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标题 信息化与业务流程优化关系的探讨
范文 胡波+殷锦辉

摘要：信息化背景下，单纯的业务流程改造已不能反映出业务流程改造与信息化之间的关系。业务流程优化与信息化之间的关系更加明晰，两者相辅相成。业务流程优化是信息化的前提，信息化也成为业务流程的推动力和载体，更有效地促进了业务流程精益化。
关键词：业务 流程优化 信息化 精益化
中图分类号：F272 文献标识码：A
1 文献综述与研究背景
当前社会，业务流程改造和企业信息化往往成为企业管理者用以提高自身企业竞争力的组合措施。
自21世纪初期，我国学者就对这一组合措施开始进行研究与分析。一方面，学者们认为业务流程改造是企业信息化的前提。在业务流程不合理的情况下，直接对业务流程进行信息化转变会导致流程的低效运行和浪费。另一方面，信息化改变了人们的经营理念，提供了更加便捷的信息处理方式，从而推动了企业业务流程再造。
随着信息技术的发展，企业平均信息化程度得到大幅提高。2003—2010年我国企业用于对信息化流程再造的资金年度投入环比平均增幅为7.3%，关键环节和流程的业务处理基本实现了自动化的高效运作。信息化也由特定业务的信息化，转向特定业务的信息管理、再到跨业务部门的信息集成及业务流程的变革。对于许多企业而言，在公司战略既定的条件下对关键流程进行优化与信息化间的相互促进关系愈加明显。信息化对流程精益化的推动，成为信息化与业务流程优化的关系间不可忽视的方面。
2 信息化与流程优化的关系
企业信息化与企业业务流程优化相辅相成。一方面，企业需基于对流程的梳理并进行流程优化与改造后，才能有效率地进行信息化应用。另一方面，信息化是流程优化的推动力和载体，流程改造需要以信息化的方式进行固化，以避免改造后的反弹；信息化也通过有效的信息收集、集成与共享，提高了企业数据处理的能力，减少信息处理成本，加强业务部门之间、价值链各阶段之间的联系，从而有助于实现流程的精益化。
2.1流程优化是信息化的前提
流程优化能改进原有的不合理流程，避免对原流程直接进行信息化转变，导致信息化系统的冗杂低效。信息系统最初应用于欧美的企业，欧美企业的管理思想和管理手段都与我国企业，尤其是中小型企业和国有企业存在差异。对于中小型企业而言，其管理体系与制度往往不够健全，“人治”色彩较重。在没有基于企业战略进行有效的流程优化、梳理管理关系的情况下，信息化应用很难起到作用。就国有企业而言，往往其内部管理层级较多，跨业务流程的协调不充分。没有流程优化的情形下，信息化应用很难在其中有效推广。
2.2信息化是流程优化的推动力和载体
信息时代的到来使得企业的内外部环境发生变化，促使企业进行流程优化。随着信息技术的进步，市场竞争局势的变化，企业所面临的外部环境都发生了改变。同时，信息化促使企业内部生产过程、流通过程、管理过程和组织结构都出现变化，使得原有业务流程不再适应现有的企业经营。内外部的改变促使企业必须面对新的环境重新整理审视自己的价值链，重新定位核心业务流程，对业务流程进行优化，提高企业目标的实现效率。
另一方面，信息化的软硬件系统也为企业业务流程改造提供了载体。与业务流程优化配合实施的信息化使得流程优化成果得以固化，以免在一段时间之后重新回归到陈旧的流程中。
2.3信息化促进流程精益化
流程精益化是流程优化与精益生产理论的结合，是指利用精益生产来对流程进行诊断与优化，即通过业务流程改造来实现“精益求精，与时俱进，善始善终”的精益化目标。流程精益化是流程優化的一种表现形式。
2.3.1企业信息化通过减少浪费促进流程精益化
