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浅谈中职《办公软件应用》课程演示型PPT幻灯片结构搭建和文案提炼的方法

范文

李心田黄春梅罗燕梅林颖

【摘要】针对中职《办公软件应用》课程中PPT制作教学模块普遍存在“重操作、轻设计”的问题，合企业调研真实工作岗位典型PPT（幻灯片）制作流程及教学经验，试谈演示型PPT（幻灯片）制作结构搭建和文案提炼的方法。

【关键词】中职;PPT;结构搭建;文案提炼

【中图分类号】G623.5 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2019）19-0-01

PPT制作模块是中职《办公软件应用》课程中的一个重要组成部分，该模块的学习目的在于让学习者能够完成对应专业真实工作岗位典型PPT（幻灯片）制作。但是，在PPT制作模块的实际教学过程中，普遍存在“重操作、轻设计”的问题，也就是教学过程偏重软件功能和操作方法，对PPT（幻灯片）的逻辑结构搭建、文案提炼、觉化表达设计方法几乎不涉及或一带而过，导致学习者完成这一模块的学习之后，仅掌握了PPT制作软件的操作方法，却无法设计制作出一套完整可用PPT（幻灯片）。针对这样的问题，笔者结合企业调研真实工作岗位典型PPT（幻灯片）制作流程及教学经验，试谈演示型PPT（幻灯片）制作结构搭建和文案提炼的方法，以期为同行提供参考。

一、PPT（幻灯片）制作流程

1.准备——2.搭建结构——3.提炼文案——4.确定风格——5.制作——6.调试修改——7.定稿

二、根据上图所示，环节1-4为设计环节，5-7为制作环节，但是在此前实际的教学过程中相当多的授课者和学习者都忽视设计环节，将教学重心设定在软件操作上，导致学习者无法达成学习目标，即完成对应专业真实工作岗位典型PPT（幻灯片）制作。针对这样的问题，本文结合案例就PPT制作的提炼文案、搭建结构环节提供一些基本的方法

（一）准备环节：

在制作PPT（幻灯片）的准备阶段需要知道5W即：做什么（WHAT）、为什么做（WHY）、呈现对象是谁（WHO）何时用（WHEN）在哪用（WHERE）。首先，做什么（WHAT）类型的PPT？制作演示型PPT还是阅读型PPT？这里以演示型PPT为例，演示型PPT即演讲辅助型PPT。此类PPT作为演讲者的辅助展示，特点在于用仅呈现核心观点和重要论据。这就决定了拿到演示文案之后需要对其进行必要的提炼。其次，决定了做演示型PPT之后，还要明确为什么（WHY）来做这次演示？目的是为了什么？是为了阐释观点还是产品介绍？这与之后的PPT结构搭建很有关系。

（二）演示型PPT结构搭建的几种方法：

准备环节中，我们明确了将要制作的PPT（幻灯片）的类型——演示型，明确了演示的目的和呈现的对象，就可以根据这些因素来搭建PPT（幻灯片）的整体结构。

1.PREP（观点-理由-案例-观点）即“总—分—总”结构，该结构适合阐释观点。举个例子，想要说服某公司购买一款APP办公软件。我们可以这样来搭建结构：

（1）观点（总）：作为一家员工数量超过15人的公司，协同办公很有必要，因此，建议贵公司购买我们的APP办公软件产品。

（2）对方购买产品的理由（分）：我们的APP办公软件可以帮你解决很多问题，比如：网盘、资源共享，一对一通知并显示已读情况，在线文档等。给出一些相关的案例：其它公司是如何利用我们的产品，进行协同办公的，取得了哪些效果。

