| 标题 | 浅析人性化管理在高校教学档案管理中的运用 |
| 范文 | 摘 ? 要： 在教学档案管理中实行人性化管理，使高校教学档案管理以“服务”为准则，以满足档案用户的需求为导向，实现教学档案由“单向流动”向“多向交流”，是优化高校教学档案管理的重要环节。构建人性化的高校教学档案管理机制，让学生作为主体参与档案管理环节，加强教学档案的编研工作，优化教学档案的利用途径，能够有效提升教学档案的利用价值。 关键词： 人性化 ? 高校教学档案管理 ? 档案收集 ? 开发利用 高校教学档案管理是高校教学管理的重要组成部分，是反映和评估高校教学质量及管理水平的重要依据。但是长期以来，高校教学档案管理一直是高校教学管理的薄弱环节，教学档案单向收集、开发利用率不足等问题尤为突出。笔者认为，在高校教学档案管理中实行人性化管理，实现高校教学档案由“单向流动”向“多向交流”，是优化高校教学档案管理的重要环节。 一、教学档案管理中注重人性化管理的必要性 （一）学分制下，以自主设计、自我选择为主要特征的教学管理制度的必然要求。 学分制是我国高校目前普遍采用的教学管理制度。作为一种新型的教学管理制度，学分制以学生为主体、尊重学生的个性差异，为学生提供了一个凸显个性的平台。在学分制下，学生可以自主选择课程、自主选择教师、自主选择上课时间、自主选择学习进程[1]。这种以学生自主设计为特征、个性化培养为目标的教学管理系统，要求教学档案的管理改变传统“千人一面”的特点，体现学生的个性化发展。 学生的发展是一个动态的成长过程。在高校教学档案管理中实行人性化管理，其中之一是考虑学生成长的需要，让学生作为主体参与教学档案的收集与整理。既是学分制下个性化管理的要求，又可以在很大程度上促使学生主动反思学习过程，调动学生的主观能动性，让学生把个性发展和专业目标结合起来，实现教育质量的全面提高。 （二）是教学档案内容的多样性和来源的分散性的特点的需要。 教学档案作为高校在教学管理中形成的具有保存价值的文档材料，是高校教学管理过程的原始记录，具备其他信息形式无法替代的证据作用。既是教学工作的客观性反映和总结，又是广大师生个人能力发展的重要证明，对学校和个人都具有重要意义。 高校教学档案基于“教”与“学”两个基点，可分为两个大的方面：是狭义的教学档案，一是学生的学籍档案。这些档案材料，既来自上级主管行政部门、学校各职能部门、二级学院，又来自教师、学生;既有教学科研材料，又有学生发展成长材料，内容来源复杂，形式多样，是高校档案中数量最多、种类最复杂的一部分。教学档案的复杂性和多样性决定了教学档案的管理需要多个部门、众多人员的参与，变传统的“单向流动”为“多向交流”;要求在日常教学档案管理中调动各个部门的参与积极性，对教学档案管理实行人性化管理。 （三）智慧化校园建设，为高校教学档案的人性化管理提供便捷的途径和无限化的空间。 智慧化校园将基于计算机网络的信息服务融入学校的各个应用与服务领域，使教学、科研、管理和校园生活充分融合，为广大师生提供全面的智能感知环境和综合信息服务平台，为高校教学档案管理的优化和创新提供机遇。 首先，信息技术的出现，为档案工作提供了一个无限大的档案库。过去因存储的空间限制而无法入档的重要教学信息，如教师的教案讲稿、科研成果，学生的作业、试卷、论文、设计，甚至课堂录像、课堂教学比赛实录等，都可以整理分类归档[2]。其次，在智慧化校园条件下，可以实现教学档案管理系统与其他各职能部门办公系统的有效对接，通过统一的数据接口及时收集和处理有价值的教學档案信息，改变了传统档案收集方式的滞后性，为提高档案管理的质量提供了保障。再次，档案信息的数字化为改变高校教学档案的查询方式和加工利用提供了便捷的条件，同时为教学档案的个性化利用提供了数据和物质保障。 （四）是规范教学管理、提高教学质量、发挥教学档案对教学评估支撑作用的需要。 高校教学档案是在高校教学、实践等日常活动中直接形成的，能客观地反映教学成果与不足。在高校教学档案管理中提高教学档案的个性化服务水平，注重人性化管理，能够帮助各职能部门及时了解教学基本情况，把控教学环节，对进一步改进教学中的不足、优化教学环节有积极作用，最大限度地发挥教学档案服务教学的功能。 