| 标题 | 浅谈高职院校办公室管理工作的创新与实践 |
| 范文 | 赵颖 摘要：中国高等职业教育在最近几年实现了跨越式发展和历史性变革。随着社会经济条件的变化，高等职业院校内部的管理体制也发生了剧烈变化。高职院校办公室要想实现从传统的执行型、操作型、事务型向研究型、多谋型、开拓型转变，必须要科学构建适合高等职业院校办公室工作的现代化管理理念、现代化管理队伍和现代化管理方式。 关键词：高职院校 办公室管理 创新 实践 高职院校办公室是学校的综合部门，主要负责协助学校党政领导完成对各种行政事务的处理和决策，具有协调、沟通、联系的作用，保证了学校各项工作正常运转[1]。在学校现代化管理中，高职院校办公室的职能涉及决策、执行、督查、反馈等多个方面[2]。随着高职院校管理体制改革逐渐深入，办学自主权力不断扩大，办公室的工作任务日渐繁重、复杂。对此，在不断变化的新形势、新任务和新要求下，高职院校办公室人员需要尽量把握工作内在规律，使办公室工作水平逐渐提升。 一、高职院校办公室管理的主要职能 为提高办公室工作效率，许多高职院校在设置内部管理机构时，没有将党委办公室和校办公室分开，办公室人员同时处理两个不同部门的事情。将党委办公室和校办公室结合在一起进行办公，是校党政领导推行和谐工作模式的重要体现。联合办公有助于提升办公室的办公、办事、办会效率，强化党委工作的贯彻落实，使校长在党委领导下能够依法行使治理校园的相关权利，为党委决策和校长管理指令的贯彻落实提供保障。联合办公使办公室的工作职责范围得以扩大，办公室需要同时对党委和行政进行负责，对办公室工作人员的要求也随之增高。 （一）服务与协调职责 院校办公室是学校的中枢和核心机构，具有联系、沟通、服务等多个方面的作用，实现对学校各项工作的协调和调度进行负责，将院校存在的各方面矛盾都集中在一起。同级各部门各系对院校办公室的期望相对较高，院校办公室也深受广大师生的信任，学校领导对院校办公室的要求也随之提升。院校办公室人员在道德修养、政治素质、政治水平以及责任意识等多个方面都应该具有良好的表现，对于上级指导精神和领导意图能够准确把握，更好地维护学校领导的形象和权威。 作为学校一级管理部门，高职院校办公室主要对校领导间包括工作、会议、公文、事务及日常管理等多个方面的协调工作进行负责。办公室主任应该积极向学校领导反映情况、汇报工作。根据学校领导的相关指示，充分了解学校领导对学校各项工作的意见和想法，加强与党政部门的信息沟通，确保党政部门能够互相理解，以便于党政领导能够更好地协调工作，建立与学校领导之间默契的配合。 高职院校办公室的主要工作就是对学校各部门的工作进行协调，能够充分发挥工作艺术和政策水平，办公室主任需要加强与其他各部门的联系，从中建立良好的理解信任关系。为各部门相关工作提供帮助和支持，通过合理的协调方式确保各部门工作能够顺利进行。 （二）服务院校中心工作 高职院校在不同时期的中心工作不同，中心工作主要包括专升本、教学水平评估、制定规划十一五战略发展、学习实践科学发展观、共产党员保鲜教育等。高职院校办公室作为综合部门，对院校各项与学校建设发展相关的工作，办公室都需要参加，也就要求院校办公室需要围绕院校中心工作开展工作，同时还需要结合自身特点，有侧重、有选择地做好带头工作。将办公室工作围绕院校中心工作和重点工作进行展开，才能保证办公室在完成自身职责范围内工作时辅助院校建设和发展。在院校计划总结学校年度学期工作、学校重大决策落实督办工作、承办或协办重要会议等重要事情上，院校办公室还需要做好服务和接待工作，确保院校重要工作能够顺利进行。 （三）健全院校管理规章制度 在高职院校长期实践工作中可以看出，确保院校各项工作稳定进行，需要加强院校规章制度建设，实现对工作秩序和工作人员行为的有效管理。由于高职院校办公室人员有限，办公室任务相对繁重，需要对办公室内部人员的具体职能进行明确，强化工作规范和工作纪律，确保工作流程责任分明、分工明确，且具有较强的操作性，使各项工作有据可查、有章可循，降低工作的不确定性和随意性，促进各项工作相互协同。学校管理在从经验型向科学型过渡的过程中，需要制定关于公文、印章、会议、机要、档案、车辆及接待等多个方面科学的管理方法，确保办公室管理工作能够有条不紊地进行。根据上下级主管部门的相关文件以及学校党委行政的要求，在国家政策调整时期，院校办公室需要对管理制度进行及时修订和完善，为各项工作提供规范化和制度化保障。 