| 标题 | 大数据背景下的档案管理创新研究 |
| 范文 | 熊炜 摘要：本文对大数据的概念和特征，以及大数据给档案管理工作带来的机遇和挑战作了分析，提出大数据背景 下档案管理创新措施，有助于档案管理创新。关键词：大数据 档案数据 档案管理 管理研究中图分类号：G270.7 文献标识码：A 1 大数据概念与特征 严格意义上说，大数据并没有一个统一的固定定义。它是一个比较抽象的概念，通常指的是数据的规模或形态，可以被运用到电信、金融服务等领域。虽然，我国的许多学者对大数据进行了研究，却也缺乏贴切的系统理论。其中，比较有代表性的是 “四 V”定义，指的是规模、多样、价值以及高速。因此，大数据具有以下特征：真实性。大数据是数据的集合，数据采集的质量较高且真实可靠。规模性。它指的是数据的量十分的庞大。例如，人类所生产的印刷材料的数据量仅仅只达到 200PB（拍节字），个人使用的计算机的硬盘的容量可达到 TB的量级，而一些大型企业的数据量甚至达到了 EB的量级。多样性。它指的是大数据的类型多样，种类繁多。就现在的数据类型而言，其中不仅包括了文本形式，更多的是图片、视频、音频、地理位置信息等多种类型的数据，而占据最多的数据是个性化数据。大数据应用，见图 1；数字内容的数据存储累计预测量，见图 2。 2 大数据给档案管理带来的机遇与挑战 2. 1机遇 2.1.1 提高档案管理效率，降低管理成本 大数据最大的特征，就是能够快速地处理数据，在进行档案管理时，管理人员每天要面对海量的数据。现在，大数据的应用给档案管理工作带来了全新的机遇，相较于传统的档案管理，利用大数据能够用最短的时间处理最多的信息，极大地提高档案管理的工作效率。同时，大数据背景下的档案管理相较于传统的纸质档案管理，它采用的是全域信息化管理，即将档案信息存储于档案信息数据库，大大节约了档案管理的成本。 2.1.2 提高档案数据利用率和保存质量 在大数据背景下，档案管理通常采用数据库系统。建立起数据库之后，能够有效地提高档案信息管理的规模和效率；与此同时，随着数据库的建立，使得档案管理操作更加的简洁，并能够快 速地从数据库检索自己需要的信息，大大提高了档案数据的有效利用率，也延长了数据的保存时间，数据质量更高。 2. 2挑战 2. 2.1给传统档案管理理念和流程提出了挑战 传统的档案管理模式大多数是半自动化管理，个别地方甚至是纸质管理，即管理员对收集到的信息进行整理，然后进行分类并做好标记，便于查询。但是，大数据时代的档案管理对传统档案管理的理念和流程提出了全新挑战，它是全域信息化的，使得流程更加简洁，且容易操作，所以需要流程再造。 2. 2.2给档案保存形式提出了新的要求 就我国档案管理现状来看，大多数的档案管理采用的是电子档案，包括视频、图形、文档和音频等，而这些管理形式是无法用纸张来记录的。因此，大数据时代给档案保存形式提出了新的要求，档案管理形式要多种多样，不能拘泥于某一种保存形式。 2. 2.3对档案管理人员的业务素质提出更高的要求 传统的档案管理员不需要具备太强的数据处理能力，只需要掌握档案信息管理的基本理论以及操作就行。但是，在大数据时代，档案信息更加的复杂和庞大，且与其他的信息互为交叉，因此大数据时代对档案管理人员的业务素质提出了更高的要求，需要档案管理人员具备更高的业务素质。 3 大数据背景下的档案管理创新优化措施 3.1不断强化档案数据的安全性 虽然大数据背景下的档案管理相较资料时受木马病毒入侵， U盘上的私密资料被盗入国际互联网上。事后调查，其泄密资料多达 32份，该同志也因此受到降职、降衔的处罚。因此，针对大数据背景下的档案管理一定要大力加强档案数据的安全性，首先，政府要出台相关的档案管理安全规范标准；其次，档案管理人员要加强对硬盘设施的安全管理，不断提高档案管理的安全意识，避免将电脑病毒带入档案管理中。 3. 2大力培育大数据档案管理人才 孙中山先生曾说，人能尽其才则百事兴。人才是社会发展的根本动力，而大数据背景下的档案管理也是如此。传统的档案管理对于管理人员的业务能力和素养要求不是太高，但是，随着大数据时代的到来，原有的传统档案管理人才已无法适应复杂且规模庞大的档案数据管理工作。例如，人事档案的管理关系着人才使用，也关系着公司发展，如果档案管理人员不能对人事档案进行科学有效的管理，那么企业在进行管理和人事调动时就无法准确掌握每个职员的特点和能力，从而进行更好的分配。因此，要大力培育大数据档案管理人才，首先，政府要鼓励高校加大对相关专业人才的引进，从而为档案管理培养技术人才；其次，加大人才培养资金投入，让相关的人才进行专业培训；只要这样，才能不断提高我国大数据档案管理的效率。 3. 3开发适合档案行业的大数据分析工具 大数据档案管理是一项比较复杂的 工作，其中涉及的相关技术类型繁多且复杂，一个行业想要采用大数据，就必须要解决不同专业领域带来的差异，并且与相关的大数据开发公司进行合作，从而避免拥有大数据却没有相关技术，而懂相关技术的却没有数据支持的现象。例如，一家医药公司，制药是他们的专长，而大数据研究院虽然对数据分析很在行，却不懂得制药技术，无法顺利地进行档案管理工作，最后他們请来一个生物制药专家，三方共同进行研究合作，才取得了一定的成效。因此，大数据时代档案管理要开发适合档案行业的大数据分析工具，不断提高档案管理技术，从而提高大数据档案管理工作的质量。 3. 4制定档案数据工作相关标准 档案管理的类型复杂多样，且信息资源十分丰富，包括了学籍档案、人事档案等档案管理。在大数据时代，对于档案数据管理工作要制定相关的标准，做好引进设备的构建和软件的应用，杜绝信息重复出现的现象。同时，管理人员一般是在库房中完成档案数据的制定，因此对于档案库房和各类技术用房的温度和湿度都有一定的标准，如表 1，表 2所示。 3. 5充分做好档案信息的综合利用准备 档案数据具有共享性，而档案管理是一项服务性的工作，它最大限度的开发和利用档案资源，从而为社会、经济发展提供服务。在大数据时代，不同的客户对于档案数据有不同的需求和标准，档案管理要准确、有效地为客户提供数据服务。因此，大数据时代档案管理要做好档案信息利用准备，在人们需要服务时能准确无误地提供信息数据，从而提高档案的利用率和价值。 4 结论 档案进入大数据时代，已是不可逆转的趋势。随着我国经济社会的全面发展，各类档案信息必将呈现爆炸式增长，这给档案管理工作提出了极大的挑战。但是，挑战与机遇是并存的，为适应大数据时代的发展趋势，档案管理创新研究是必不可少的重要环节。 参考文献： [1] 李国杰，程学旗 .大数据研究：未 来科技及经济社会发展的重大战略领域——大数据的研究现状与科学思考 [J].中国科学院院刊，2012，27，（6）：648. [2]牛禄青 .构建大数据产业环境专访中国工程院院士、中科院计算所首席科学家李国杰 [J].新经济导刊，2012（12）：39. |
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