| 标题 | 大数据背景下高校档案精益化管理研究 |
| 范文 | 李启坤 王巍 摘 要：在高等院校管理工作中，档案管理不可或缺，有利于校园文化建设以及人才培养。然而目前高校在档案管理方面仍有效率不高表现，管理手段过于滞后，所以，高等院校应充分利用大数据技术，实施精益化管理，提高档案管理效果。基于此，本文探究了大数据下的高校档案精益化管理。 关键词：大数据;高校;档案;精益化;管理 1 高校档案精益化管理 精益化管理理念最早产生于美国汽车制造业，针对大规模生产模式呈现出良好的管理效果。当具体应用精益化管理理念时，能够避免投入大量生产要素，基于市场需求，生产产品，从而提高企业所有经营活动的效率，进一步减少投入、节约材料等，在更大程度上创造价值。在高等院校中，当开展档案管理工作时，全面应用精益化管理方式，将其落到实处，进而减少所投入的成本，不断优化与完善管理步骤与流程，以此增强管理效率，提高管理质量，使管理环节更为简洁，为更加高效地应用档案打下良好基础。 2 高校档案精益化管理的原则 1）自我负责。在高校档案管理过程中，以人为主体，服务是出发点和落脚点，所以档案管理者起到不容小觑的桥梁纽带作用，所有工作人员均需正确认知自身重要性，明确自己在高等院校档案管理队伍中占据至关重要的地位，是其必不可少的一部分，是团队形象的一个关键因素，每个人必须承担起自身职责，将责任落到实处。以馆长为例，需贯彻落实档案工作法令法规及政策;加强档案工作人员队伍建设;负责档案安全与保密工作等。 2）充分考虑利用者的需求。近年来，时代不断进步，在此背景下对于高等院校档案信息，更多人提出自身需求，应用档案的人员规模日益扩大，并且档案信息类型不断增多。所以，对于档案工作人员而言，必须详细、深入考虑应用人员实际需求，全方位多角度提供个性化档案服务，积极开展档案工作，从而充分满足利用者需求。 3）经常改进原则。当前，知识时代已经来临，而传统档案管理方法以及制度等无法满足时代发展多样化需求，因此，档案人员应该在第一时间转变自身服务理念，进一步改进与完善知识结构等。所以，在实际开展档案工作的过程中，一定要与相关问题密切结合进行实践探索，与时俱进，进一步改进工作方法。 3 大数据在高校档案管理中的应用价值 1）有助于提高数据利用率。当前，人们已经进入大数据时代，每一领域与行业在实际运行期间，均有无数数据信息产生。在高校档案管理过程中，当应用云计算与存储技术时，以招生环节为起点，从各个方面搜寻与收集电子数据，并且通过合理应用计算机，完成相关档案的输入等操作，以无数数据信息为对象，通过大数据技术的有效应用，合理划分与管理，从而使各项数据得到更好应用。 2）有助于保证数据信息真实性。现如今，在高等院校运行期间，为有效培养人才，日益加大教师招聘等的力度，所以在档案管理过程中，往往存在大量新型数据，同时以数据信息为对象，在其真实性以及完整性方面的要求越来越高。在高等院校档案管理期间，通过应用大数据技术，可以发挥其数据挖掘与运算作用，以此划分数据类型，完成采集工作，并且能够确保其精确性，此外还能够联系各类数据，然后在数据信息中得以展现。 3）有助于高效处理数据信息。根据大数据技术实际情况来看，其鲜明特征为高速处理以及强大运算功能，在进行高校档案管理时，可以高效应用该技术，进行创建多样性突出的数据库，以物联网为基础，联系不同数据库，如此便可处理好海量数据信息，并且使档案管理更具针对性。 4 大数据时代高校档案精益化管理策略 1）实现高校档案资源高度共享。在高等院校中，通过高度共享资源，能够使资源得到充分应用，提高其利用率，实现档案资源价值的最大化，所以在高校中为进行档案精益化管理，必须将此作为一种根本途径。为此，对高等院校提出一定要求，當实际管理档案时，需要站在宏观角度，建立健全档案管理中心，在此基础上从各个方面统筹规划档案管理工作，在此期间能够全面整合各种高校资源，主要包括档案管理资源、档案数字资源以及档案基础资源等。 