企业信息化有助于实现企业信息集成和共享。信息化过程帮助企业形成统一数据库，以及相配套的规范化信息格式和处理程序，信息采集、处理和报告也将由专人负责。这些使企业的信息处理责任明确，能够减少重复录入与校对，使企业更方便有效地提取和加工原始数据，并在信息集成的基础上，实现企业信息共享，减少传统模式下的信息传递与校对中间环节，提高信息传递的准确程度，降低错误的发生频率；同时，以信息化代替人工进行信息的搜集、汇报与分析，能提高相关工作效率和质量，减少了人力和资源的浪费。
以某大型电力公司为例，在其信息化规划现状及需求调研流程中，需分别在不同的流程节点中录入《信息化规划调研提纲》《实施计划调研提纲》《信息化规划执行情况分析报告送审稿》和《信息化规划执行情况分析报告》。在该企业实现信息化之后，这些文档将以数据文档的形式留存在系统中，方便后续节点对相关文档的调用，减少了文件传送可能出现的丢失遗漏，或是重复提报的情况，见图1。
2.3.2企业信息化通过及时反应促进流程精益化
企业信息化通过规范化的信息格式降低了信息解读的成本，使企业能够更快地对信息进行分析和挖掘，找到有用的信息。基于网络的信息沟通与共享，各部门间的信息隔阂被打破，组织间信息沟通的效率得以提高，组织结构的灵活性与有效性得到增强。业务的参与者通过信息系统所提供的相应记录和报表，能够实时了解相关信息，从而优化了业务流程，提高了对外部变化的响应速度。
以该企业IT软件资产相关流程为例。在采购流程中，信息相关部门制定了IT软件资产采购计划之后，需要由物资相关部门完成后续采购流程；采购完成之后，在IT软件资产验收流程中，若验收不通过，仍需通过物资相关部门进行产品退换；验收通过后在IT软件资产登记流程中，信息相关部门完成“维护IT资产基本信息”流程节点之后 ，需财务相关部门提供IT软件资产价值信息输入。IT软件资产相关流程涉及信息、物资和财务三个相关部门，信息需在三个部门间传递确认。通过企业信息化，这些信息将以规范的格式录入信息系统，各部门可在内部的网络系统中方便地获取所需信息，从而提高部门间沟通效率，高效地安排采购、及时建立资产台账、及时更换不合格资产，减少资产新增所花费的总时间，见图2。
2.3.3企业信息化通过以“用户”为中心理念的落地促进流程再造的精益化管理
信息系统的开发与利用使信息层层传递的层级机构变得不再不可或缺，上层的管理者可以在信息系统中更方便地获取所需信息，也可更方便地将自己的想法传递下去。信息化使决策者的管理幅度加大，企业组织结构向扁平化方向发展，缩短业务流程决策链条，便于企业实行决策分级，下放执行层决策，以便提高管理效率，减少管理失误，降低管理成本。
以该企业信息项目验收流程为例，验收申请表提交后，先由相关业务部门进行審核，然后由相关领导机构进行审批。在流程得到优化之前，验收申请应先由领导小组审核验收申请，再由信息相关部门再次审核，最后由相关业务部门进行审批，之后才能组织验收会。信息化对流程的优化，使领导机构和信息部门得以从规范化的电子报告和数据了解到信息项目的内容和开展完成情况，其对项目的要求和建议也可以通过信息系统更加便捷地传达到项目开发和实施部门。因此管理部门可将项目验收的审核交由相关业务部门完成，精简审核审批程序，提高验收流程管理效率，见图3。
3 结束语
企业信息化与业务流程优化相辅相成。业务流程优化通过改进原有冗杂低效的流程使信息化在企业中的推广更加有效，信息化也通过改变企业的内外部环境成为业务流程优化的载体。另一方面，企业信息化通过提高信息集成和信息共享，提高了处理效率，促进企业的及时反应，提高各层级业务参与程度；有助于企业在业务流程的价值链中，找到不产生价值甚至耗费价值的环节，定位关键流程，从而有效提高企业组织流程的价值创造和企业组织的核心竞争力。
参考文献：
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更新时间：2024/12/22 18:23:29