| 标题 | 医院合同档案的建立与管理探析 |
| 范文 | 吴鹏举 摘要：伴随经济的发展，人们维权意识的增强。在出现医疗事故的时候，亟须要有相关的资料为事故中责任的确认提供一定依据。这其中医院的合同档案发挥了重要的作用。医院合同档案的管理，使得医疗质量和工作水平不断提高，对于医院的发展有着督导、评估作用。有效促进了医院健康发展。本文主要从医院合同档案管理的特点入手，对医院合同档案当前存在的问题进行了阐述，并且提出了有效的解决办法。 关键词：医院合同档案 建立 管理 1.医院合同档案特点 为了适应我国社会经济形势的不断发展，理顺在生产经营活动中的各种经济关系。要依据社会经济活动中的主体的不同和性质不同，形成合同档案，表明各个社会主体之间发生义务民事权利关系，需要依法订立有效的合同，构建一个相关的合同档案。卫生系统因为在社会功能上与其他单位不同，所以在实际的合同档案中的特点也有所不同。 1.1广泛性 各个部门因为职责、制度的不同，在合同管理中的撰写中，就对不同的岗位明确岗位职责，实现系统管理的完整。在对医院的合同档案进行管理的时候，主要的依据是医院的行业法律以及办公室的综合管理条例。合同的职能管理部门以及具体承办部门管理是财务、审计和监察等部门，只有这些部门团结协作才能充分发挥医院所签订的合同的巨大作用。在医院和医院，医院和患者主体之间出现了不可协商解决的矛盾的时候，就需要把相关的档案材料调出，进行上级主管部门的综合协调管理，实现纠纷的解决。 1.2权威性 卫生系统合同出现变更、订立、终止的时候，一方面要符合国家企事业合同中的相关管理办法，另外要遵守国家在章程、法律以及经济合同管理中的实施条例以及细则。在对签订涉外的合同签署中，对于涉及医院整体的权益，需要联合经营新业务，由国家卫生部或者省卫生厅批准。对合同档案的权威性鉴定。例如，医院对外签订合同的时候，都要以法人单位名义签署，医院负责人进行书面和书面委托，然后签审批制度。 2.合同档案形成和管理问题 近年来，虽然《档案法》以及《档案法实施办法》被我们大力宣传，但因为种种原因，各部门在档案工作方面的认识参差不齐，对合同档案的工作重视力度不够，主要有着以下几个方面的问题[1]。 2.1管理中的随意性 因为管理中的随意性存在，使得合同档案的质量直接影响，无法实现档案的准确性、完整性以及系统性。合同档案的管理还需要完善相应的制度以及规范，使得整个操作过程里，合同档案管理做到到位的管理。 2.2收集程度不完整 档案收集程度不够完整，主要是由三个方面决定的。第一，由于医院形成的合同部门比较多，但是档案人员信息在流通过程不够畅通，同及合同的签订时间没有摸清。形成部分归档的时候没有将工作做到位，使得档案不完整问题产生。第二，一般医院大型项目合同档案在收集方面比较重视，对于小型项目和零星合同在档案收集中出现了忽略的问题。第三，有些医院根本没有将合同列入当前的归档范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，于是合同档案失散问题久而久之便出现了。 2.3合同档案管理职责不明 因为医院工作的繁忙性，使得一些兼职档案人员在实际工作中身兼数职，每天的工作状态满负荷，在学习档案业务知识的时候没有时间。对合同档案收集的职责不能很好完成，形成兼职档案员仅仅懂业务但是不懂档案的工作现状。并且，医院合同档案管理中，专职档案人员也是只懂档案，对于档案业务的管理也有待加强，在档案管理管理工作中指导力度不够。 3.合同档案的建立 3.1合同档案的分类 医院合同档案的种类有多种，主要是建筑安装、施工、维修的合同；耗材的购买合同；服务合作项目等。在进行合同分类的时候，需要给每份合同编号，按合同的类别分别编号。 事业档案的组成部分中合同档案是关键的文件材料，那么依照事业档案分类试行的要求，合同档案的分类原则是：方便管理以及检索利用。遵循事业档案规律，在进行分类还要注意，同一层次类别中，只可以采用同一标准的分类到底，不能使用两种和两种以上标准贯穿分类。要把握分类的一致性和同一性原则，确保分类的逻辑性。例如，一个工程、一宗借货、一台设备协议合同分类，以及招工的招聘人员合同，不管履行终结有多久的时间，期间变化如何，都建立独立单项性，依照不同问题开展分类[2]。其他档案的归类需归入相应事业档案的类别中。 3.2合同档案收集 合同档案收集是医院档案建立中最难的。这和合同形成方式有关。医院合同档案的方式不同于一般公文。医院合同档案具有流程多，并且周期长的特点。档案部门在收集材料的过程中出现的主要苦难是对“中途截留”档案的分散和保管，对于档案收集的完整性造成了很大的影响。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署合同的收集才完毕[2]。对于合同收集总的问题的解决，要抓住其中的关键点，也就是合同流转过程中的具体变化，这些具体变化有着一个鲜明的程序特点——盖章。首先要在合同的印制环节就进行等级，对编号进行管理建档。那么医院合同管理系统，就可以在OA办公自动化中对合同进行管理。审批传递单中，关键的部分是合同总金额、合同状态以及合同的内容、以及合同有效期和合同附件信息。填写的时候，要注意统一格式的合同，方便传递审批。合同管理员最终审批合同文本并打印，数量为六份，送予双方签字并且盖章。当事人需要报送登记合同的管理部门，同时负责合同档案登记报送，填报《合同档案登记表》，建立有关的档案，合同文本开始起草。并且伴随情况的变化不断变化，对合同进行修订和补充，目的是能反映合同的履行情况。 4.合同档案的管理 合同档案的保管时间为10年、30年和永久。合同档案的保管在期限原则上，需要按照和文书档案保管期限进行划分。并且要同时考虑合同的实际综合价值分析。近几年来，经济纠纷案件呈现上升趋势，所以合同争议诉讼的时效也是诉讼过程中的重要参考[3]。总的来说，在进行保管期限的确定的时候，要考虑多方面的因素，全面妥善对合同档案问题进行思考。了解合同反映出的重大经济以及社会意义。对于那些重要的合作协议，需要列入永久的保管。合同档案的保管期限能够准确划分[4]。一个事业拥有了依法订立合同的基础，就形成一个独立档案全宗。同样的一个自然人和其他组织之间依照约定订立的合同，就形成了各自全宗。所以，在进行收集归档时候，要对合同文件材料主要来源区分，所有的档案实行集中统一管理，落实事业档案管理的原则[5]。 5.结语 实践证明，医院合同档案正确建立，在医院督导、评估管理中，起到了准确的原始依据作用。医院在进行档案管理的时候，还要注意对全体职工档案意识的提升，不断加强档案材料的收集以及档案信息在资源方面的作用。 参考文献： [1]朱水芳.浅谈医疗设备档案的管理[J].中国现代医生2007，45（9） [2]刘雯.议医院管理档案在医院经营管理活动中的作用与开发利用[J].中国当代医药.2009，16（23） [3]闫东霞.医院档案管理的新思路[J].现代预防医学2006，33（11） [4] 宋静萍.浅谈医院合同档案的管理[J].中国现代医药杂志，2009，11（5） [5] 唐怡风.浅谈医疗卫生单位合同档案的管理[J].中国医药导刊，2008，10（6） |
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