| 标题 | 资源共享下的档案管理模式探究 |
| 范文 | 管丽丹 摘 要：资源共享是信息技术发展下的产物，在各行业、领域都有着深入的渗透性和影响力。在人力资源和社会保障局的档案管理工作中，有效利用计算机技术对实现档案信息的资源共享有着积极的作用。随着信息技术的快速发展，档案管理也迎来了挑战和机遇，如何利用网络资源共享的优势优化和完善档案管理工作模式，成为相关工作人员的重要探究方向。在档案管理工作过程中，做到与时俱进、紧跟时代潮流，能有效提升档案管理工作效率，优化档案管理模式。 关键词：资源共享;档案管理;人力资源和社会保障局 在社会发展过程中，档案管理工作占据着重要的作用。档案管理中繁琐、复杂的工作内容，要求工作人员必须搜集正确的信息并进行整理，最后进行档案管理。工作人员必须明确管理目标和任务，在数字化档案信息建设的基础上做好档案收发工作，坚持对档案管理工作进行分析、研究，减少在档案管理工作中可能会出现的问题，避免为个人和管理单位造成不利的影响[1]。 1 档案管理中资源共享的重要性 资源共享有效提升档案管理工作的效率，提升了档案管理服务能力。档案信息资源共享在各方单位查阅、借阅档案时有效提升了速度和拓展形式，节约了查阅、借阅档案人员的时间和精力。在解决相关单位部门重复归档和多头归档的问题上，管理人员能通过共享系或者平台能快速清晰的了解到档案的归档情况和保存情况，有效节约了部门之间工作交接的效率，避免了档案遗失或者混乱的现象[2]。另一方面，档案管理部门的本质属性属于服务部门，是政府为广大人民群众提供档案信息资源服务的快捷窗口。增强档案管理工作的资源共享能力，能进一步推进档案借阅人员的服务工作，提升服务体验，也能增强节约档案人员的服务满意度。信息技术的发展让各项工作都降低和减少了繁琐程序，建立档案资源的共享服务系统和平台，能减少相关审批手续，有效提升档案工作效率;对规范档案的流转程序和环节，提升档案管理水平具有重要作用，很大程度上提升了档案管理部门的工作能力和服务水平。 2 档案资源利用和信息资源共享的现状 2.1 档案内容重复 档案重复是信息资源共享下常见的现象之一，在一些单位对档案进行查阅和借阅之后，在归档的过程中常会出现重复归档的情况，或者是对同一个信息档案进行分别归档，造成了档案存储内容的重复性。归根结底是缺乏信息资源共享下的档案管理制度，档案内容的重复性占用了大量的资源空间，在以后的查阅借阅过程中造成了很大的不便。 2.2 档案安全管理不到位 在信息技术不断创新发展的大环境背景下，一些档案管理单位正在使用的档案管理系统还无法满足共享平台中部分部门的共享需求。存在对部分重要的档案信息资源没有做好特殊处理，在档案借阅的过程中出现档案资源丢失或者损坏的情况;或者是对一些电子档案没有做好安全处理工作，就会出现一些非法使用的现象，对档案管理工作的安全性埋下隐患。在档案工作的单位中也因制度的缺陷，对档案管理人员的权限分配不到位，导致各类档案管理人员的档案借阅和使用权限相同，使得档案管理工作中存在机密档案泄漏的风险。信息技术的发展也带来了信息透明度高、传播路径广等影响，使得档案信息数据更容易得到，数据安全作为档案信息管理工作中不容忽视的问题，可以从管理理念和技术层面寻找原因，避免国家重要信息和公民个人信息、隐私的泄漏。 2.3 事业单位档案管理过于“独立” 事业单位的档案管理工作较为繁琐、沉重，工作量较大，但有些事业单位还没有专门的档案管理人员，而是由各部门的工作人员展开档案管理工作，相互之间较为独立，管理工作中缺乏交流和配合，统一运作的基础也较为薄弱，对构建完善的档案管理体系具有一定的难度。档案管理工作的分散，导致资源共享不便利，管理体系也不兼容，阻碍了档案信息价值的利用。一些档案管理人员还存在档案信息资源是优质资源的观念，与社会资源共享不具有共通性基础，不能共享。同时，因为档案管理部门工作的特殊性，与外界联系和沟通较少，并且缺乏共享设备资源的资金投入和支持，对档案管理工作在资源共享的背景下发展造成了很大的阻碍，使得档案管理信息化技术不高。档案管理信息化技术的落后，无法在以后档案管理工作中体现出较高的规范性和有序性，很难实现信息资源的传播与共享。 3 共享资源下优化档案管理模式的探究 3.1 提高资源共享意识，推进档案管理现代化建设 共享资源观念的更新和正确树立是创新和构建现代化档案管理工作的重点。相关工作人员要在信息资源共享观念的树立和发展中，将“数字化”的管理工作作为构建新型档案管理模式的关键，在传统的档案管理模式基础上，建立电子档案管理模式，快速适应数字化档案管理的发展进程，推进档案资源的共享服务。