其一，整合档案基础资源。在不同院系中，均存在大量基础资源，以此为对象进行综合整理，然后细致分类，通常可以分为教学类以及学生类等，要开展精益化管理工作，在此期间同样需要利用一系列对策防止重复建设，针对闲置资产，加强处理。其二，整合档案数字资源。在高等院校范围中，当档案管理信息中心处于运行状态时，应该加强应用大数据技术等，从各个角度探析以及处理高校档案数据，而部分档案信息具有较强分散性，需要按照相关流程和顺序进行整合，为档案数据中心资源库提供重要保障，使其由档案元数据库以及原始数据库等构成。与此同时，在馆藏档案的整合过程中，以各类档案为对象，进行OCR识别等数字化加工，使其成为数字信息，完善档案查询，提高档案信息检索效率等。 2）实现高校档案信息自动采集服务。（1）信息自动抓取。根据高等院校实际情况来看，在其运行期间，各个方面均发生巨大变化，教学管理等均朝着数字化与自动化的角度发展，海量网络数字资源应运而生，但同时也带来极大信息冗余问题，针对此种状况，必须逐渐增强信息采集等能力，如此才可以极快速度搜集具有更高价值的信息。在高等院校档案管理工作开展过程中，通过利用大数据技术，能够以网络动态信息监控与数据抓取技术为对象，提高其应用率，可以针对网络信息资源进行自动抓取与归档等，有益于进行精益化管理。（2）实时推送服务。随着大数据时代的到来，在开展高等院校档案管理工作时，需要提高对档案应用动态的关注度，加大实时把控强度，高效应用数据统计与分析技术，以关注度较高的用户为对象，提高对及时推送信息服务的重视程度，与此同时在第一时间通过网络发布一系列信息，从而对高等院校档案管理与服务发挥更大积极影响，为其个性化以及精准化服务打下良好基础。 3）加大同有关部门的合作力度。在大数据时代中，当高等院校开展档案管理工作时，为进行精益化管理，一定要合理、高效应用先进技术，与此同时丰富服务职能，凸显其多样化特征，处理好诸多档案数据信息。为实现该目标，首先必须加强不同部门之间的协同合作，为其奠定坚实基础。 其一，在数据服务商之间，建立良好合作关系。在人才、数据与技术方面，发挥其作用与优势，进一步在高等院校范围中，健全其数字资源库。其二，以档案形成者为对象，与之构建良好合作关系。随着大数据时代的来临，产生越来越大的作用，在此基础上开展高等院校档案管理工作，在此期间必须提高对信息资源的重视程度，确保其真实性以及完善性，要增强信息搜集效率，首先必须与档案形成者构建良好沟通关系。为实现该目标，需要不断强调档案管理的重要作用，进一步普及相关知识。同时，良好的沟通联系也会使得档案管理工作者从中获取到更加新鲜及时的信息，便于为利用者提供更加贴合实际的服务。除此之外，还需要加强与档案应用者之间的合作。 5 结束语 总而言之，基于大数据时代，在高等院校运行期间，既需要提高对档案管理重要作用的认知深度，也需要加强精益化管理，高效应用大数据技术，科学、合理应用各种方法与途径，主要包括档案资源高度共享以及信息自动采集与归档等，从而增强档案管理效果，充分发挥人才培养职能，广泛应用档案资源。 参考文献 [1]蒋晓雷.大数据助力高校精益化管理体系的构建与实践研究[J].决策探索，2019（12）：45-46. [2]左婷婷，周琦.大数据背景下高校档案精益化管理研究[J].智库时代，2019（39）：77+80. [3]张明英.从精益化管理角度浅谈高校档案管理[J].知识经济，2016（04）：90. 作者简介 李启坤（1971-），女，汉族，辽宁新民人，农业推广硕士，馆员，沈阳农业大学，研究方向：高校档案研究。 王巍（1978-），女，汉族，黑龙江人，农业推广硕士，馆员，沈阳农业大学，研究方向：高校档案研究。 |
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