| 标题 | 新时期民政档案信息化管理与利用问题探讨 |
| 范文 | 郭卫勋 摘要：随着社会民生的不断发展，民政档案管理工作在社会发展中发挥着举足轻重的关键性作用。本文主要从民政档案信息化建设工作的重要性作为出发点、剖析现阶段民政档案的信息化存在的不足，最后提出相应的改进措施与方法。 关键词：民政档案;信息化;管理;利用 中图分类号：G4文献标识码：A文章编号：（2021）-04-153 引言 作为民政档案管理工作的执行部门——民政局，其主要职责：确保所在地区居民的基本生活权益，维护所在地的社会稳定发展。新时期社会形势的多变性，使得民政档案相关的管理工作面临着严峻的挑战，与此同时，互联网的快速发展加快了人民的生活节奏，这也对民政档案数据获取和处理的快捷性和准确度提出了更进一步的要求。为了确保民政部门工作职能的高效运转，更好地服务人民群众，因此民政档案管理流程的信息化建设显得十分急迫。民政档案的信息化：主要利用计算机强大的存储将传统的纸质档案进行数字化，从而构造相应的民政档案数据库，进而对其进一步的分类整理以及开发利用。 一、新时期民政档案信息化建设工作的重要性 （一）民政档案信息化建设有利于提高工作效率 传统民政档案存储媒介是纸质，然而当需要进行信息检索和处理时，就只能依靠人工手工操作，加之民政档案数量之多，对特定信息的查找往往需要消耗大量的人力时间和精力。在对档案进行处理时，由于流程的问题，还要通过一系列既定的程序和手续，这样往往就会大大降低工作效率，档案查询和处理的工作量往往使得档案的资源利用率大大下降，与之对用的服务功能也显得很困难。随着信息技术的快速发展，通过信息化建设，民政档案管理可以将纸质的档案信息进行数字媒介存储，建立具备检索和处理功能兼备的数据库，从而降低了档案查询的难度，节约了大量的人工时间。 （二）民政档案信息化建设有利于充分开发和利用现有资源 开展民政档案信息化建设，可以有效地将原有纸质档案整理与归类，可以实现数据资源的科学分配和利用。依靠信息技术建立的标准档案数据库，在检索时可以大大减少无法找到所需档案情况的发生，也可以避免纸质存储时意外损坏的发生。在信息化管理平台中，工作人员可以采用关键词进行检索，可迅速找查询到所需的档案信息，从而大大提高了档案资源的利用率。 二、新时期民政档案信息化管理与利用问题 （一）民政档案信息共享程度不够 现阶段，各地区民政局的个人档案之间数据共享程度较低，一般情况下只有处于同一省的民政部门之间才可以实现信息资源共享，对于异省之间，民政档案信息却处于不未知状态。以婚姻登记信息为例，登记者在所在地区的民政局进行登记时，工作人员只能在自己所在省份系统进行核对等记者的信息，却无法查询在其他省的婚姻登记系统的具体状况，若登记者已在其他省市进行登记而在所在地的系统却无法查询，就可以导致跨省重婚的现象发生。民政档案信息共享程度的不足，就给了一些不法分子钻空子的机会，不仅会给工作人员带来工作上的不便，同时也会给普通群众的精神财产带来很大的损失。 （二）管理部门对于民政档案信息化建设重视程度不够 通过对各地区民政部门信息化建设成果的进行调查与分析，可以明显发现当前大多数档案管理人员依旧没有认识到信息化建设的重要性，在很多地区的档案管理的信息化建设仅仅是形式主义，虽有一定相应的进展，但其最终目的是为了应付领导的检查，大多数的信息化管理功能模块功能缺失严重。加之，由于直接负责领导重视程度不够，使得相关工作人员在开展信息化建设工作时，缺乏相应的人员支持和配合，最终影响信息化的进程。 （三）基础设备配置不够完备 民政档案信息化管理需要与其相匹配的软硬件设备，但在实际开展工作中，由于主管领导重视程度不足以及相关经费的限制，大多数地区的民政部门的基础设施配置十分不健全，远远无法满足实际信息工作开展的需要。民政档案的信息化建设不仅仅需要计算机、存储器等基础硬件设备，也需要配套的操作软件和数据库管理系统。