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标题 科技档案的更改管理
范文

    郑悦萍

    摘 要:档案具有原始记录性,其更改需要经过严格的审批,遵循特定的流程。本文探讨了科技档案更改规范和操作要求。

    关键词:科技档案;更改

    关于科技档案更改问题,档案界有两种不同的观点。支持者认为,科技档案要客观真实准确地反映科技活动,当科技档案所反映的客观对象情况发生变化时,应当更改有关内容以保持一致。反对者认为,档案是社会实践活动真实的历史记录,科技档案作为档案的一种,不应被篡改。

    1 科技档案的更改依据

    本文认为,科技档案可以更改,但要注意规范。

    依据2020年6月20日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订的《中华人民共和国档案法》规定,禁止篡改档案。我认为要区分更改和篡改。更改科技档案要有合理的原因,依据一定的要求和方法,遵循规定程序,并严格更改权限控制。篡改则是为了达到不可告人的目的,逃避正义力量的合理控制,采取手段改变档案的真实内容,以达到歪曲历史事实的不良用心。

    科研机构档案部门接收归档的部分科技档案,实际上仍处于文件的现行期或半现行期,对科技档案的更改和补充,往往也是针对这些现行文件和半现行“文件”的。例如,基建档案记录的建筑物还需进行改建、扩建;设备档案反映记录的机电设备等,仍在正常使用或运转,或需要设备维护、检修。这些基建档案和设备档案发挥的效用与归档前并无本质差别,因此,应视为现行文件。

    不可避免的,现行文件反映的对象发生变化时,科技档案也应如实反映科技对象发展变化的情况,使科技档案能为历史研究和科研活动提供可靠的依据和凭证。

    为维护科技档案的准确性,应建立和健全更改、补充制度,在符合制度要求的情况下,对归档保存的科技档案合理地进行更改。以基建档案为例,《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018)明确规定,当竣工图图面变更面积超过20%时,施工单位要重绘竣工图。重绘图应按原图编号,图幅、比例、字号、字体应与原图一致。档案反映的施工对象客体发生了变化,科技档案自然应随之而更改。如果档案记录的内容缺乏真实性、准确性,尤其是记录内容描述不准确,档案价值要降低许多,档案无法起到依据和凭证作用;如果不准确的程度很大,就可能使该套档案从根本上丧失档案作用[1]。

    2 更改程序

    更改可以按以下步骤进行:

    2.1 更改建议

    由科技档案产生部门或使用部门提出。

    2.2 更改审核

    建议经过原编制部门或原文件的设计主管人员审核同意。

    2.3 更改会签

    通过传递和会签更改内容的办法完成。

    2.4 更改批准

    科技档案编制部门的有关负责人,在更改件传递会签返回后,审查批准。编制者必须在编制栏内签名及登记时间,同时,也应有校对、审查、复核、标检、批准等手续并由相应的人员在相应的位置签名及登记时间。

    2.5 具体实施

    依据已批准的更改内容执行更改。采用更改原件还是换发新页要由执行者根据实际情况确定,执行者须持签署完整的更改批准单到档案部门按要求更改,更改完毕后,更改单交档案部门留存,以备日后查证。

    3 更改具体操作

    纸质科技档案更改方法,主要有以下几种:

    3.1 在原件上更改

    可以在原件上主要用杠改或貼图的方式更改。杠改适用于文字、数据和简单线条等图形为主的科技档案。画线将修改部分划去,在其上下空白行间或用线条引至空白处,填写修改后的文字或数字。贴图适用于修改内容较多且位置集中的科技档案。将需要修改的部分用新的图纸编制好,粘贴到被修改的位置上。粘贴时,注意与原文的衔接[2]。

    3.2 在复制件上更改

    复印原件一份,在复印件上进行更改,更改后,把修改件与原件放在一起归档,修改件在前,原件在后。

    3.3 填写更改单

    对于需要保留原件内容,又需要进行更改的科技档案,可采用更改单的方式进行更改,建立更改单与原件的关联,在科技档案上注明更改单号。

    在实践中,档案部门主动承担起了对科技文件材料的管理,往往在科技文件材料其形成之后,文件现行阶段,档案部门就已经对其实施超前管理,将其收集归档。档案具有原始记录性,其更改不同于文件现行阶段的修改,档案更改需要经过严格的管理,制定科学的更改规范,明确更改要求,使科技档案真实准确地反映科技对象,对于更好的发挥档案依据和凭证作用具有重要意义。

    参考文献

    [1]王巍.关于“科技档案更改”问题的思考[J].山西档案,2007(4).

    [2]刘金霞,黄存勋. 谈科技档案更改的依据与方法[J].山西档案,2005,(1).

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更新时间:2025/3/10 13:15:10