| 标题 | 合同管理常见风险因素及有效控制 |
| 范文 | 辛霞 [摘 要] 合同管理属于企业业务管理工作的重要组成部分，但在实际合同管理中的合同订立、履行、变更、撤销、转让及终止等都面临相应的法律风险。常见风险主要表现为忽略对方信用审查、合同内容协议存在缺陷、合同担保审查出现遗漏、合同执行监督薄弱等，因此做好合同管理工作就显得尤为重要。为此，文章拟通过论述合同管理中的较为常见的风险类型，探讨合同管理中常见风险产生的主要因素，结合对风险因素的分析最终提出合同管理中常见风险的有效控制对策以供参考。 [关键词] 合同管理 风险因素 控制 中圖分类号：F272 文献标志码：A 合同管理属于企业运营发展中较为重要的内容之一，更是企业实现自身业务风险控制的重要方式。然而合同管理本身也存在相应风险，为了降低合同管理的风险，必须充分了解和掌控合同管理工作中各个环节可能存在的风险。合同管理工作通常分为合同前期准备，包括合同计划制定、信用调查、合同的初步确定，谈判合同文本起草和审查的程序；合同正式签订阶段，包括正式签订合同和分发合同。通常合同管理风险的产生，究其主要原因多与内部合同管理机制有关，因此为切实防范合同风险，需要在签订合同的初期就积极做好信用调查工作、了解签订合同必须遵守相应的原则、依法加强对合同担保事项的审查、强化合同履行情况监督等[1]。具体讨论如下： 一、合同管理中常见风险因素 （一）忽略对另一方的信用审查 在签订合同之前，一些公司没有注意对合同另一方的信用审查，也不了解另一方的业务范围、信誉等基本信息，导致公司遭受经济损失及人力浪费。在实际经济活动中，许多公司或个人为了获得合同签署资格而存在欺骗行为，甚至故意隐瞒自身的主体资格、合同履行能力及社会声誉等。结果在合同签订后，却导致无法按照协议履行义务，给企业带来经济损失和人力浪费，严重时甚至会被迫连带卷入犯罪活动。还有一些公司拥有未经授权的销售办事处、销售中心、作业部等内部部门，若与其签订合同，实际上是无效的。 （二）合同内容的缺陷 在签订合同的过程中，由于合同条款和内容完整性不够明确，导致公司面临合同纠纷的风险。甚至有违反合同合约的情况发生时，在合同中找不到相应的处理约定。此外，还有些合同条款含糊不清，容易引起争议。也有的为了节省进度而更改合同签订时间，一些公司选择建立另外签署一份书面协议用以更改原始协议，甚至以口头协议代替。口头协议的最大缺点在于发生争执时很难取证，最终难以有效划分责任[2]。 （三）合同履行过程中监督管理不足 合同的法律风险也同样存在于合同履行过程中。当事方签署合同时，有时双方可能很难就合同的某些条款和条件达成一致。于是随着合同的逐步履行，特别是一些主题重大、条款复杂、执行时间长的合同，合同在具体执行当中将很有可能产生相应变化。因此，合同审查只是合同管理工作的一部分，但是许多公司将合同管理限制为仅对合同进行审查，并且缺乏对合同绩效的全面监督和管理。结果在合同履行过程中，企业管理部门无法由具体实施部门进行管理和控制。有时合同的履行已经与合同的内容大为不同，但是合同管理部门并不清楚这种现象的存在，这种现象在工程企业合同中较为普遍。 二、合同管理常见风险因素的有效控制对策 （一）权责分明与授权审批控制 企业合同管理需执行分级分类授权与归口管理的形式，具体表现为以下几个方面： 1.建立合同管理岗位责任制，针对相关部门和岗位的职责、权限加以明确，对规模小的合同管理岗位进行分离，限制和监督管理。合同管理中的小型兼容职位至少包括：合同的起草和批准；合同的批准和执行。 2.建立合同订立授予权的分级奖励制度，以此针对相应的单位、部门机构和职责的授权范围、日期时间、条件等因素加以明确。 3.执行合同归口管理。主要要求企业方面应当充分结合合同管理工作实际需求及具体单位职责范围建立一个专门的合同管理部门，由此实现统一、规范的合同管理。中央管理部门可以设立法律事务岗位，并配备法律专业资格工作人员。 4.需结合单位本身的业务发展性质进行组织设置，具体可在此基础上建立合同的分级分类管理体系。比如当上级合同管理单位权限的合同交由下级单位签署时，一旦下级单位认定签订合同超出自身权限时，应提出申请。经上级管理部门审查批准后，实施授权或委托签订。 （二）加强合同的起草和审查控制 1.