| 标题 | 浅谈人力资源管理中请假条标准格式设计 |
| 范文 | 摘 要：企业在考勤管理中，经常会遇到各式各样的请假申请，然而现行大多数企业的请假条设计并不符合人力资源管理规范，在实际操作中容易造成误会与矛盾，给企业带来不必要的损失，为避免这样的情况出现，设计科学合理的请假格式势在必行。 关键词：考勤；请假条；标准 在现代人力资源管理中，考勤工作是其重要组成部分，是企业内部工作人员薪酬发放以及各类考核的重要依据，具体从事考勤工作的管理人员经常会涉及各类请假的情况，为规范请假手续与流程，设计科学合理的请假条格式是每个考勤部门的必要措施，本文就人力资源管理中请假条的格式设计进行初步的探讨。 请假条的定义：请假条是因有疾病或要事，不能到岗工作或学习时向上级负责人提出请求准假的书面材料。请假条的书写与提交一般应遵循事前请假，亲自提交，批准后实施。当请假属于突发事件的情况，也可以电话、转告式请假，假后补交请假材料。在人力资源管理当中，请假对个人和企业都具有重要意义，当事人及时提前请假，一方面，有利于企业安排、协调工作，避免因请假造成不必要的损失；另一方面，当事人在得到上级领导准假后也能安心养病或办事，不必担心受到企业考勤制度外的惩罚，再有就是请假条可以作为个人与企业在兑现请假期间待遇时产生分歧后的重要书面凭证。 当前企业请假条管理中存在的普遍问题就是没有统一的格式标准。一般，企业都有自己的考勤制度，但是对于请假条没有明确统一的标准，在具体实施的过程中请假条的书写随意性较强，因人而异，经常出现请假类别不明确、事由不充分、请假无确切期限以及请假流程不规范等情况。这就导致产生考勤管理人员工作量增加，不利于请假材料的收集、汇总、保存、查阅，也不利于企业准确兑现请假当事人请假期间的待遇，从而影响到考勤制度的落实。针对此种情况，设计统一标准、内容确切的请假条格式是落实企业考勤制度的必然结果。 1 请假条的书写规范 一般意义的请假条的书写规范主要注意三个方面： ①主送对象要明确，请假条或者主送某一负责人，或者主送某一责任机构，不管是哪种情况，一定要注意主送的明确性。如果主送的负责人或机构有误，可能会耽误事情或造成误解。 ②事由要充分，不到岗工作和学习，会在一定程度上影响企业的正常秩序，所以，请假是必须有正当事由的。在请假条中，对请假事由的表达要明确、要充分，因为这是主送方是否准假的基本依据。事由不充分，很可能达不到准假的目的。 ③要素应齐全，请假条的要素包括：标题。别的便条可以没有标题，但请假条必须有标题，以便让主送方一眼就看出行文的目的。称呼，对负责人或责任机构的称呼，要明确单一。事由，要将事由表达清楚。请假期限。病假因无法预知何时痊愈，可不写请假时间，但事假应该明确请假时间。 2 人力资源管理中的请假条格式设计 人力资源管理当中的请假条书写的特殊要求，人力资源管理是一项非常严谨的工作，它涉及每个企业员工的实在切身利益，因此其请假条应具有区别于一般请假条的统一标准及内容。比如作为企业的请假单不是简单意义的请假单，应该具备请假申请和审批流程的项目，因此可以合并为请假审批单；又如其主送对象最终基本统一的都是考勤管理部门，因此可以将其省略。结合人力资源管理的特点，认为一个符合企业考勤管理的标准请假格式。其标准可以设计为如下表所示： ①请假人基本信息。 完整的基本信息应当包括姓名、性别、工龄、任职部门、职务、聘用类别。通常，企业内部聘用人员工龄长短和聘用类别（正式聘用或退休返聘）的不同请假期间的待遇也存在差异，因此，任职部门请假期间是安排顶岗人员或兼职人员的目标部门，职务高低请假审批流程不相同。具备这些基本信息的请假条，考勤管理人员可以快速的判断请假人员的待遇、审批手续是否完善等。 ②请假类别与时限。 一个标准的请假格式，请假类别与时限需要单独列出。由于人力资源管理的严谨性，一个完善的请假条必须具备明确的请假类别，因为请假类别的不同直接导致的就是请假期限和请假期间待遇的不同。考勤管理人员在实际操作当中，经常会遇到诸如“由于身体不适，请假××天；由于肠胃不适，请假××天”等类似的请假事由，这样的请假在类别上是存在一定争议，这样的事由一般情况下判断为病假，但是这样并不能十分明确的说明这是病假，特别是在请假期间待遇发放时和请假人员预期待遇出现差异时容易导致误会。为避免这样的情况，一个标准的请假格式必须包含请假类别，请假人员必须明确写明自己的请假是属于事假、病假或者其他。请假时限，通常一个企业在请假时限上都有明确的规定，请假时限的长短也是考勤管理人员直接判断请假人员待遇发放和审批流程是否符合规范的依据。 ③请假事由。 即请假的原因说明，通常情况下，请假事由要充分，并且符合企业考勤规定中请假的相关规定。特别需要说明的是，有的请假人员并不了解企业请假的规范和请假期间的待遇发放，为避免因此出现的误会和纠纷，本文设计的请假标准在事由一栏上特别加上了“本人已熟知并认同企业考勤相关规定”的内容，以促使请假人员熟知考勤的相关规定。另外，本文在事由中将日期设定为提交日期，即请假人提交请假申请的日期，该时期的设定是明确区别请假开始日期和获批日期的证明。 ④部门意见和人力资源管理部门备案。 部门意见即请假人员上级领导签署的审批意见，这里尤其要提出，在签署意见时必须明确同意或不同意请假类别及时限，以便考勤管理人员判断是完全同意或是部分同意其请假意愿。人力资源管理部门备案一栏主要是确认考勤管理人员已正式接收其请假审批。 ⑤其他。 该请假标准格式在实际操作过程中，在完成审批流程后应复印两份，原件由考勤管理人员存档与落实请假期间待遇；一份复 印件请假人员自留；一份复印件交由请假人员部门留底备查。在 实际请假的操作过程中，为了使请假获得批准，请假人员在该请 假标准格式后还应附上请假事由的佐证材料对事由进行补充证明。 具备以上几个要素的请假格式即为一个较为完备的标准格式，在人力资源管理的实践中，这样的请假标准格式既使得考勤管理人员能迅速准确的进行考勤处理，又尽量避免了在请假过程中出现的各类问题，是符合现代人力资源管理的标准格式。 作者简介： 吴建军，男，硕士研究生，重庆人文科技学院助理研究员。 |
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