| 标题 | 论人力资源市场配置服务中心档案管理的重要性 |
| 范文 | 黄保华 摘 要 档案管理工作对任何一个企业和单位都是非常重要的，尤其是对人力资源市场配置服务中心而言，人事档案可以说是服务中心的核心资源。因此，档案管理工作水平的高低将直接影响人力资源市场配置服务中心的工作质量。本文将对人力资源市场配置服务中心档案管理的重要性作出分析，为相关学者带来参考。 关键词 人力资源市场 服务中心 档案管理 重要性 人力资源市场配置服务中心档案管理工作的核心，是档案信息材料的收集、整理、分析、归档和二次开发等工作。总的来说，其工作的每一个环节都会对整体的档案管理工作质量产生非常深刻的影响，因此，从档案管理工作入手，探讨人力资源市场配置服务中心档案管理工作的重要性，是本文的重点。 一、档案管理环节之档案的收集 （一）档案收集的重要性 众所周知，档案收集是形成档案资料，建立档案管理体系的第一步，俗话说“好的开始是成功的一半”，如果档案的收集工作可以稳步进行，那会为后续的所有档案管理环节提供不小的帮助。总的来说，档案收集的重要性共分为以下几点：第一，原始材料中大量的原始信息囊括了几乎所有延伸出来的信息，如若原始人力资源档案缺失，则会让整个工作失去重要的信息基础，因此，档案收集的重点便是可以保留原始档案，为整个工作奠定信息基础。第二，合理、有序、科学的收集程序保证了信息的完整性和科学性，同时还可以帮助档案管理人员剔除无效的、相同的信息，简化后续的档案管理流程，从而降低管理成本。 （二）如何做好档案收集工作 首先，档案管理人员要明确信息来源，并验证信息来源的正确性，这是整个档案收集环节的重中之重，因为只有档案信息来源合理，档案的真实性和可靠性才会有所保障。其次，档案收集工作中要做好分类和甄别工作，所谓分类，就是要明确档案信息的等级和种类，既不能把无关联的信息混放在一起，又要让纷繁复杂的信息变得有序、合理。所谓甄别，就是要剔除那些无效的、错误的信息，同时对重要的、核心的信息进行甄别。档案收集工作要求精准，所以档案收集人员的信息敏感度、信息识别能力等，将成为影响档案收集工作的重要因素。因此，提高档案收集人员的工作能力也是非常重要的。 二、档案管理环节之档案的整理 （一）档案整理的重要性 档案整理是档案收集的后续环节，是对信息进一步整理，从而完善信息，构建完整的档案管理体系的重要步骤。通过档案管理，档案管理人员可以依据档案种类和级别建立不同的档案整理模型，从而为后续的档案分析工作指明方向。总体来说，档案整理的重要性共有以下几点：第一，档案整理的精细化程度将直接影响后续的档案分析工作，整理越精细，信息特征越明显，档案分析就更有的放矢；第二，档案整理的系统化程度将直接影响后续的档案分析工作，信息整理越系统，信息间关系和信息的主要特征就越明显，档案分析工作也就更加简单而高效。 （二）如何做好档案整理工作 第一，档案整理人员要与档案收集人员建立有效的信息交流渠道，注意档案收集过程中的细节问题；第二，档案整理工作要和档案收集工作建立高效的衔接机制，确保不出现断层现象，因为如果出现流程断层，就很容易导致信息断层，为以后的档案整理工作埋下隐患；第三，档案整理工作要与现代高新技术相结合，因为依靠传统的人工整理，出错总是难免的，借助高新技术软件，既可以降低信息的错误率，又节省了档案管理人员的时间，从而降低时间成本和劳动力成本。 三、档案管理环节之档案的分析 （一）档案分析的重要性 档案分析是继档案整理之后的重要环节，是整个档案管理工作的核心，通过档案分析，人力资源市场配置服务中心才能更深入地了解人才信息，从而为不同社会人才推荐不同的工作。总体而言，档案分析的重要性有以下几点：第一，档案分析准确与否将直接影响人才的社会流向，如果分析不准确，那对自身、对社会人才、对企业而言都是非常不利的；第二，档案分析越深入，越有利于信息的二次开发和利用，信息的价值也就越大。 （二）如何做好档案分析工作 首先，档案分析人员要具备较强的数据分析能力，可以在大量的信息中快速提取重要的、核心的信息，这就要求人力资源市场配置服务中心加强档案分析人员的培训工作，提升他们的档案信息分析能力。其次，档案分析工作应成为整个档案管理工作的核心环节，所以在档案管理过程中，档案分析应分为多个阶段穿插在不同的档案管理阶段中，每一次的信息分析都可能是一次全新的数據样貌，对深入挖掘信息价值非常重要。最后，随着人员信息越来越多，越来越复杂，借助大数据、云计算技术提高档案分析的速度和准确率，也将成为未来档案分析工作的重要方向。 四、档案管理环节之档案的归档 （一）档案归档的重要性 档案归档是为了长久地保存档案信息，方便档案信息二次开发。如今，随着科学技术的不断发展，电子档案越来越多，但从信息安全的角度考虑，某些非常重要的档案是以“纸质+电子”的形式进行保存。总体而言，档案归档的重要性有以下两个方面：第一，档案归档是留存档案信息的重要环节，系统、有序的档案归档工作有利于信息的二次调用和开发；第二，档案归档作为信息收集、整理和分析的总结，具有非常重要的价值。 （二）如何做好档案归档工作 做好档案归档，是档案信息管理工作的重要环节，是保证档案信息保存质量的有力手段。因此，档案信息管理部门要继续深化档案归档管理工作，主要包括以下两个方面：第一，其他部门要积极配合档案信息管理部门的工作，重视日常档案信息文件的收集和整理工作，并与档案信息管理部门建立有效的信息交流渠道，确保信息的及时性和有效性，从而进一步简化档案室的工作流程，降低档案归档管理难度；第二，优化档案室的保管环境，注重纸质档案的保存环境和保存方法，进一步拓展档案的信息化管理渠道，为档案归档管理提供强有力的技术支持；第四，不断提高档案归档人员的工作水平是根本措施。无论电子档案还是纸质档案，都要做到“安全、合理、系统、高效”，因此，人力资源市场配置服务中心要积极组织各项培训活动，不断培养档案归档人员的信息服务意识和信息安全意识，提升他们的工作水平。 五、结语 人力资源市场配置服务中心的档案管理工作，是保障人事档案材料完整、无误、有效的根本措施，对提高服务中心的工作效率、保障各类社会人才的基本信息和工作信息、发挥人事档案材料的多重社会价值，具有非常重要的作用。相信随着档案管理制度的不断完善和档案管理手段的不断更新，人力资源市场配置服务中心档案管理工作一定可以更上一层楼，取得更好的成绩。 （作者单位为济宁市人力资源市场配置服务中心） 参考文献 [1] 丁晓洁.浅谈企业人事档案在人力资源管理中的重要性[J].兰台世界，2015（S4）. [2] 董艳芳.试论人事档案在人力资源管理中的重要性[J].财经界（学术版），2016 （21）. [3] 唐滔.试论人事档案在人力资源管理中的重要性[J].社会科学（文摘版），2016 （11）：00121. [4] 毕见品.新时期如何管理和规范流动人员人事档案[J].办公室业务，2016（9）：160. |
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