在正式签订合同之前建立相应的体系，以规范资格审查、内容谈判和文本起草过程，确保合同按照相关的国家和行业法规以及公司自身的利益签署，并避开如舞弊风险、合同签订过程中欺诈风险等。 2.针对重大合同及存在复杂法律关系的合同，需邀请各个领域内的专业人士参与谈判，必要时可外聘专家协助。谈判当中涉及的重要事项需做好相应的记录工作。 3.严密审查业务合同的主体资格、注册资本、资本运作、技术水平、质量保障能力等方面内容，同时需做好市场信誉、产品、品质、质量等内容的资格审批，由此明确其履约及履责的能力，并验证对方合法身份和法律资质。 4.指定负责起草合同文书的人员。合同文本在具体原则上需交由承包商起草，但是对于一些重大或特殊合同，应交由法律部门负责起草，如有必要，还可以请外部专家起草拟定。非己方起草的合同，应当仔细审查另一方的合同起草内容，以确保合同的内容能够真实、准确地反馈企业需求[3]。 （三）合同签订控制 企业合同的执行，变更或终止应受到有效监督。具体如下内容： 1.建立合同专用章，并交由专人保管和建立追回制度。印章管理部门（或相关岗位）不得在没有编号、没有经过合同审查、签署文件以及缺乏代表合同授权书的情况下在合同上使用印章。合同盖印完成后，应及时收回合同专用章并做好相应保管工作。 2.企业原则上应与合同另一方签订重要合同。针对要求盖印签名的企业，需在移交签名盖印之前，应通过在合同页码之间加盖印章和使用防伪标志控制合同文件。 3.正式缔结的合同，除立即解决外，应采用书籍形式，包括合同，补充协议，正式信函，数据电文等。如果由于紧急情况或条件未及时签署合同，随后应进行相关的补签合同程序。 4.合同订立后，应将合同副本和相关的审核材料提交给当地档案管理部门，提交保管及履行。 （四）控制合同履行 针对企业违约风险应当秉持及时发现及时解决的原则，具体控制举措如下所示： 1.要求相关合同管理部门需做好对合同执行情况的定期监督管理。在实际履行当中，如果对方违反合同，小规模履行，延迟履行等，或者企业自身无法履行或延迟履行合同，应及时采取对策。并向企业有关负责人报告。合同到期后，应立即与另一方处理相关的和解程序，并建立义务关系。 2.合同已订立，但事后发现另一方存在明显的不公平、不正确条款或欺诈行为，已经或可能严重损害公司的利益。这就要求合同管理部门必须及时向企业相关负责人汇报详情。并在此基础上采取有效法律举措，以此控制有害行为产生及持续拓展。如有必要，也可以申请仲裁机构更改或终止原始合同。 3.搭建严格化合同执行结果验收机制。具体要求依照内控规章制度明确独立合同的职能，最终切实保障合同的履行。 4.公司财务部门需严格依照合同具体条款针对结算业务的执行情况进行审查。并且有权驳回未按照合同条款履行合同的人员、已签合同但未签正式合同或未能接受业务的人员付款。 5.制定违约处罚管理制度。一旦其中一方产生违反合同行为，要求应当按合同条款收受违约赔偿金；当违约赔偿金能够充分补偿企业损失时，要求由对方赔偿相应损失，情况紧急可实施有效的防控举措。 6.建立及时解决合同纠纷的制度。合同执行过程中发生争议的，应当在规定的期限内与另一方协商解决，并按照国家有关法律法规的规定报告有关企业负责人。经双方约定的合同争议解决方法，应当经签字同意，并经双方授权人共同签字盖章才可真正生效。如果合同争议无法借助协商的方式解决，则要求应当上报至企业负责人，由负责人结合合同条款采取仲裁或诉讼形式加以解决。 四、结语 简而言之，防控合同管理风险是企业发展必须重视的基本任务。应当以持续完善制度，强化管控为前提，采取预防措施，在活动进行中进行控制，事后进行补救，以预防和应对合同风险。在工作中，要求企业需制定包含合同管理不同環节的风险防控举措，以此达成对合同风险的防控效果。 参考文献： [1]陈乾.全过程合同管理的工程项目风险规避技巧[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2019（03）：9，11. [2]周建华.企业合同管理中常见风险及防范[J].中共伊犁州委党校学报，2016（02）：79-80. [3]邓小容.为企业合同管理提供借鉴——读《企业合同管理常见问题与对策》[J].中国石油企业，2015（06）：121. |
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