档案管理业务的高效进行。 参考文献 [1]刘霄，李尚泽，王凌.四川省数字化气象档案管理系统平台功能设计与实现[J].中国新通信，2020，22（06）：72-74. [2]莫剑，任晓蓉，吴斌晖.地质档案数字化管理系统的设计与实现[J].资源信息与工程，2019，34（03）：187-188. [3]原方圆，马书南，雷伟，邬俊.高安全性数字化档案管理系统的设计与实现[J].软件，2018，39（07）：98-102. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。