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标题 大型公立医院招标采购难点与监督管理系统的建立
范文 杨晓燕

摘要：目的，解决当前医院招标采购中出现的采购行为随意性大、流程不够规范、全程监管困难等问题。方法，依据医院招标采购流程，与南京横渡医疗技术有限公司合作开发了医院招标采购监督管理系统，从采购流程规范化、采购文档电子化、采购结果数据化等方面进行了探索和研究。结果，完成了项目申请立项、招标采购过程、合同管理、供应商管理等信息系统构建，并已在江苏省无锡市第三人民医院上线运行。结论，该系统通过全程实时留痕，能够有效规范招标采购行为，有力提升招标采购的安全性和高效性，为医院加强招标采购管理提供数据分析和决策支持。
关键词：招标采购 监督 管理系统 规范
中图分类号：R 197.32 文献标识码：A
近几年大型公立医院为了更好地满足广大患者的医疗服务需求，每年需要采购数亿元的医疗设备、药品、医用耗材、办公用品和各类物资[1]，采购种类繁多、数量巨大，因此对医院内部招标采购的监管工作成为廉洁风险防控的重点内容和治理商业贿赂的关键环节。由于招标采购流程涉及到临床、经办、监察、审计等多个部门和多个分管领导，在没有信息管理系统支持的情况下极易造成推诿、扯皮，且还很难厘清到底是哪个部门的责任[2]。因此，医院不但需要根据国家、行业在快速发展的过程中设计科学合理的招标采购制度，而且还需要充分利用现代化的信息技术手段来落实监管制度。无锡市第三人民医院在剖析招标采购工作存在问题和各个环节难点、重点的基础上，与南京横渡医疗技术有限公司合作开发 “医院招标采购监督管理系统软件”，该软件既适用采购办集中管理，又适用部门分散管理，从项目立项、项目招标管理、合同管理、供应商管理、专家管理、下载中心、系统管理等模块全过程、多维度加强医院招标采购管理，通过流程可行可控、过程公开留痕、权力交叉制约，达到规范采购行为、降低廉洁风险、促进行风建设的目的。
1 需求分析与流程设计
公立医院招标采购管理是一项政策性、专业性、技术性很强的工作[3]，大型公立医院招标采购涉及的范围广、项目多、种类复杂。在招标工作的开展过程中，需求分析是重要的基础条件，这也是保证开发招标采购系统稳定运行的重要基石[4]。这样不管是采购办集中进行采购，还是各个部门分散进行采购，都要求各个部门全面了解招标采购的需求，以及采购过程中发生的冲突现象。其中，针对临床部门需要关心采购的物品中不中意、何时到位的问题，承办部门关注项目进度、维保服务，监督部门关注流程是否规范、是否公开公平公正，领导层面关注项目是否优质高效、节省资金……这些需求是在招标采购过程中非常重要的组成部分。因此，如果各个环节配合不够紧密，则无法完成招标采购工作。为了保证招标采购过程的透明性、公开化，便需要建设公共信息平台。只有这样才能够让参与招标采购的工作人员实现权责分离、相互监督，从而保证医院招标采购的公正性、公平性。
通过严格按照无锡市第三人民医院在招标采购监督管理过程中的实际情况设计科学合理的系统软件，将万元以上的采购项目均纳入系统，实现了招标采购所有流程在线操作、全程跟踪管理，并对招标采购过程中的相关文件资料进行统筹分析和整理。通过充分利用这个系统，将最大限度地提高医院招标采购管理的水平，全面覆盖医院的医用设备、耗材、药品、基建、信息、后勤物资、消防安保、工会福利以及宣传制品等各项招标采购的监督管理。这样能够在一定程度上规范采购流程，保证过程的公开化、透明化。根据项目类别的不同特点，操作流程上又有个性化的差异。使用部门、招标承办部门采购员和负责人、监督部门、院领导等不同的角色通过不同的权限登录系统进行在线申请、审批、查询、复核等操作管理。每一个环节通过系统自动向下一个环节的责任人发送短信提醒告知。同时，该系统的供应商管理、系统管理模块又为医院决策管理提供了各项统计分析信息，有效服务于医院招标采购管理。
