| 标题 | 档案管理现代化与信息化的实现路径 |
| 范文 | 张俊玲 摘 要：传统纸质档案管理，由于安全性不足、使用效率较低，已经逐渐被时代所淘汰。现代化与信息化档案管理系统建设，得到各单位的高度重视。本文重点分析档案管理现代化与信息化的实践路径，先提出现阶段档案管理信息化建设存在的阻碍，进而提出加强硬件设备建设、引进档案管理系统与强化管理人员培训等建议，这样有利于提升档案管理现代化与信息化的建设速度，营造安全稳定的档案管理环境。 关键词：档案管理;现代化;信息化 提升事业单位档案管理工作效率，加强现代化与信息化建设十分必要。只有针对老旧硬件及时换置，引进先进的档案管理系统，才能有效实现档案管理现代化建设。档案管理现代化与信息化建设在实践中，还需要配合有效的管理措施，下面文章将对此论述。 1 档案管理现代化与信息化建设效果 1.1 提升档案管理效率 加强现代化与信息化档案管理建设，能够有效提升档案资料管理效率。传统人工档案管理工作模式下，由于工作人员对档案信息查找录用的速度有限，导致档案管理效率受到严重影响，比如档案管理工作任务量较大时，只能依靠增大人力资源投入量来提升管理效率。这样的工作模式并不合理，甚至会影响到档案管理工作开展的整体质量。而现代化与信息化档案管理模式中，充分運用了计算机软件系统，能够实现档案的自动分类与录入，不仅管理效率得到提升，档案在管理与使用过程中的质量也得到了保障。 1.2 增强档案使用安全性 将现代化与信息化技术引入到档案管理中，能够明显提升档案使用过程中的安全性。传统档案管理模式，是针对纸质资料直接保存并使用，在反复复印与传递的过程中，纸质档案十分容易出现破损。这样不仅会影响到档案的管理效率，更会导致资料使用过程中出现丢失等严重问题。现代化与信息化档案管理路径构建后，能够将纸质档案制作成电子档案，档案使用中也不需要对纸质原件进行反复的查阅。这样既提升了档案使用过程中的安全性，也能避免原始档案破损或丢失。 2 档案管理现代化与信息化建设现存阻碍 2.1 硬件设备使用性能不足 档案管理工作中开展现代化与信息化建设面临的首要问题，是硬件设备使用阶段的先进性不足[1]。硬件设备是档案管理系统运行的基础，大部分单位由于硬件设备缺乏更新，仍然使用传统老旧落后的设备，不仅运行速度缓慢，并且设备在使用过程中也容易出现故障，造成正在存储的档案资料丢失。现代化信息化档案管理工作的开展，需要无纸办公配合进行[2]。当前的硬件设备水平，并不足以满足现代化与信息化档案管理工作的全面推进，仍然需要配合纸质档案使用与管理。 2.2 软件系统尚未实现全覆盖 档案管理信息化建设，需要将档案管理软件系统落实。虽然现在大部分单位均已经推行了档案管理办公系统，但从档案管理现代化建设的整体进程分析，仍然存在软件系统覆盖不全面的情况。对于一些没能实现软件系统覆盖的单位，需要与其他单位对接，对档案资料进行使用时，由于自身软件系统水平不达标，并不能进行线上信息传递，仍然需要使用纸质档案原件。软件系统全面覆盖是档案管理现代化与信息化建设的保障。只有实现软件系统覆盖，才能有效开展后续档案管理工作的改革。 2.3 档案管理人员素质偏低 档案管理人员的素质水平是影响工作质量的重要因素，部分单位虽然已经换置了先进的硬件设备，并实现档案管理系统全覆盖，但档案管理过程中，现代化与信息化建设进程并不理想。档案管理人员的素质偏低，导致对档案管理软件系统的功能了解并不全面，系统操作以及使用过程中产生的问题不能第一时间被解决，这一现象严重影响到档案管理工作的落实。虽然各单位针对档案管理系统进行了软件与硬件的建设，但配套的人员培训工作开展并不及时，严重限制了档案管理软件使用功能的实现。由于档案管理人员素质偏低，导致软件系统使用过程中缺乏有效维护，最终出现了影响档案管理及档案使用的实质性问题。 3 档案管理实现现代化与信息化的有效路径 3.1 加强硬件设备更新建设 实现档案管理现代化与信息化建设，各单位需要加强硬件设备更新，针对老旧的硬件设备及时换置，确保硬件设备在使用过程中的先进性。硬件设备换至更新过程中，不仅要考虑是否能够满足当时的档案管理需求，更要从档案管理现代化与信息化建设的长远角度分析，确保硬件设备的兼容性能够达到档案管理系统的运行标准。加强硬件设备维修检测，发现故障问题第一时间解决，确保硬件设备能够为档案管理信息系统的运行使用奠定良好的基础。硬件设备先进性能够达到档案管理使用需求，后续管理工作才可以配合进行。 3.2 开发引进档案管理系统 针对档案管理系统进行开发，并引进先进的档案管理软件，能够促进档案管理中现代化与信息化建设的快速实现。在开发并引进档案管理系统与软件过程中，要结合单位的实际情况，确保档案管理系统在工作实践中能够发挥作用，避免系统过于先进，与现阶段档案管理需求不符合。加强档案管理系统使用期间的维护，冗余信息要及时清除，确保系统运行速度以及使用过程中的安全性。提升档案管理系统的覆盖率，使档案管理涉及的部门均能在稳定的系统平台下办公，高效完成工作任务。 3.3 加强档案管理人员培训 结合档案管理信息系统使用功能以及操作特征，针对档案管理人员定期展开培训，培训内容包括档案管理软件的常规操作及档案管理系统的运行维护。针对档案管理信息系统使用过程中的各项安全规定加以落实，从而提升档案管理人员综合素质水平。通过档案管理工作开展过程中的专业技能培训及考核，避免档案管理中，由于人员操作性问题，影响其使用效率与安全性。对档案管理人员开展的培训，要确保培训内容与单位档案管理系统相一致，提升档案管理人员专业技能的素质与水平。 4 结语 档案管理现代化与信息化的建设，离不开硬件设备和软件系统支持。除此之外，加强档案管理人员培训、提升管理人员综合技术水平也十分重要。未来各单位档案管理工作，将面向现代化与信息化方向推进，现阶段存在的弊端也将逐步得到解决，档案管理硬件设备与软件系统先进性将得到明显提升。 参考文献 [1]肖芳.大数据背景下城建档案管理信息化建设路径[J].办公室业务，2019，（09）：41. [2]董德松.医疗卫生事业单位档案的信息化建设管理研究[J].卷宗，2018（4）. |
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