| 标题 | 新常态下中小钢贸企业采购环节内部控制思考 |
| 范文 | 唐琪 摘要：钢贸危机爆发以来，中小钢贸企业在经营中遭遇越来越多的困难，钢贸经营进入了微利甚至亏损的新常态，在此环境下，中小钢贸企业势必要提升管理水平，加大内控制度建设，采购作为企业经营的起点，更值得内部控制加以关注，本文从中小钢贸企业采购环节内控现状、内控不足产生的原因及对内部控制的改进进行了若干思考，以期中小钢贸企业对采购环节内控实务有所提高。 关键词：中小钢贸企业；采购环节；内部控制 自从2012年钢贸危机爆发以来，伴随钢铁不如白菜价的钢铁慢跌行情，钢贸企业经营变得越来越困难。据中国物流与采购联合联合会等四单位所作的《2014-2015钢铁贸易行业调研报告》显示，据不完全统计，上海地区近70%的钢贸企业，全国其它地区近30%的钢铁贸易企业已经退出钢贸行业，全国钢贸企业数量从近20万家缩减到近10家，有一半企业正在退出市场，且这种趋势还在继续。 众所周知，由于中国钢铁领域巨大的交易量，中国可算是拥有钢贸企业最多的国度之一。即便目前近一半的钢贸企业已经逐步退市，但由于长久以来所形成的中国特色钢材流通领域的运营方式下，依旧活跃着不少中小规模的钢贸企业，以此适应着中国特色的多层次性，多元性的钢贸需求。上文述及的《2014-2015钢铁贸易行业调研报告》中有数据显示，年销售规模在10万吨以下的贸易企业占整根调研企业户数的达37%，10万吨--100万吨的企业户数占比约为47%，由此可见中小规模的钢贸企业依旧有着不小的生存空间，对于这些中小钢贸企业来说，普遍的贸易特点是市场份额较小、销售策略多变，基本上在贸易商之间以钢铁产品快速转让以赢取利润，在上挤下压的空间中得以生存。因此这些中小钢贸企业在采购环节更是呈现出决策快，渠道分散，规模不大，频率多等诸多特点。 面对越来越复杂的钢贸经营外部环境，交易信息越来越透明，钢贸领域微利甚至亏损的新常态下，诸多的中小钢贸企业，面临资金不足，规模有限等问题，更要从采购环节开始在内部控制方面有所作为，以此来降低采购成本，防范采购领域的各种风险。 一、中小钢贸企业采购环节内控现状 中小钢贸企业的交易量小，周转速度快等特点决定了其在采购环节的短平快特征更加明显，这种采购速度快，供应商选择范围广，缺乏长期供应商的经营特色一方面虽然凸现了其决策上的高效性，但高效的另外一面也往往意味着重大的内控制度存在不足。 （一）由于中小钢贸企业业务单一，经营规模小，采购环节人员配置不可能像大型企业那般岗位设置精细化，专门化，一人多岗现象十分普遍。有的企业采购环节根本无法做到不相容职位的分离，以采购和验收环节来说，原本属于互相制约的双岗在中小钢贸企业内往往一人负责到底，如此一来内控制度的拟定和执行形同虚设，内控的制约作用无从谈起。 （二）在中小钢贸企业采购环节，内控不足的重要表现在于合同管理的缺失，市场经济环境下，合同的重要地位毋庸置疑。从外部来说，合同是明确买卖双方责权利的重要凭据；在企业内部，合同管理的种种环节也是内部控制的重点领域。但是相当多的中小钢贸企业在合同管理方面表现极为不足。就采购合同而言，有些企业在采购合同管理方面极为随意，由于相对于销售环节来说，中小钢贸企业由于采购规模小，批次多，品种杂，在面临一些大型的供应商来说，缺乏话语权，面对供应商的强势地位，只有全盘接受供应商的固定合同条款，长此以往对合同管理难免疏漏，加之法律知识的欠缺，对于合同中的种种不利条款也无法识别，合同风险不言而喻。 （三）此外，中小钢贸企业在采购环节还存在验收环节的不足。从专业角度来说，钢材的检验是一项专业性较强的工作，除了常规的重量，件数等验收标准外，钢材的规格尺寸甚至化学元素都是检验的要素，但很多钢贸企业采购时疏于验收管理，往往导致在销售后引起质量纠纷，不得不花费更多的人力物力去解决质量问题。 二、中小钢贸企业采购环节内控缺失甚至失灵的原因 （一）由于钢铁流通行业的入门门槛较低，多数时间只要资金，采购及销售的渠道后就可以成立钢贸企业进行运作，无需固定资产、无需专业技术，正是如此，导致行业集中度较低，钢贸领域里的“夫妻店”、“兄弟店”、“父子店”家族型企业占据大半壁江山，很多企业里，丈夫管理销售、妻子管理财务、儿子负责采购的运营体系必然导致内部人控制现象产生，长期以往，管理弱化无可避免，在采购领域更是如此，有渠道采购到已属不易了，谈何有关采购内控制度的建设和落实？ （二）采购环节作为传统意义上的成本中心，其控制重点应着眼于对可控成本的控制，但基于钢铁产品一日一价演绎过山车行情的现状，大多数中小钢贸企业对于采购预算，标准成本拟定很难落实，因此对于采购环节的绩效考评也无从谈起，正是因为如此，采购环节绩效考评的缺失也导致这些中小钢贸企业采购环节内部控制措施难以为继。 （三）中小钢贸企业文化的缺失。企业文化作为企业的灵魂，在共同价值观、企业愿景、管理及服务理念下形成的企业文化有助于减少企业内部矛盾，增强企业各部门间的凝聚力。但是相关数据显示中国中小企业的平均寿命在2.9年，钢贸领域更是如此，如此短期的寿命预期，建立有归属感、认同感的企业文化并非易事。