二、创新管理手段 随着高职院校的迅速发展，学生人数逐渐增加，高职院校的校区也随之扩大，在教学模式、教学方法、教学手段及教学内容上都在不断进行改革，对此，高职院校办公室需要结合院校实际发展情况，不断创新管理手段，使办公室的管理效能和办公效率都不断提高。 （一）建立自动化系统，使管理过程规范化 实现规范化管理的重要手段就是办公自动化。高职院校当前办公室管理规范化工作的重要内容是，建立办公自动化系统，确保其能够科学规范、高效运转，为院校发展提供保障，同时，院校办公室还需要做好领头工作，实现各部门工作有效配合，实现完善的信息工作网络体系。对此，院校办公室需要加强对各部门信息员的培训工作，使各部门信息员都能够对学校公文规范迅速地完成审批、签阅、办理、发放等工作，为各项工作提供依据。在办公自动化系统中，还需完善对车旅接待报销表、合同审批表等表单的建立，使办公程序更加规范，在系统中逐步完善各部门工作信息平台，同时还需对相关政策及法律法规等重要信息充分考虑，使教职员工能够更快更准确地了解各项重要思想，确保高职院校早日实现科学化、民主化和规范化。 （二）做好现代化档案管理 档案管理工作是高职院校办公室的重要工作之一，客观反映了学校的管理水平、办学特色、文化积淀和发展历程等。学校各方面工作的过程和成果都记录在档案之中，高职院校办公室管理的重要任务在于实现档案管理的规范化和科学化，以实现高职院校的迅速发展，是学校教学质量和办学水平都大幅提升，确保档案管理工作能够更好地为教学、科研以及各项管理工作服务。 以某高职院校为例，该校计划两年内达到省级一级档案管理的目标，将档案达标作为中心，对档案建设和管理工作进行高度重视，确保学校档案管理制度逐步完善，以实现现代化档案管理。同时，还加强了对档案人员队伍建设，对档案管理人员采取多样化的培训方式，使管理人员业务水平得到迅速提升，并采用“南大之星”软件作为档案管理的基础，初步实现现代化档案管理。 三、提升办公室人员服务水平 高职院校办公室工作效能主要由办公室工作规范程度和工作人员工作水平以及政治责任心直接决定。因此，要想有效地将办公室工作充分落实，迫切需要高职院校加强对办公室工作队伍的建设，确保办公室工作队伍结构合理、工作水平高、政治责任心强，同时在以人为本的前提条件下，能够充分体现对人的尊重、理解和关心，使办公室人员的工作积极性和主动性能够充分发挥。 （一）注重思想作风建设 人是院校办公室工作好坏的关键因素。直接为学校党政部门和领导服务是院校办公室的工作重点之一。学校领导或党政领导必要时会要求院校办公室代替撰文或处理问题，这就需要办公室工作人员加强自身思想作风建设，确保办公室工作人员在政治素养、道德修养、责任意识和大局观等方面都不会损害领导的颜面。办公室工作人员需要加强学习，确保三观科学合理，同时还具备坚定正确的政治方向、政治立场和政治观念，具备良好的服务意识和保密意识。 树立良好的服务意识是办公室人员做好自身工作的重要基础。办公室工作人员的作风问题会对学校形象和声誉造成严重影响，同时还会影响部门工作效率。这就要求办公室工作人员在工作中一定要勤劳，具备吃苦耐劳的精神，实事求是、脚踏实地地做好每一件事情。 （二）提升业务素质 高职院校办公室相关工作繁重、复杂，且各项工作的要求存在很大差异，需要办公室业务人员具备较高的业务素质，以便自身工作能够高质量、高效率的完成。办公室人员的业务素质应该随着科学技术的发展和办公室管理水平的提高而不断提高，在充分掌握本职业务的前提下，还需要做好知识更新工作，对办公室现代化管理手段和方法有效掌握。同时，为提高办公室工作服务质量，在文字处理能力、组织协调能力、组织协调能力、突发事件处理能力、综合分析能力以及现代化办公能力等多个方面，办公室工作人员都应该及时掌握。 我国高职院校的数量在教育事业蓬勃发展的推动下不断增多。学校办公室在激烈的竞争环境中，作为学校的窗口和高职院校日常工作的重要环节，要求办公室工作人员在明确自身实际职能的前提下，做好日常工作，并积极配合各部门开展各项工作，努力寻求新的发展思路，从而有力促进院校发展。高职院校办公室要想充分发挥自身职能作用，必须与时俱进、不断改革和创新，从而更好地为学校领导、广大师生及教职人员服务，从而塑造和维护学校良好的形象，推动学校快速发展。 参考文献： [1] 孙康.高职院校办公室工作精细化管理的探析[J].湖北广播电视大学学报， 2014， 16（1）： 53+111. [2] 袁丹丹，刘兆平.新形势下示范性高职院校办公室工作水平提升的几点思考[J].职业技术，2014，14（1）：72. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。