| 标题 | 军工科研院所档案管理问题分析与对策 |
| 范文 | 贾智 摘 要 档案是指在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，是“科学储备”的重要形式。作为我国国防科技工业的重要组成部分，军工科研院所档案管理存在着很多需要改进的地方。本文梳理了现阶段军工科研院所档案管理存在的一些问题，并深度思考了相应的解决方案。 关键词 军工科研院所 档案 对策 档案是指在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。是领导决策的依据，是对工作考查的凭证，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料。档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，档案记载着这个单位发展史上的优秀成果。档案记载对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，对于制定单位的经营战略和提高管理效率具有深远的影响。同时，作为与企业同步发展的无形资产，档案在企业管理方面发挥着重要作用。科学规范地管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。 一、军工科研院所的档案特性分析 近些年，随着国家对国防军工业的重视，对国防事业的投入不断加大。军工事业的快速发展，也对其相应的档案管理工作提出了更高的要求。军工科研院所，相对于普通的企事业单位，其档案管理也存在着诸多的不同的特点。 相对于其他企事业单位，军工科研院所掌握着国家核心的军工技术，这属于最核心的军工资产；与之相对应的档案资料，同样属于最重要的核心资产之一，相应的档案管理工作也显现出不同的特点： 第一，军工科研院所一般年代比较久远，很多研究所自新中国成立后就存在着。很多档案因年代久远，没有科学的保管技术，已经破损、掉色，参考价值大打折扣。 第二，军工科研院所一般为涉密单位，其档案中，也存在诸多涉密文件。涉密文件的保管相对普通文件不论是保存还是借阅都存在着诸多限制。万一出现遗失情况，其后果往往不堪设想。 第三，军工科研院所由于所从事的工作为科研性质，不论在国内还是国际上，均处于行业内领先的地位，很多工艺设备需要从国外进口，相应的随机文件均为专业领域的外文。这对其档案翻译工作也提出了较高的要求。 第四，相对普通企业，研究所的档案部门职权相对较小，档案管理工作得不到重视，很多建设部门及研究部门没有将归档工作纳入日常的管理范畴。同时相关的档案培训工作也较为欠缺。 第五，档案管理人员的工作模式仍停留在相对被动的状态。很多档案管理人员都是从其他岗位调过来的，所谓的“人来借，我去取”的状态，看守型的档案管理机制。没有形成动态的档案信息资源共享平台。 第六，条件保障、科研、型号管理工作涵盖了较多方面的专业知识，这要求档案管理人员不仅要具备档案管理的专业知识技能，还要在平时多学习相关的专业知识，成为档案管理与专业技术知识兼备的复合型人才。 第七，军工在建项目是一个动态管理过程，相应的建设工作一直在不间断地进行，档案管理工作相对被动，大部分情形下，只有在项目验收时才会主动收集，没有真正实现档案收集与项目建设进度同步的要求，很多项目建设的过程资料由于遗失而导致不全。 二、思考其相应的解决方法 大多数研究所在行业中长期处于科技领先地位，经过几十年的发展，许多研究所积累了大量涉及行业重大事项及重要活动的图片、影响、文字记载、学术期刊、情报信息、年报资料和行业发展态势分析等材料。这些档案文件材料的完整性、稀缺性、不可再生性和不可替代性在整个国家档案管理中都占有极为重要的地位。同时由于很多研究所承担着国家各类尖端科研任务，其档案材料显示出目前整个国家的科技战略布局和技术发展水平，故对档案管理工作的重要性、保密性要求极高。从而决定了研究所档案管理工作对于研究所乃至整个国家都具有非常重要的战略意义。故其相应的管理工作，也应多管齐下，从制度上、流程上、思想上全面提升管理能力。 第一，增强管理意识，规范档案管理。提高单位领导对于档案管理的意识，定期组织档案管理培训。结合生动的档案工作案例，让单位全员提高档案管理的重要性。 第二，保持与时俱进的学习精神。学会“走出去”。由于军工科研院所属于体制内单位，很多时候与市场和社会中的企业“脱节”，其管理模式相对较为保守。故加强与其他相关单位的交流学习，也是下一步工作的重点。 第三，将档案管理工作当作项目建设中的一个重要环节，融入到科研、型号、条件保障等建设项目中。实时掌握项目建设进度，摆脱之前的被动接收档案的工作习惯，关键档案及时收存，保证档案收集与项目建设同步进行。 第四，积极学习上级单位的管理制度和相关文件，完善内部的档案制度，及时宣传档案管理的要求，并积极落实到日常的工作中。 第五，积极推进档案信息管理系统的建设，加强信息化建设力度。使档案的借阅、收集、归还全过程实现平台信息化。制定出一整套档案管理的流程，使平台内的多元化应用系统化，积极开展数字图书馆。 第六，加强档案管理从业人员的素质建设。由于档案管理是一项日常工作。日常的借阅过程中，重复性工作较多。难免会产生单一、枯燥、乏味的情况。为了增强档案管理人员的工作积极性，应积极探索其激励模式，组织开展技能竞赛、知识培训，使优秀的人才脱颖而出。 三、加强对军工科研院所档案管理工作的思考 对于军工研究所来说，档案管理的重要性不仅仅体现在一份资料的保存、资料的获取和查阅，这更是一种知识的服务体系，是对之前知识的积累和沉淀，对于其今后的发展起着重要的作用。尤其对于科技档案来说，是前人从事研究的重要成果，也是科研项目立项的重要依据。在科研工作中，研究人员可查阅以往的档案资料，分析和总结资料，拓展研究视野，从而能够找到切合实际、符合国家科技创新要求的研究课题。 现今许多科研院所中，依然存在着“重保存”、“轻利用”的现象，许多研究成果被成功记录下后，就束之高阁、无人问津，使得档案的保存与利用相互脱节。而科研成果转化实际生产力，离不开档案管理的完整性、准确性、时效性以及系统化和规范化。才会进一步加大其转化效能。 同时，随着计算机和网络技术和无纸化办公系统的推广应用，科学研究产生的材料成果形式也随之发生改变，科研档案由纸质材料逐渐向电子文件转化。为适应这种变化，更好地保管和利用相关档案资料，形成一套科学有效的电子档案管理流程，也是十分必要的。国家档案局先后颁布了《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与电子档案管理办法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等一系列电子文件及档案管理规定，但落实到具体单位，关于电子文件的管理，依旧没有相应的制度出台。同时由于电子文件的多样性，现在其保管和利用依旧处于一种无序状态。同时从技术手段和人员素质上来看，大量出现的电子档案，也对档案管理人员提出了更高的要求。 总之，就科研院所而言，档案对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料。它是进行科学分析、制定发展方向的重要依据。在当前我国经济全面发展的背景下，做好档案管理工作，不断更新档案管理理念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，培养一支综合素质高的档案管理团队，对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位在行业中的竞争力具有重要意义。 （作者单位为西安近代化学研究所） |
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