在许多钢贸企业内部，由于钢贸采购入门门槛的简单化，导致人员流动频繁，在此环境下，渴求建立有效的内部控制是有着许多现实困难的。 三、中小钢贸企业采购环节内控改进的方式 虽然中小钢贸企业采购环节内部控制在上述原因之下存在许多不足，但在经济新常态下，钢贸企业的转型升级无法避免，特别近些年以来，许多钢贸企业在转型升级方面已经开始了不少新的做法，依靠供应链管理，提高管理水平，在管理信息化方面做出了有益的尝试，作为企业经营的起始环节，对于采购领域的内控改进势在必行，对此，笔者建议中小钢贸企业在采购环节做好如下改进措施： （一）从公司治理角度入手，改善采购领域内控环境 虽然大多数中小钢贸企业成立之初，就没有建立完善的公司治理结构，导致经营权和所有权高度一致，一言堂现象在企业日常经营中较为突出。但随着钢贸领域风险环境的恶化，中小钢贸企业必须在加强企业治理结构上入手，一面要在企业组织上杜绝一言堂现象，二来要在机构、人员的授权和分工环节上对采购领域加以改造。做到采购环节有计划、有执行、有监督、有改进。 （二）完善和优化采购流程环节 内部控制从某种程度上说就是一种流程控制，就采购领域而言，规范的采购业务流程应该包括请购和审批、购买、验收和付款三大环节，其中每个环节又分成若干小环节。对中小钢贸企业来说，如何根据自身特点选择和构建合适的采购内控制度，如何对采购业务上述三大环节加强过程管理是重中之重。以供应商的选择为例来说，在钢贸领域向供应商采购货物，供应商都要求款到发货，因此选择优质的供应商就显得尤为重要，中小钢贸企业由于订货规模的原因在面对大型供应商时存在种种不利因素，但随着钢贸市场不断下行的趋势，整个市场有卖方市场向买方市场的转变，中小钢贸企业应该在采购环节建立起自己的发言权，对于一些重点产品的采购一定要从供应商的资质，质量保证、交货期限、供货条件、售后服务、经营状况及付款方式等多方面来选择供应商，虽然无法采用招投标的方式，但选择2-3家供应商来比较是完全可行的。同时在采购流程优化过程中，加强对采购业务的分权管理，保证不相容职务的分离，如请购和审核的分离，请购和验货的分离等，杜绝出现内控失灵现象。 （三）加强中小钢贸企业采购环节合同控制 合同作为市场经济环境里最常见的契约形式，对于企业的经营管理有着极为重要的意义。但是许多中小钢贸企业里往往忽视合同管理，采购环节里尤其如此，因此在采购环节加强合同管理对于中小钢贸企业防范合同风险，促进企业长期可持续发展。具体来说，中小钢贸企业在采购合同管理中应该做到：（1）重视对采购合同的分级授权管理，中小钢贸企业应该根据采购业务的性质和规模建立健全合同组织机构设置和管理层级，确保实施合同分级管理制度；（2）强化采购合同过程管理。严把采购合同审查关作为合同管理的主要内容，强化采购合同谈判、起草、审核、会签、委托授权、用印、合同执行档案等全方位管理，努力实现采购合同管理系统化。（3）强化财务部门对采购合同的监督管理，我们知道出于成本效益考虑，许多中小钢贸企业未必会设立专门的企业法务部门来管理合同，因此就需要在合同管理中发挥财务部门对合同的监督管理职责，采购部门在采购合同签约后应该交由财务部门备案，财务部门在向供应商付款时应审查采购合同的签约和履行情况、以及付款对象是否属于合同签约方，凡供应商未按合同条款履约的，或所交付货物验收未通过的业务，以及付款对象非合同签约方的业务，财会部门有权拒绝付款。对于有钢贸出口业务的企业而言，采购合同更是出口退税必备单据，因此中小钢贸企业必须充分发挥财务岗位对采购合同的监管职责，提高合同管理水平。 （四）提升中小钢贸企业人员内控素质 虽然很多中小钢贸企业呈家族化管理态势，但在新常态下，家族化的管理已经很难适应现代企业管理的需要，再加上钢贸企业入门门槛低，人员流动频繁，相应许多员工的文化水平参差不齐，而企业内部控制对于员工队伍的素质有着较高的要求，因此中小钢贸企业必须在人才选用及培养上双管齐下，提高采购部门员工的法律、专业、财务、谈判、验货等基本素养，使得采购部门人员对于内控职责的领会更加深刻，适应新常态下企业的经营管理手段，唯有如此方能将有关采购环节的内控手段落到实处，发挥其应有作用。 综上所述，虽然在经济新常态下钢铁行业产能严重过剩大背景下，中小钢贸企业遭遇到很严重的经营困难，但随着许多钢贸企业的洗牌后，生存下来的钢贸企业如果能在提升管理水平、开拓新市场上多下功夫，发展前景仍旧乐观。但从当下开始，有必要从采购开始加强内部控制管理水平，从采购中提升效益，让企业经营的第一步走的更加坚实和稳重。 参考文献： [1]方国星，池国华主编.内部控制[M].东北财经大学出版社， 2014，2：第二版. [2]中国物流与采购联合联合会《2014-2015钢铁贸易行业调研报告》. [3]王金霞.强化物资采购合同风险管理的内部控制[J].科技信息， 2012（29）. [4] 孙有霞.中小型钢贸企业经营现状引发的思考.魏国辰，刘永胜，吕波主编.钢贸企业盈利模式创新[M].北京.中国物资出版社， 2012. （作者单位：中电华东进出口公司） |
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