也可以通过宣传方式和培训的方式，加强工作人员档案管理工作信息化，将共享意识不断强化，明确档案信息资源共享的意义和目的，清晰资源共享的范围。配合各方单位做好该项工作。 3.2 完善档案管理工作制度，提供制度保障 随着信息资源共享下档案管理工作的落实，相关单位要及时更新和完善管理制度。在档案管理工作中摒弃陈旧的管理理念，将“重保管，轻利用”的档案管理方式及时纠正，制定相应的管理方案和调动流程规范。还要明确好档案管理人员的管理层次界限，明晰档案资源共享的范围和调动权限，强化档案资源共享管理的顶层设计[3]。在新形势下档案管理工作的改进，如数字化档案、电子文件等新生事物都在影响着档案管理工作，在电子文件借阅、归档和信息公开办法、节约制度以及应急管理上都要结合工作实际制定和完善管理制度，从制度上保障档案借阅以及归档的流程和规范，进一步明确工作方向，巩固档案的管理制度。 3.3 建立共享機制，提高服务水平 在档案管理工作的共享机制建立中，要充分利用现代化信息技术进行，采用互联网、大数据、云计算等先进的技术手段将档案资源进行整合归纳，为创建信息资源共享平台打好基础。在建立好资源共享中心时，还要与技术人员和档案管理人员共同探讨研究，力求建立科学合理的、实操性强的共享平台。在建立共享服务机制时，还需要充分结合档案借阅人员和管理人员的使用需求和习惯，完善服务机制，让档案资源共享平台能够切实有效的发挥作用，实现管理人员数据化管理的同时，满足借阅人员信息采集的目的，在双向关系中提升共享服务机制的服务满意度。同时，还需要考虑到单位内的特色或优势，不断完善和丰富档案信息资源的数据，在服务高度、深度和广泛度上深入挖掘，建立信息资源分类的体系，提升档案管理工作效率和窗口服务水平。例如异地办理身份证件、办理临时身份证购票凭证等服务，信息资源共享在很大程度上为异地工作人员提供了便利，优化了社会服务机制。 3.4 多方协同合作，创新檔案管理工作思路 档案资源数据共享是要求档案信息从“独立”转向“共享”。实现档案信息价值的最大化。基于此，档案管理工作部门应该主动与外界联系，组织企业技术人员进行资源共享平台的建立和完善，做好平台维护更新工作，加强档案信息安全管理的同时，促进档案信息资源的共享发展。为加强资源数据的保护，可以通过设置二维码扫描借阅人信息，或者在档案资料上添加水印，做好信息登记和安全提示工作。还可以积极地与其他部门展开交流讨论，学习先进技术和经验，丰富档案资源数据总量，拓展信息来源的渠道，为共享资源下社会发展做好信息服务工作[4]。 4 强化人事档案管理的方式 人事档案管理工作人员在工作中，要想提高工作效率必须加强自身专业能力的培训，在资源共享化的档案管理工作中才能有效提升工作质量和效率，以便更好地胜任人事档案在资源共享平台中的管理工作。管理人员要定期进行专业培训和技术培训，便于在日常的档案管理工作中能较好的对各种设备进行操作，让人事档案管理人员能在新形势的档案管理工作中快速适应和提升自身工作能力。 计算机技术的发展对档案工作管理有着极大的推进作用，在人力资源和社会保障局的档案管理中做好信息技术化建设工作，提高档案管理工作的现代化管理水平，对加强社会信息资源共享有着重要意义。因此，做好档案信息化建设工作，是时代的要求，是信息技术发展的福利，为促进信息资源共享工作的开展具有重要作用。 5 结束语 信息技术的发展给档案管理工作部门带来了机遇的同时，也为档案管理工作迎来了新的挑战。在信息资源共享的大环境下，档案数据的信息化管理和信息资源的共享是社会发展的必然趋势，也是强化档案利用率的有效途径和手段。档案管理的相关部门必须紧跟时代发展的潮流，紧握时代的脉搏，转变和更新档案管理的理念，正确认识档案资源共享理念和意义，加强部门档案资源共享基础建设，提升档案管理人员的专业素养和管理技术，最大程度的发挥档案资源在共享平台上的使用价值，为提升社会服务水平和能力做出不懈的努力。 参考文献 [1]胡娟.人力资源和社会保障局个人档案管理的措施研究[J].办公室业务，2020（05）：144+146. [2]张静.资源共享视域下的档案管理模式研究[J].兰台世界，2019（S2）：87-88. [3]于燕.数字档案在现代档案管理中的应用[J].办公室业务，2019（14）：107. [4]黄杰瑶.档案管理的信息化重构模式及建设研究[J].兰台内外，2019（19）：11-12. |
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