根据教学发展的需要，有针对性地对教学档案进行系统分析和研究，增加教学档案的“含金量”，不仅能够满足高校自身教学改革与发展的需求，还能够促进高校之间的资源共享，有利于高校提高教育教学质量。 高校教学档案还是高校教学评估的重要依据。为进一步提高高校办学质量，教育主管部门对高校办学水平采取了合格评估、审核评估、专项评估（如师范认证、工程认证等）等评估形式，教学评估指标体系各个观测点的评分标准所依据的事实证据，大多以学校积累的教学档案作为基础和依据。教学档案管理制度是否健全、管理是否规范、效果是否良好，直接影响着学校教学评估的结果[2]。因此，优化教学档案管理，在高校教学档案管理中注重人性化管理，不仅可以改变教学档案的面貌，而且为以教学档案为基本依据的教学评估工作提供有力的支撑作用。 二、高校教学档案管理现状及问题 当前，高校教学档案管理有两个方面的缺陷尤为突出，成为制约教学档案管理发展的“短板”，也是亟待探讨和解决的问题。表现在以下几个方面： （一）教学档案管理缺乏规范、方式滞后，档案收集各方参与性不够。 教学档案来自于教学工作的各个环节，在高校中，除了档案管理部门外，高校的各个职能部门、二级学院、教师、学生等直接或间接承担着教学档案管理工作。但在实际教学档案管理实践中，档案管理参与方缺乏统一的标准，档案收集、保管、移交的制度和标准并不清晰，导致很多档案材料留在个人或非档案部门中，档案材料缺失、移交不及时、缺乏系统性，档案管理质量难以保证，导致教学档案利用价值不高。反过来进一步弱化教学档案的重要性，导致档案管理各方缺乏参与的积极性。 传统的教学档案管理目录僵化，档案移交材料固化，只注重档案管理部门在教学档案管理中的权威性，忽视其他档案管理各方的主观能动性。这种不注重人性化的管理模式，使其他档案管理参与方只是被动地收集、报送档案材料，参与程度和深度都不够，影响教学档案质量和效果。 （二）高校教学档案开发利用亟待强化。 长期以来，高校教学档案管理以纸质档案为主，日常档案管理中缺乏规范的工作流程，档案管理部门对来自教学部门的材料全盘接受，档案的甄别、整理、分类做得不够，使教学档案之间缺乏关联，教学档案的“含金量”较低，导致教学档案利用价值不高。 在档案利用上，传统教学档案的利用一般是现场提供查阅、复制、咨询和开具档案证明等方式，档案利用途径单一，无法满足不同服务对象的个性化需求。致使一些珍贵的档案资料失去发挥作用的有利时机，甚至成为无用的废纸，造成档案资源的闲置和浪费。由于高校教学档案的利用途径单一，开发利用不足，档案管理的用户反馈信息较少，导致对于档案管理的优劣很难有客观的评价，从而不利于提高高校教学档案管理水平。 三、基于人性化管理的高校教学档案管理机制的构建途径 构建人性化的教学档案管理机制，就是要使教学档案管理以“人”为中心，以“服务”为准则，以满足档案用户的需求为导向，规范和优化教学档案管理，实现教学档案管理价值的最优化。 （一）完善档案收集环节，让学生作为主体参与档案管理环节。 档案数据的收集，是教学档案归档工作的基础和重点。只有收集及时、鉴选得当、档案材料完整系统，才能为档案工作的其他环节创造良好的条件。数据收集质量直接影响档案工作的其他环节。 在传统的档案管理中，学生是作为“被动”的角色出现的，学生的学业成绩、在校表现等都是由负责的部门和教师直接收集报送形成的，学生的个性、创造性基本体现不出来，部分档案内容还有遗漏和错误。在学分制下，自主性和差异性的教学管理特色要求教学档案由“相对封闭”向“开放与共享”转变，这就要求学生作为主体参与档案管理。 学生参与档案收集表现在以下几个方面：一是学生在课程学习环节的参与。学生通过网络平台自主选择课程，形成个性化的课程修读列表和成绩。二是学业成长材料积累的参与。这一环节是教学档案管理中的薄弱环节，在学生档案中体现较少。学生在学习和实践环节中有代表性的成果，例如论文、专利、实践报告、组织活动等，都可以通过信息平台上传到档案收集系统中，形成学生的专业特色材料。