此外。为能实现各地区之间的数据传输和实时共享，网络也是必不可少的一环。当前我国乡镇已全面实现了网络全覆盖，民政部门的计算机配置也做到全面覆盖，因此民政档案信息建设的重点是相应的操作系统和数据库软件，这些往往是制约信息化建设工作推进的一个重要原因。 （四）民政档案信息化管理规范程度不够 采用信息技术对民政档案进行管理和利用还是一项全新的尝试，此前我们大多数民政部门人员并没有相关的经验，因此在实际工作开展时还会遇到各种各样的问题，当前需要优先解决的是信息管理的规范化程。各地区在进行数据信息库信息收集时，没有制定相应规范化的标准，往往会导致工作人员所收集的信息资料存在内容丢失或者不规范的现象出现。其次，由于民政部门在信息化档案的整理流程方面没有制定相应的标准，这就会导致工作人员在后期的查询和操作过程中遇到一定的困难。此外，在信息化操作系统进行调阅档案时，审查程序规范化的缺失，也会导致外部人员访问时出现信息泄露的问题。 三、新时期民政档案信息化管理与利用措施 （一）完善现有民政档案信息化管理系统 为了解决上述问题，当前首要任务是建立健全完善的民政档案信息化管理系统，提高信息资源共享的程度，建立规范化的信息管理标准。各级领导应加强对信息化建设的重视程度，加大资金和人员投入，完善各部门的基础设施配置，确保信息化建设正常开展。此外，工作人员在进行数据收集时要严格遵守现有的规章制度，务必做到所收集信息的准确性和完整性。同时为确保工作开展的一致性，相关部门应制定相应的规范化统一的信息管理标准，明确各部门的职责和权力，做到分工明确，同时在借阅流程方面也要进行规范化建设，避免档案信息泄露的发生。 （二）提供工作人员素质与能力 工作人员的素质和能力往往也决定了信息化管理工作開展的有效性和可行性，然而还有一部分工作人员对计算机应用不够熟练，这就使得信息化管理无法得到最大程度的发挥。为此，民政部门应定期组织开展相应的专业培训，不断提高工作人员的应用技能和动手操作能力，从而提高档案信息化工作的效率。 （三）建立相应的安全保障体系 民政档案信息化虽然有效地弥补了传统纸质存储设备的不足，但不可避免地也会面临一定的安全风险，因此做好信息安全保障也是至关重要的一环。信息化管理面临的风险一部分来源于内部系统的工作人员操作的失误，另一部分源至外部病毒的攻击与侵扰。为此，民政部门要加强专业计算机工作队伍的建立，全面保障系统的安全性以减少信息被窃取的可能性，同时也要加强对工作人员的安全意识培训。 结语 信息化时代的快速，给当前档案管理带来了便捷，也给档案的信息安全带来了挑战。在实际信息化建设过程中，我们要时刻保持清醒的认识，把现存的一些不利因素转化为机遇，在此基础上加以创新和利用，以满足这个时代赋予的更 高要求，从而为民政档案单位的发展提供更加可靠、可信、安全的信息数据支持。建立规范化的信息管理标准，各级领导应加强对信息化建设的重视程度，加大资金和人员投入，着力解决档案管理过程中流程混乱、权责归属不清晰、流程不规范等问题，使得档案管理向更高效的、更自动化的信息管理模式迈进。 参考文献 [1]曾月霞.刍议新时期民政档案信息化管理及利用[J].办公室业务，2019（12）：75. [2]薛广洋.新时期民政档案管理工作中的常见问题及应对措施[J].才智，2018（11）：197. [3]李沂滨.新时期民政档案信息化管理与利用问题探讨[J].中国管理信息化，2017，20（22）：177-178. [4]田东鑫.新时期民政档案信息化管理与利用问题探讨[J].管理观察，2016（29）：72-74. [5]姚洋.新时期民政档案信息化的管理与利用[J].办公室业务，2015（23）：45. |
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