A公司：①使用網盘、资源共享可以使……②使用一对一通知并显示已读情况，能……③使用在线文档能……

B公司：①使用网盘、资源共享可以使……②使用一对一通知并显示已读情况，能……③使用在线文档能……

C公司：①使用网盘、资源共享可以使……②使用一对一通知并显示已读情况，能……③使用在线文档能……

最终的观点：基于以上理由，我们的APP办公软件可以提高协同办公效率，再次建议贵公司购买我们的APP办公软件产品。

2.金字塔结构

（1）序言结构

S：situation（情景），从观众都熟悉的事物和场景引入，拉进距离，增强带入感。

C：complication（冲突），实际情况往往和我们的预期和要求有冲突。

Q：question（疑问），如何解决问题？

A：answer（解决方案），详细阐述解决方案

这样的结构多用于说服他人接受解决方案，既可以有逻辑的把事件叙述完整，又能营造起伏的叙事氛围，激发听众的兴趣。

同样是想要说服某公司购买一款APP办公软件，我们可以采用标准的序言结构——背景（S）-冲突（C）-疑问（Q）-解决方案（A）来搭建PPT结构：

（2）横向关系（疑问/回答式对话）

横向关系的实质就是建立一种疑问/回答式的对话，从而使听众带着极大的兴趣了解演示者的思维发展。

比如培训课件类的演示，现在到月底完成PPT制作，还有5天时间，只完成了50%的工作，即设计环节，剩下的50%该如何完成？

疑问提出后，相应地给出答案，可以从选择模板、排版、动画设计制作几方面入手。

A.选择模板：……B.排版：……C.动画设计制作：……

然后根据剩余时间，制定详细的制作计划。如何选择选择模板呢？如何排版呢？如何进行动画设计制作呢？

演示都所做的每一个表述都应当引起听众的疑问，同时必须在这一表述以下的层次上横向对疑问予以回答。

（3）纵向关系（演绎或归纳）

①演绎——演绎的思路就是从大前提加小前提最后推导出一个正确的结论。

比如，所有的职场人都要会做PPT（职场基本技能），而你如果是一名职场人，就能得出你也要会做PPT的结论了。

②归纳——对相互关联且为同一属性的内容进行判断，并往上推论出一个总结性的结论。

例如：小张做PPT的时候，可以快速提炼文案、搭建结构，轻松确定风格，玩转排版，做出专业的配色。

通过以上几个内容可以归纳得出，小张是一个PPT达人。

无论是采用演绎法还是归纳法，都是为了更好的服务于主题，在选择上也会有所侧重。如果演示目的更偏向于传达观点或者思想，说服观众，使用演绎法比较合适;如果呈现解决方案是演示重点，那么采用归纳法会更合适。

（三）提炼文案的方法：

演示文案的整体结构搭建完成之后，接下来就要对具体的文案进行提炼，如何对演示文案进行必要的内容提炼呢？一般需要提炼两类信息：核心观点（论点）、证明核心观点的关键信息（论据）。从文案中总结出核心观点（论点），筛选出证明核心观点的关键信息（论据）。

1.筛选出证明核心观点的关键信息（论据）：

比如从下面一段文字中筛选出论据。

筛选后我们找到这些关于“大数据”的关键信息：

2.总结出核心观点（论点）的方法：

描述共同点——从不同内容中总结出共同点，作为结论，有两种常见的描述类型。

（1）描述行为本身。

举个简单的例子：

7月份A产品门店销售增长700套。8月份A产品网店销售增长800套。9月份A产品APP销售增长1000套。

以上数据的共同点有哪些呢？

时间：都是在第三季度。行为：都是在实现销售增长。于是得出结论：

第三季度，通过三种销售渠道实现了A产品销售增长2500套。

（2）描述推论结果。

也来举个例子：

截至11月份，公司已完成以下人员招聘：实习生100人;基层员工50人;中层管理10人;高层领导3人;那么，我們可以推论出什么结果呢？

公司已建立完善的人才梯队，有效保障公司良性发展。

三、总结

PPT制作模块是中职《办公软件应用》课程中的一个重要组成部分，为了达成该模块的学习目标——能够完成对应专业真实工作岗位典型PPT（幻灯片）制作。笔者结合企业调研真实工作岗位典型PPT（幻灯片）制作流程及教学经验，针对以往的教学过程中忽视的设计环节，提供了文案提炼的方法——筛选法提炼论据、总结法提炼论点，结构搭建的方法——金字塔结构的三种子结构，以上方法较为简单和直观，便于中职学生理解和掌握，在PPT模块教学实践中如何开展以上内容的教学实践并取得一定成效，值得进一步探索和研究。

参考文献

[1]（美）芭芭拉·明托（BarbaraMinto）.王德忠，张珣.金字塔原理：思考、写作和解决问题的逻辑[M].第一版.民主与建设出版社.2002年12月.1-18.

[2]（美）雷纳德（Reynolds，G.）.王佑，汪亮.演说之禅：职场必知的幻灯片秘技[M].第二版.北京.电子工业出版社.2013年4月.25-43.

[3]邵云蛟（@旁门左道）.PPT设计思维：教你又好又快搞定幻灯片（全彩）[M].第一版.北京..电子工业出版社.2016年10月.15-28.

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