三是学生在奖惩材料环节的参与。荣誉既是对成绩的肯定和表彰，又是学生能力的重要证明。但传统的档案管理由于收集不及时等原因，部分学生的奖惩记录不全甚至出现错误。在档案收集环节，可以让学生自己申报荣誉和相关成果，有关主管部门加大审核力度，做好甄选和鉴别。 让学生作为主体参与教学档案管理，变“旁观者”为“参与者”，一是可以确保收集的学生档案材料完整，從而全面反映学生的个性特长;二是从档案生成源头上把好关，保证档案资料的质量和价值;三是通过这一收集过程，让学生主动反思成长过程，调动其学业成长的积极性。 （二）加强教学档案的编研工作，有效提升教学档案的利用价值。 教学档案的生命及价值在于利用。加强教学档案的编研工作，首先要注重对收集的散乱的教学档案进行整理，组成条理化的体系，这是有效提升教学档案的利用价值的前提条件，是整个教学档案建设中重要的一环。 在对教学档案系统整理的基础上，还需要对其进行研究加工，这就是教学档案的编研工作。编研工作是积极提供档案服务的一种有效方式。突出之点表现在工作成果的研究性、提供方式的主动性、材料的系统性及作用的广泛性。通过对教学档案进行编研，使其转化成不同形式的成果资料，把“死档案”变成“活信息”，充分发挥教学档案的价值。 例如：每年进行优秀教案、课堂实录汇编，可以及时让老师充分利用这些档案材料，各取所需，增强课堂教学效果;每年对毕业生优秀论文进行汇编，可以让以后学生了解论文的选题、写作、老师的指导评价等，成为他们学习的“活教材”。 总之，挖掘不同教学档案之间的内在联系和价值，对教学档案进行编研，可以快速满足不同用户的需求，发挥教学档案在高校教学管理中的辅助功能。 （三）优化教学档案的利用途径，促进教学档案的资源共享。 档案作为一种信息资源，具有“生命周期”，即活跃期、休眠期、死亡期等生命阶段。在生命周期的活跃期范围内，如果得不到有效的开发利用，许多文件和档案就会失去发挥作用的时机，甚至成为无用的“故纸堆”[3]（307）。因此，要积极开发教学档案的利用途径，提升教学档案的利用价值。 传统教学档案的利用途径一般是现场提供查阅，利用率较低，无法满足不同服务对象的个性化需求。优化教学档案的利用途径，提高教学档案的利用率，要注意以下几个方面： 首先，要求档案工作者发扬主动服务的精神，积极了解教学档案的需求方向，把握不同档案利用者的需求特点，做好教学档案的开发利用，提高档案服务的针对性。 其次，充分利用智慧化校园建设契机，进一步规范和完善现场服务方式，简化查询手续，建立便捷的检索服务工作流程，最大限度地满足教学档案用户的需求。 再次，根据不同的需要，按照一定的主题，及时举办各种类型的档案展览会，如每年新生入校时的校史展览、师资力量展览等。由于档案的原始性、真实性、形象鲜明性，能起到生动的宣传教育作用，进一步提升教学档案的利用价值。 最后，借助信息化手段，开放教学档案，使“死信息”活起来。在信息化条件下，各职能部门可随时查询和使用相关的档案材料，如学校每年的科研成果、科研项目、教学成果等，也可以随时统计单个二级学院的各项成果;学生可以自主查询和打印自己的学籍、学习成绩、实践成果、奖惩、毕业等档案信息;教师可以随时查阅自己的教研项目、教学成果、课程安排、个人奖励、学生评价等，也可随时借鉴学校的优秀成果等。教学档案的个性化应用，极大地方便了不同档案用户的需求，促进了教学档案的资源共享，从而有效提升了教学档案的利用价值。 参考文献： [1]王敬敏.学分制下高校学籍档案管理的规范和优化探讨[J].文教资料，2016（9）. [2]李敏，薛玉章.高等学校教学档案管理的实践与探讨[J].兰台世界，2016（03）. [3]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础（第三版）[M].北京：中国人民大学出版社，2005. 本文系泰山学院教改课题“大数据背景下的教学档案管理与创新研究”（项目编号：201853）的阶段性成果。 |
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