2 系统构建与模块功能
该系统在应用的过程中主要是依赖于B/S结构，通过浏览器访问招标采购监督管理系统。其中，后台需要根据不同的角色设计权限、修改和查看、下载招标采购的相关信息。
系统主要包括待办事项、项目管理、合同管理、供应商管理、专家管理、下载中心、系统管理七个子系统。
2.1待办事项
待办事项模块由项目申请待办、项目会签待办、资质初审待办、合同会签待办、合同审计待办、合同付款待办、专家申请待办构成，同时提供申请退回提醒、待立项申请提醒、项目会签退回提醒功能。项目申请可由需求科室在线申请，或由承办科室直接提出，经分管领导审批同意，由承办科室立项，填写项目名称、需求科室、预算、资金来源、拟招标方式、立项人、立项时间等基本信息，同时提交调研报告、考察报告、上级批复文件等附件，拟订招标文件、招标公告，进入项目会签，由财务、审计、监察、分管领导、主要领导逐级审批同意后，在医院外网上发布招标公告。
2.2项目管理
项目管理模块从项目申请、立项会签、报名初审、抽取评委、现场开标、合同管理、合同执行等各个环节（见图1），实现了采购项目申请到付款全过程在线处理。
系统根据分配权限的不同查询项目申请时间、预算、招标采购进度、合同执行情况等各项信息，并具有项目执行进展在线提醒和短信提醒功能。在报名、资质初审阶段以及开标阶段，如果有效投标人不足3家的，可直接进入二次公告，或修改招标文件后重新立项。
上述为医院招标采购管理的常规流程。未达到医院招标金额规定的，在项目会签审批完成后直接跳过招标流程进入商务谈判。达到招标金额的项目原则上必须走招标流程，特殊情况下紧急采购的，经院长办公会集体讨论通过，可简化流程以邀请招标或商务谈判的方式进行采购，邀请招标符合资质的供應商必须满三家；商务谈判符合资质的供应商原则上不少于二家。
通过该系统设定的操作步骤，招标采购承办部门工作人员可以进一步规范工作流程，实现采购文档的规范化管理，提高采购任务完成效率。
2.3合同管理
合同管理模块分“合同拟订、会签”“合同签订、归档”“合同执行”等步骤。合同会签过程中，审计科对合同进行审计，并上传审计记录。合同执行环节，系统可根据合同签订的付款方式和付款时间设置付款提醒，财务科付款后在规定期限内将实际付款情况录入软件，审计科负责对付款情况进行跟踪。签订《经济合同》时须同步签订《廉政协议》。合同到期系统可设置提前1-3个月予以提醒。人员可按不同权限对所在科室、分管部门或全院的合同进行查询。
2.4供应商管理
供应商管理模块实现了供应商信息维护、诚信档案及黑名单管理、供应商数据查询、资质过期提醒等功能。这个系统在应用的过程中需要全面了解供应商公司的资质、产品资质，以及代理资质等各方面的信息，这样能够为供应商进行全面管理和评价提供多元化的数据。同时，通过充分利用这个系统的子系统，构建完整的供应商资源库，以便更好地服务于采购工作。同时，还应该对供应商后期的供货时间、维修和培训等各方面的信息进行综合评价，切实增强招标采购部门对供应商的管理职能，从而为监察科对供应商在医院内的经济活动行为进行监察监督提供数据支撑。
采购管理端通过在线报名的形式登记供应商的信息之后，而供应商则可以通过自己的账号直接登录供应商端，再填写相关的导入资质。其中，系统直接支持导入资质压缩包，并与成功导入的文件直接对应起来，这时供应商则只需要将投标产品的信息直接录入到系统中即可。
2.5专家管理
专家管理模块可按专业类别由本人或招标承办科室提出专家入库申请，提交监察科审核。系统支持全库随机抽取、指定范围内抽取评标专家，在线发送短信开标通知，并可查询分析评审专家的评审次数及评审项目。
2.6下载中心
下载中心模块集中管理所有材料的下载功能，承办科室可下载项目会签审批表、合同会签审批表、经济合同等材料，其它科室人员包括院领导只能查阅不能下载。所有查阅及下载的操作用户、时间、内容均实时留痕。
2.7系统管理
系统管理模块有用户管理、权限配置、科室机构、流程设置等菜单，采购中心或监督部门可根据工作实际和形势变化，对上述菜单进行新增、删除或修改等动态调整，使得系统实现功能便捷、业务流程可配置。
3 系统优势和特点
通过建立这个系统能够从源头上解决“两个管理、一个服务”的问题。首先，作为招标采购承办部门的相关工作人员，需要严格按照指定的流程开展采购任务，以保证执行环节能够实现实时留痕，并能够提供量化统计指标，如中标金额、节约费用等各方面的信息；其次，作为管理供应商，应该全面了解各个供应商代理的相关产品、投标信息、采购价格等相关的信息；最后，更好地服务于临床和机关。该系统在运用的过程中，具有进行项目进度查询、中标情况、保修时间、合同执行付款提醒、合同到期提醒、供应商资质期限等功能，为医院招标采购相关科室管理提供优质服务。
3.1程序化的流程控制，有助于招标采购活动规范化
通过设计系统程序化采购流程，以此来规范各个招标采购活动，从源头上来强化对廉洁风险的控制。各环节均按照招标采购规范来设计，确保了招标采购环节的每一步都必须执行，否则无法进入下一环节。比如按照公开招标程序设定，如果资质审核合格供应商不足三家的，系统将不能执行下一步技术评审环节，界面重新返回二次招标公告。
3.2标准化的文档记录，有助于招标采购管理信息安全性
标准化的文档记录是医院招標采购管理的重要内容。为保证招标采购信息的安全性，招标采购过程中产生的市场调研报告、考察论证报告、项目会签审批表、供应商报名登记资质初审表、专家评标汇总表、监督记录表、经济合同会签表等各种文档，均要求以PDF格式上传，打开时均有水印加密。待项目执行完毕后，承办科室可在下载中心下载并打印纸质版文档进行整理归档。
3.3采购全流程数据挖掘，为医院招标采购管理提供决策支持
系统可按时段汇总全院或各部门招标采购项目的预算金额、中标结果、付款情况等各项数据，并直接录入到Excel表格中。这样则可以通过统筹整理各项数据，合理计算采购金额的节约率、预算经费使用情况、合同付款履行的情况，更好地为医院的招标采购过程提供数据支撑，为医院开展招标采购工作奠定坚实的基础。
4 结束语
在医院构建廉洁风险防控体系的过程中，招标监管机制是重要的内容。通过强化对招标过程的监督，将在一定程度上避免发生暗箱操作的现象，切实保证招标过程的透明性和客观性，有效防止腐败和滥用职权的现象发生[5]。尤其是各部门分散采购情况下，招标流程和工作环节均有差异，需要相关的工作人员进行规范化管理，切实保证医院招标采购活动在开展过程中能够更好地实现标准化，更好地降低廉政风险、促进行风建设，同时节约运行成本、提高效率效益。
参考文献：
[1] 王红艳.公立医院招标采购工作存在的问题及管理对策[J].经济师，2015（26）6：249- 251.
[2] 唐通军，曹爱红，杨小红，龙锦萍.大型公立医院招标工作实践与探索[J].2017，21（10）：79- 80.
[3] 刘远.浅谈公立医院招标管理存在的隐患及对策[J].经济师，2017，32（1）：239- 241.
[4] LOPEZ- LOR CA A A，BEYDOUN G，VALENC IA- GAR C IAR，et al.Supporting agent oriented requirement analysis with ontologies[J].International Journal of Human- Computer Studies，2016，87：20- 37.
[5] 冯玉波，冷明祥.大型公立医院项目招标过程监管与成效探讨[J].南京医科大学学报，2013，13（2）：124- 126.
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更新时间：2025/3/17 14:59:56